Como relatórios de um software jurídico podem auxiliar na preparação de advogados?

Faça um diagnóstico da maturidade da gestão de seu escritório de advocacia.

Seguindo esta orientação, o advogado gestor vai empregar recursos inovadores para seu negócio de forma assertiva. Isso ajuda no momento de decidir qual software jurídico disponível no mercado é o mais adequado para a realidade do escritório e quais áreas precisam ser reforçadas pelo sistema (processos, finanças, pessoas e outras).

Esta etapa vai garantir um controle gerencial mais eficaz dos processos, das atividades e da equipe, principalmente se o sistema de gestão integrar as informações de todas as áreas do escritório. Para isso, um dos diferenciais que um software jurídico pode proporcionar ao gestor é a emissão de relatórios. O objetivo é ter uma visão ampliada das áreas estratégicas do negócio.

Ao disponibilizar e organizar no sistema o máximo de informações das áreas gerenciadas, as atividades tornam-se automatizadas pelo software jurídico. Os dados são acessados de forma rápida e os gestores podem ainda definir a quais informações os usuários têm acesso. É possível obter relatórios com informações sobre a quantidade de processos por cliente, o status do processo, quem são os responsáveis, área do direito, as últimas movimentações processuais, horas apontadas e informações financeiras.

Por isso, outro diferencial importante que um software jurídico deve apresentar é a capacidade de gerenciar e de filtrar uma grande quantidade de informações. Essa praticidade envolve, por exemplo, apresentar um report ao cliente sobre a prestação do serviço jurídico. Nesse caso, um ponto importante é reunir em um documento toda a movimentação processual de um determinado período ou processo, incluindo tarefas realizadas, profissionais empenhados, despesas, entre outras questões que podem ser exemplificadas. Para isso, todas as informações necessárias precisam estar disponíveis no software jurídico.

Além de facilitar o maior controle interno do escritório, os relatórios ajudam o gestor a definir ações importantes para o negócio.

Entenda como os relatórios extraídos de um software jurídico podem auxiliar o advogado

Pelo fato de o software jurídico SAJ ADV estar hospedado na nuvem, o sistema tem uma boa capacidade de armazenamento. É possível acessá-lo de qualquer dispositivo com acesso à internet. Por isso, é imprescindível que os profissionais do escritório alimentem corretamente a ferramenta, incluindo informações precisas e completas para facilitar a automatização e a emissão de relatórios.

Além de contribuir para que o gestor tenha sua visão do negócio ampliada, os relatórios gerenciais podem aproximar o contato entre advogado e cliente.

Conheça as possibilidades de geração de relatórios disponíveis no software jurídico SAJ ADV:

Processos

O módulo de Processos do SAJ ADV permite gerar diferentes relatórios a partir do preenchimento de dados básicos, como assunto do processo, situação e unidade organizacional. Mas, é possível inserir no sistema informações mais relevantes, como o nome dos profissionais responsáveis, os grupos de trabalho, marcadores, pastas físicas e do cliente, e dados do processo (judicial ou extrajudicial). É possível ainda incluir informações complementares que podem contribuir para a geração do relatório no futuro.

Com essas informações disponíveis no sistema, o advogado pode customizar a compilação de informações e determinar quais delas serão analisadas e em qual período. Entre os relatórios possíveis neste módulo está a análise de processo por cliente, em que o advogado consegue obter a relação de todas as causas de um cliente específico. É possível selecionar um relatório contendo a lista dos processos que estão sem movimentação em um determinado período, inclusive os responsáveis, o grupo de trabalho, a instância onde o processo corre, entre outros envolvidos.

Há também a possibilidade de solicitar ao sistema as informações sobre os bens e garantias atreladas ao processo, que podem ser bens móveis, imóveis, carta fiança, penhor mercantil, depósito judicial e depósito sucursal.

Financeiro

O módulo Financeiro do SAJ ADV gera relatórios para verificar o fluxo de caixa, identificar os clientes de maior potencial para o escritório e aqueles que estão inadimplentes. O módulo também oferece o Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE), que apresenta informações sobre despesas administrativas e processuais, receitas de reembolsos e honorários, entre outros dados referente à gestão financeira do escritório e contratos. Também consegue-se extrair um balanço do fluxo de caixa por ano de exercício, apresentando informações mensais vinculadas à conta bancária do escritório.

Outra funcionalidade é o acesso rápido aos relatórios de contas a pagar e receber. Além da visão geral dos valores, é possível avaliar as contas de uma pessoa específica cadastrada no software jurídico (cliente, colaborador e advogado) ou as contas de uma determinada data.

Atendimentos

Neste módulo, os gestores podem obter listas com todos os atendimentos de um determinado cliente ou período. O sistema permite ainda criar filtros por status dos atendimentos, como os que estão pendentes ou em andamento.

Atividades

Os relatórios disponíveis no módulo de Atividades do software jurídico SAJ ADV permitem a visualização de todas as tarefas vinculadas a um cliente específico. Neste caso, advogado e cliente têm acesso de forma rápida e precisa à quantidade de atividades vinculadas a um atendimento ou a um processo.

O relatório de tarefas pode ser usado pelo advogado para demonstrar o histórico de serviços executados para um cliente em um determinado período, além de revelar o status das tarefas (em execução, pendente, concluídas com sucesso ou sem sucesso, canceladas), os responsáveis e grupos de trabalho envolvidos.

É possível apresentar essas informações ao cliente durante uma reunião presencial ou mesmo encaminhar por e-mail, já que o relatório pode ser disponibilizado em formato PDF. O ideal, no entanto, é liberar o acesso do cliente ao software jurídico por meio da área do cliente. Assim, ele tem mais liberdade para acessar as informações que deseja, no momento que quiser. Além disso, consegue ainda realizar o acompanhamento de seu processo sem precisar aguardar por uma reunião presencial ou contato via e-mail.

Além desta, outra opção disponível neste módulo é o relatório de apontamento de horas. Efetuar o controle de horas trabalhadas por meio de um software jurídico é essencial para fazer o acompanhamento do tempo empregado pelos profissionais do escritório em cada uma das atividades realizadas pela banca. Registrar e gerenciar as atividades executadas em projetos pode auxiliar os gestores na hora de determinar os honorários advocatícios. A emissão de relatórios completos pela ferramenta oportuniza a otimização da gestão de escritório de advocacia. Pelo fato de reunir em uma única plataforma essas informações, torna-se possível disponibilizá-las em um planilha com o período, tempo gasto e o tipo de apontamento.

Confira aqui mais especificações sobre os relatórios que o software jurídico oferece.

Mesmo usando tecnologias para automatizar as atividades da equipe, a fim de tornar a gestão de escritório de advocacia mais eficaz, os funcionários devem se responsabilizar pelo cadastro dos processos. Assim como realizar o preenchimento de todas informações necessárias. Quanto mais campos estiverem completos, mas assertivo será o resultado. Assim, é possível usufruir de todos os benefícios que os relatórios emitidos pelo software jurídico SAJ ADV podem proporcionar à gestão do escritório.

Que tal fazer um teste gratuito para conhecer na prática os benefícios dos relatórios emitidos pelo SAJ ADV?

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*Luciano Martins é project owner do SAJ ADV - Software Jurídico.