Arrumar, organizar, padronizar: implementando manuais de procedimentos

Vanessa S. Scheer*

Muitas vezes vemos escritórios de advocacia e sociedades de advogados muito bem instalados em belos edifícios, passando para seus clientes uma imagem de solidez, confiança e transparência. No mais das vezes, entretanto, apesar dessas instituições transmitirem uma impressão positiva quanto à qualidade dos serviços jurídicos prestados, são, em sua estrutura organizacional interna, verdadeiras caixas de Pandora.

Confunde-se "arrumação" com "organização". São duas ações completamente diferentes, embora sejam complementares.

Há profissionais que gastam grande parte de seu tempo com arrumações, esquecendo-se de organizar aquilo que "arumaram". A organização é aquilo que todos deveríamos implantar em nossos arquivos, mesas e gavetas. Quantas vezes ouvimos o mesmo relato: "Procurei desesperadamente tal pasta e ela simplesmente desapareceu do escritório". Onde foi parar essa pasta? E quando menos esperamos a pasta reaparece como num passe de mágica, mas com dias ou meses de atraso.

Com um exemplo simples podemos esclarecer a diferença entre "arrumar" e "organizar". Numa mesa de trabalho, estão espalhados duzentos documentos, conferindo ao ambiente de trabalho uma impressão de "bagunça". Ao juntar todos esses papéis, colocando todos numa só pilha, estamos arrumando. Para organizar, é necessário separar os documentos de acordo com algum critério. Criando cinco pilhas, uma para cada espécie de documento (prazos, financeiro, arquivo, despachos com colaboradores e pessoais), estamos organizando. Concluindo, ao arrumar, estamos, na verdade, melhorando a estética, a aparência (o que não deixa de ser importante). Ao organizar, criamos meios mais fáceis e rápidos de localização e manuseio dos documentos.

Outra área do escritório que é afetada com a falta de organização é o departamento financeiro. Quem nunca ouviu esta lamentação: "temos milhares de reais perdidos com custas e despesas reembolsáveis, mas que, em razão da desorganização, deixaram de ser cobrados".

Com a correria sempre presente em escritórios de advocacia, cujos profissionais sempre estão atrasados com algum prazo ou providência, muitas despesas passam despercebidas (ou, em outros casos, desapercebidas!). Quando são finalmente contabilizadas, há a sensação de que, cobrar uma despesa agora, meses ou anos depois do gasto havido, pode gerar uma certa sensação de desorganização por parte do cliente em relação ao escritório, o que resulta em incorporação do prejuízo ao resultado do escritório.

Observa-se em alguns escritórios e sociedades uma incrível capacidade de crescimento, seja pela qualidade da clientela e sua respectiva capacidade de gerar novos negócios, seja pela qualidade dos serviços jurídicos prestados. Ocorre que esse crescimento acaba sendo freado no funil representado pela falta de organização (é como se gastássemos a maior parte do nosso tempo apagando incêndios gerados por quedas de balões, não restando tempo hábil para implementação de ações educativas preventivas e repressivas que evitem que os balões sejam soltos), ou seja, não há tempo para criar estruturas e políticas que organizem e facilitem o controle de despesas e custas reembolsáveis.

Um dos caminhos para implementar a organização em escritórios, sociedades e departamentos jurídicos empresariais é a criação de manuais de procedimento.

Para que servem estes manuais? Para estabelecer estruturas e políticas de funcionamento dos vários setores empresariais, desde seu horário de funcionamento e respectivas escalas funcionais, definição e atribuição de funções para cada um de seus colaboradores, estabelecimento de rotinas de apuração, controle e cobrança de despesas e honorários, utilização padronizada do software de controle, forma de arquivamento de documentos de clientes e administrativos, entre outras funções.

Para que esses manuais sejam efetivamente utilizados, ou seja, para que não sejam desconsiderados e largados pelos cantos, devem estabelecer normas simples e padronizadas, de forma a determinar exatamente como cada profissional deve agir, quando à frente de procedimentos administrativos rotineiros.

A implementação de manuais de procedimentos deve ser efetuada por profissionais que possuam os conhecimentos administrativos, aliados aos jurídicos (de forma a conhecer realmente a estrutura dos serviços prestados).

A Central Prática é uma empresa especializada em treinamento e prestação de consultoria a escritórios de advocacia, sociedades de advogados e departamentos jurídicos empresariais. Para conhecer melhor nossos serviços, acesse www.modernize.com.br.
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*Diretora Executiva da Central Prática Consultoria e Treinamento

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