Quarta-feira, 18 de setembro de 2019

ISSN 1983-392X

Gestão Eletrônica de Documentos, um pequeno guia

Marco Flavio G. Neves

Muito se tem falado e escrito sobre gestão eletrônica de documentos, (doravante simplesmente GED) e esta quantidade de informação tem criado mais duvidas que soluções. O objetivo deste artigo é explicar simploriamente o que é GED, qual seu objetivo, como atingi-lo e como não “perder um braço” no processo.

quarta-feira, 31 de março de 2010


Gestão Eletrônica de Documentos, um pequeno guia

Marco Flavio G. Neves*

Muito se tem falado e escrito sobre gestão eletrônica de documentos, (doravante simplesmente GED) e esta quantidade de informação tem criado mais duvidas que soluções. O objetivo deste artigo é explicar simploriamente o que é GED, qual seu objetivo, como atingi-lo e como não "perder um braço" no processo.

Primeiro, definições: GED, basicamente é armazenar papel em forma digital.

Depois da definição simplória comecemos a analisar em detalhes o processo, e veremos que a implantação de um GED não é tão simples como parece.

Primeira fase, como tornar os documentos digitais: Alguns documentos já nascem digitais ex. documentos de Word, planilhas de Excel, mensagens eletrônicas, documentos em PDF e etc. Mas como você já deve estar pensando a grande maioria dos documentos que transitam dentro de um escritório hoje são analógicos (leia-se papel). O primeiro passo para o sucesso de um GED é a conversão de documentos nascidos em papel para o mundo digital.

Neste ponto já encontramos problemas: Se fossemos converter 10 documentos para o digital, bastaria scanear ou fotografar os mesmos e pronto! Mas geralmente, para atender a demanda de um escritório médio, estamos falando em milhares ou milhões de páginas de documentos arquivados em pastas nos famosos arquivos rolantes. E para piorar, estes documentos não podem simplesmente ser enviados para um birô de digitalização, pois alguns precisarão ser consultados e etc. Há que se fazer um planejamento de envio dos documentos para uma empresa especializada em digitalização, assumindo que seu escritório não conseguiu espaço, um scaner de alta performance, mão de obra qualificada e mais espaço e começou a digitalizar tudo "dentro de casa".

Aproveitando o ensejo, vou contar um pouquinho do processo de digitalizar documentos em série. A caixa com os processos chega ao birô e, antes de se digitalizar cada um, é preciso tratar os documentos. Tratar os documentos quer dizer, retirar grampos, clipes, gominhas e etc. Verificar se o mesmo está legível e se passará pelo scaner. Limpar o documento. Sim limpar. Você já imaginou o arquivo morto do seu escritório que tem papel de, sei lá, digamos 5 a 10 anos atrás armazenados? Este papel mofa, atrai traças, baratas, ratos e outros "leitores" indesejados. Sem contar os acidentes não naturais: café no papel, chicletes, folhas coladas com durex, e até graxa. Bom terminado o processo de limpeza ai finalmente os documentos serão passados num scaner de ultima geração, e digitalizados a milhares de documentos por hora.

Depois do processo de digitalizar os documentos, vem o processo de remontagem dos mesmos, pois as pastas devem ser remontadas da mesma forma e ordem que foram entregues. Fácil?

Paralelo a fase de digitalização, você terá que decidir como todos os novos documentos que entrarem no escritório daí pra frente serão digitalizados. Montar um birô interno? Contratar uma empresa para isto? Qual scaner comprar?

Finda a digitalização do legado (nome bonito para papelada), teremos o final da primeira etapa do GED. Você recebe suas pastas de volta e um CD com todos os seus documentos digitalizados. E é exatamente ai que aumentam os seus problemas. Como é que você vai localizar no seu CD, uma determinada página num processo de 3000 páginas em um CD contendo milhares destes processos? Agora imagine 20 advogados ou estagiários pedindo processos ao mesmo tempo, e você com 1 CD, e todos quase sem pressa, pois não há prazos a vencer. Geralmente é ai que muitos processos de GED param, param não seria a palavra correta, talvez morram seria melhor.

Esta parte do processo se chama indexação e recuperação de documentos, e ela exige um planejamento gigantesco e um bom software de gestão de informação.

O processo do GED não é só colocar os documentos em formato digital, mas também criar meios para que estes documentos estejam disponíveis para os usuários quando estes precisem.

A primeira fase deste processo é definir quais são os indexadores que permitirão a busca dos documentos. Exemplo: para poder localizar um documento de um processo você precisa do número do processo, ou do nome do cliente ou da outra parte, ou ainda o tipo deste documento e por ai vai. Este planejamento é essencial para o sucesso, pois imagine a seguinte situação: Seu escritório define que todos os documentos digitalizados terão as seguintes informações gravadas no nome deles: Cliente, Processo, e número da pasta. Geralmente pagasse e pagasse caro para que essas informações estejam disponíveis quando o documento for digitalizado. Contratasse a empresa que fará o serviço e a mesma entrega o resultado final, digitalizando 800.000 páginas de documentos. Ai, seu cliente precisa da informação de todos os processos dele, da área tributária. Pronto, está armado o circo. Quatro estagiários procurando em CD os processos da área tributária, por digamos uma semana...

Alem das definições dos índices, outra decisão muito importante é o software de gerenciamento de documentos. Todos os casos acima foram imaginados com a procura em CD's ou, no máximo, destes documentos armazenados em um servidor. O ideal é o advogado ter um software aonde ele digita as condições de busca do documento e o software devolve os documentos encontrados naquela condição. O advogado terá acesso aos documentos direto da mesa dele, com tempos de busca inferiores a 5 segundos. Bom? Pode melhorar...

Os softwares de busca e controle de documentos variam enormemente de tamanho, robustez, funcionalidades e obviamente preço. Existem softwares que vão de R$ 1.500,00 a R$ 800.000,00. Tenha em mente a máxima americana, "what you pay is what you get". As funcionalidades destes softwares começam em um simples buscador de documentos e vão crescendo: armazenador com indexação, controle de versões, controle de acesso de segurança, publicação na internet, no Outlook ou no Windows Explorer e etc. Não vamos entrar em detalhes nesta área, pois este artigo é um guia simplificado.

O ponto de início mais simples é um software que você possa buscar e guardar seus documentos com as indexações que você definiu serem as melhores para seu escritório. No mundo ideal, este software estaria integrado com seu controle de processos, e com seu software de gestão.

Prossigamos. Feita a digitalização, a indexação, o armazenamento e a busca, ainda restam algumas surpresinhas neste processo. Aonde você irá armazenar todo este conteúdo? Não, não será no software de GED. Ele é simplesmente um gerente, os documentos estarão armazenados em um storage, servidor, banco de dados ou CD. Sim Você terá que fazer investimento nisto, pois pense em um cenário pré-digitalização, aonde seu arquivo pega fogo. Desesperador não é? Com o armazenamento no servidor isto poderá acontecer ainda mais facilmente, pois servidores queimam, são roubados, pegam vírus e etc. Se isto acontecer ao seu servidor de GED, adeus documentos, adeus prazos, adeus clientes. Como toda a sua vida estará em meio digital, você terá que se preocupar com a continuidade do negócio, fazendo backup e tendo redundâncias e mais redundâncias.

Outro pequeno problema: Os scaner são vendidos com alguns softwares de digitalização. O problema é que estes softwares ou são operados incorretamente ou são softwares "fracos" e isto vai resultar em documentos digitalizados de tamanho gigante. Exemplo: eu já vi um processo com 200 páginas digitalizados "nas coxas" que resultou em um arquivo de 46MB. Para os não familiarizados com tamanhos de arquivos de computador, enviar um destes via email beira o impossível. Armazenar 3000 destes no seu servidor vai custar caríssimo. Pegou a ideia?

Bom, concluindo, o GED é uma dos maiores benefícios em termo de TI para advocacia no mercado atualmente. Ele facilita o trabalho, agiliza processos, diminui custos (armazenar papel em metro quadrado de aluguel em áreas nobres é caro), sem falar que em breve a justiça brasileira estará operando em sua totalidade com documentos eletrônicos. Porém entrar neste processo sem o devido cuidado e planejamento pode ter conseqüências desastrosas. Se Você ou seu escritório tem intenção de implantar um GED, cerque-se de profissionais qualificados, pesquise, planeje e invista para evitar que seu projeto de GED termine no efeito "Titanic".

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*Diretor da TWT INFO

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