Terça-feira, 22 de outubro de 2019

ISSN 1983-392X

Revisão de projeto de gestão de documentos

Carlos Eduardo Machado

Conforme novos recursos são adicionados, se faz necessária a revisão das definições e configurações conceituais.

terça-feira, 15 de março de 2016

O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é uma ferramenta de vital importância para o segmento jurídico. No Brasil, os escritórios já vêm usando essa tecnologia desde o início dos anos 2000 (nos EUA, desde os anos 80). Conforme passa o tempo, a maneira como trabalhamos e nos comunicamos muda, a tecnologia evolui e os projetos de implantação de GED vão ficando conceitualmente defasados.

Atualmente, já se utiliza o termo Gerenciamento da Informação (Information Management), uma vez que a informação não está mais apenas em documentos, mas em e-mails, mensagens de texto, áudio, vídeo, etc.

Conforme novos recursos são adicionados, se faz necessária a revisão das definições e configurações conceituais que podem não fazer mais sentido ou não representar a melhor maneira de trabalhar no sistema. Pode-se destacar a evolução do recurso de busca da ferramenta que atualmente faz a pesquisa por texto de forma mais rápida e inteligente, trazendo os resultados por ordem de relevância. Quanto mais eficiente a busca, menor a necessidade de classificar detalhadamente cada documento no sistema.

Alguns dos itens que devem ser reavaliados nesse tipo de projeto:

  • Campos de classificação de documentos;
  • Conteúdo das tabelas de classificação (tipos de documentos, áreas, taxonomia, etc);
  • Estrutura de pastas e sub-pastas das Workspaces (pastas virtuais dos casos);
  • Conteúdo dos treinamentos ministrados para os usuários;
  • Quantidades de bancos de dados e análise de uma possível consolidação das informações.

Nos EUA, diversos escritórios já estão passando por projetos desse tipo, com muito sucesso. A revisão contribui para melhorar a adesão, a satisfação dos usuários com o sistema e a produtividade do advogado, fazendo com que o investimento feito pelo escritório na ferramenta seja melhor aproveitado.

Durante esse processo, também pode ser analisada a parte técnica do projeto, com a adequação do hardware envolvido e a atualização do sistema para a última versão disponível, com o objetivo de aproveitar o melhor que o mesmo tem para oferecer.

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*Carlos Eduardo Machado é formado em administração de empresas pela PUC/SP, pós-graduado em administração na FGV e em Gestão de Projetos pelo IPT/USP. Faz parte da equipe da empresa DocWise.