O papel da controladoria jurídica nos escritórios de advocacia

Há quem defenda que as Lawtechs não são a revolução que se propaga e que a verdadeira revolução é a revolução de ideias e conceitos que podem ser aplicados aos escritórios e setores jurídicos. Não que eu afaste esse último conceito, mas acredito que todos andem juntos.

Digo tudo isso apenas para traçar o quão importante é a gestão da informação e como ela pode ser aplicada às mais diversas realidades contribuindo para a melhora dos processos internos. E na realidade dos escritórios de advocacia, poucos podem se dar ao luxo de contar com a boa e velha agenda de papel para anotar os compromissos ou controlar toda sua rotina profissional.

Assim, imagine que um mesmo advogado tenha que ler a publicação, agendar o prazo, solicitar ou mesmo ir até o fórum para obter a cópia, elaborar a petição relativa ao prazo, protocolar, arquivar o comprovante de protocolo, informar ao cliente e finalmente dar baixa em seu controle. Impossível? Não! De forma alguma. Tanto que não faz muito tempo que a maior parte dos pequenos escritórios funcionava dessa maneira, mas certo é que temos formas mais eficientes de distribuir as atribuições, permitindo que o advogado foque no trabalho técnico e deixando os demais aspectos envolvidos com setores especializados.

O papel da controladoria jurídica é exatamente isso, organizar rotinas e informações que possibilitem ao corpo técnico jurídico do escritório se concentrar em sua tarefa precípua que é se dedicar ao estudo dos casos, elaboração de petições, realização de audiências, contato com os clientes.

Existem várias formas de montagem desse tipo de setor, podendo ser desde apenas um advogado que tenha inclinação organizacional para gerenciar as informações necessária, ou mesmo uma célula própria dentro do escritório, liderada por um controller jurídico, que distribuirá aos demais membros da equipe, formada por advogados e estagiários, as funções, podendo um ficar responsável pela leitura das publicações e lançamentos dos prazos, outro pela obtenção e alimentação sistêmica de cópias, um terceiro pelo monitoramento dos prazos e geração dos relatórios, etc. Enfim, existe uma infinidade de possibilidades, mas certo é que isso dependerá da demanda do escritório e de sua possibilidade organizacional.

Um fator chave em meio a criação da controladoria jurídica é disponibilidade de um software de gestão que esteja de acordo com o projeto a ser desenvolvido. Digo isso, pois em um escritório de menor porte talvez seja possível executar o trabalho com uma planilha de Excel bem organizada, mas em outros casos, como por exemplo em um escritório que detenha uma grande carteira de processos, será necessário contar com um software robusto, que forneça ferramentas que possam de fato auxiliar a controladoria, não sendo apenas mais um produto que demande um imenso trabalho que tenha o fim em si mesmo, sem gerar os resultados esperados.

Além de todo o papel de back office narrado acima, um dos papeis mais importantes da controladoria é gerar segurança operacional, diminuindo os riscos inerentes à execução de tarefas que envolvam grande volume de informações, e logo, geram melhores resultados ao escritório ao passo em que possibilita a redução de falhas operacionais e geram o aumento de confiança de seus clientes.

Por fim, mas talvez a grande estrela de uma controladoria devidamente organizada, é a possibilidade de se gerar indicadores que contribuam para a gestão do escritório e não apenas para a operação. Isso porque quando o gestor tem a possibilidade de verificar a produtividade de suas equipes, ele consegue ajustar os pontos falhos, elaborar propostas de honorários com base em seu custo real interno, estabelecer metas exequíveis para sua equipe e logo extrair o melhor dela, gerando crescimento saudável para sua sociedade.

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*Henrique Gobbi é diretor de expansão do grupo Souza Novaes Soluções Jurídicas