Sábado, 14 de dezembro de 2019

ISSN 1983-392X

Como você faz o seu acompanhamento processual?

Marcela Quint

Conheça os lados positivos e negativos de cada forma de controle de processos.

quinta-feira, 1º de fevereiro de 2018

O acompanhamento processual é uma parte fundamental da rotina de muitos advogados. Por ser uma atividade tão recorrente, talvez você trate essa tarefa como apenas mais uma ação do seu dia a dia.

Mas pense bem comigo: todo o seu planejamento, a produtividade do escritório e a sua organização (tanto dos arquivos, quanto a sua própria) depende de um bom controle de processos, certo? Então, por ser algo tão determinante na qualidade do seu trabalho, talvez seja a hora de avaliar os lados positivos e negativos de cada forma de acompanhamento processual. Eu listei alguns deles, olha só:

Acompanhamento processual por planilha

Muitos advogados optam por fazer o controle de processos com planilhas, a maioria no Google Docs ou Excel.

Pontos positivos: As planilhas são uma opção gratuita para a sua gestão de processos. Elas são úteis para advogados autônomos e pequenos escritórios que têm um baixo volume de clientes e processos.

Pontos negativos: Planilhas têm pouca escalabilidade, ou seja, não conseguem acompanhar o crescimento do seu escritório. Além disso, existe sempre o perigo de deletar uma única linha e só perceber quando algo grave acontece (a advogada Mariana Gonçalves já passou por isso, confira a experiência dela com as planilhas aqui)!

Outra dificuldade das planilhas é que com elas fica mais difícil manter um histórico do processo. Afinal, você tem pouco espaço para registrar informações. O preenchimento das informações é todo manual e exige tempo seu ou de um estagiário. Nesse caso, será que vale a pena ter um funcionário só para fazer esse trabalho?

Ah, e mais um ponto negativo das planilhas é que elas não possuem um sistema de alertas que avisa quando seus prazos estão chegando!

Registro impresso de processos

Pode parecer um pouco estranho para os advogados mais modernos, mas muitos escritórios - principalmente os mais tradicionais - ainda mantém um acompanhamento de processos impressos.

Pontos positivos: A maioria das bancas que possuem esse hábito opta pelo acompanhamento impresso porque assim as informações continuam disponíveis, independente de falta de energia, queda na internet ou qualquer problema técnico com os computadores. Além disso, é possível guardar junto com os processos, cópias de documentos importantes, anotações, entre outros arquivos.

Pontos negativos: Esse tipo de acompanhamento processual é, geralmente, o mais complicado porque exige muita atenção, espaço físico e corre o risco de dificultar bastante a organização no escritório. Fica bem mais difícil encontrar seus processos e aquele dado específico quando você precisa. Além disso, o acúmulo de papel não é nada ecológico, né?

E se você tem medo de perder o acesso aos seus dados quando a internet cai, imagine só: sem acesso às redes, você dificilmente vai conseguir continuar trabalhando de qualquer maneira, não? Como vai consultar seus e-mails, fazer pesquisa ou procurar andamentos nos sites dos tribunais? Hoje em dia praticamente todo o trabalho do advogado está conectado!

Software de controle de processos

Por fim, chegamos à solução mais moderna para o seu acompanhamento processual: os softwares para advogados que têm revolucionado a advocacia. Confira os pontos positivos e negativos dessa tecnologia:

Pontos positivos: Com um software jurídico, seu controle de processos fica muito mais eficiente, descomplicado e pode acompanhar o crescimento do seu escritório! Além disso, a maioria dos softwares hoje em dia é na nuvem, o que facilita na hora de acessar seus dados de qualquer lugar (com o avanço da tecnologia, tem até advogado trabalhando enquanto viaja o mundo!). Até se a sua internet cair, você pode procurar um café ou outro ambiente com acesso à rede e seus processos continuam ao alcance de alguns cliques! ;)

E se segurança é uma preocupação para você, fique tranquilo! Hoje em dia, a cloud computing avançou bastante. Nos melhores softwares, seus dados ficam guardados nos servidores da Google, os mesmos usados para registrar as informações de todos os aplicativos da empresa.

Diferentemente das planilhas, em que todas as informações ficam disponíveis para quem tem acesso, com um bom software você também pode selecionar quem vê o quê. Se você quiser, sua secretária pode visualizar apenas a sua agenda e o seu estagiário, apenas o andamento dos processos!

Outra vantagem é o sistema de alertas, que avisa quando os prazos estão chegando. Já a busca de processos e andamentos é automática e você não precisa preencher nada manualmente! Ou seja, economia de tempo e dinheiro, já que não há a necessidade de contratar um funcionário apenas para isso. Com o tempo que um estagiário, por exemplo, dedicaria ao acompanhamento processual, ele pode trabalhar na redação de peças ou outras tarefas do escritório.

Pontos negativos:

É verdade que, por trabalhar na Aurum, sou suspeita para falar sobre os pontos negativos de um software. Mas para muitos advogados, o preço pode ser um fator negativo, já que os sistemas mais completos são pagos. Nesse caso, recomendo que você faça uma análise do financeiro do seu escritório. Quanto tempo e dinheiro você gasta hoje? Quanto poderia economizar com o sistema? Coloque tudo isso no papel e avalie o custo benefício do uso de um software.

Conclusão

Por fim, quero te fazer uma proposta: que tal conhecer os benefícios do Astrea, nosso software para advogados autônomos, pequenos e médios escritórios? Ele pode te ajudar a otimizar seu acompanhamento processual, além de ajudar também na gestão financeira, na organização e na produtividade do seu escritório! A advogada Mariana Gonçalves usou o Astrea para melhorar seu controle de processos. Descubra como ela fez isso:

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*Marcela Quint é gerente de marketing na Aurum. Formada em Design e tem mais de 5 anos de experiência no desenvolvimento de softwares para o setor jurídico.

Aurum Software LTDA