Sábado, 7 de dezembro de 2019

ISSN 1983-392X

Planilha de controle de prazos processuais para escritórios de advocacia

Luciano Martins

Fomos atrás do que tem por aí para construir uma planilha funcional para gestão de prazos. Neste artigo, você verá quais são.

sexta-feira, 22 de novembro de 2019

Tem coisas que são impassíveis de erros, sob pena de gerarem muitos inconvenientes para a banca. Uma delas é lidar com prazos processuais. É fácil dizer que é importante criar maneiras de evitar a perda de prazos. Difícil, no entanto, é dizer como. Uma opção, se você tem um escritório de pequeno porte, é manter uma planilha de controle de prazos processuais.

Sabemos que as planilhas jurídicas fazem parte das rotinas do escritório. Principalmente se a banca ainda não sabe qual é o retorno do investimento em um software jurídico.

A internet veio, inclusive, para popularizá-las. Não faltam ofertas gratuitas para baixar com um clique. Mas da oferta à satisfação da demanda vai chão. E, então, não é raro algo dar errado na nossa relação com as planilhas.

Por isso, fomos atrás do que tem por aí para construir uma planilha funcional para gestão de prazos. Nesse processo, descobrimos algumas práticas úteis. Neste artigo, portanto, você verá quais são.

Além disso, já deixo a planilha de controle de prazos que criamos com base nessas práticas, aqui no SAJ ADV, para você baixar agora.

Faça uma lista de prazos

O advogado não pode hesitar quanto calcula um prazo processual, mas isso não significa ter todos eles de cor, mas ter a ferramenta certa consigo.

Então, nossa primeira dica é ter na planilha de controle de prazos processuais uma lista com todos os prazos processuais possíveis, além de outras atividades da banca a que você quer atribuir um prazo.

Assim, ficou com dúvida sobre o prazo, é só validar na própria planilha.

Dê espaço para encaminhamentos e tarefas

Um prazo é gerado por uma intimação, que por sua vez pede uma ação. Logo, a gestão de prazos implica gestão de tarefas.

Por isso, sua planilha de prazos processuais precisa contar com a possibilidade de inserção dos encaminhamentos e tarefas.

Assim, você controla não apenas o tipo de prazo, mas o que será feito nele. E aí vale até definir prioridades, por exemplo.

Controle de responsáveis por tarefas

Para a divisão de tarefas, ser equilibrada com as habilidades dos profissionais da banca e com as demais funções que eles acumulam no escritório, uma planilha de controle de prazos processuais também precisa incluir um campo para os responsáveis.

Então, tanto quem faz a gestão quanto quem está na operação verá a dinâmica de trabalho.

Status das tarefas

Por fim, você precisa ter o controle das entregas. Este ajudará no manejo das demandas, reunindo o que foi realizado, o que está em andamento, pendente ou, ainda, cancelado.

Então, sua planilha também deve contar com a possibilidade de registrar o status dos encaminhamentos e atividades ligados àquele prazo, fechando o ciclo de gestão e, ainda, dando margem à revisão do controle.

Planilha de controle de prazos processuais: baixe gratuitamente

Se estas dicas fazem sentido dentro das práticas de gestão do seu escritório de advocacia, então é hora de ter esta planilha com você.

Foi exatamente o que nós fizemos: criamos, com base nas práticas elencadas, nossa própria planilha de gestão de prazos processuais. E você pode baixar GRATUITAMENTE aqui.

O que você vai encontrar:

  1. 270 prazos pré-cadastrados
  2. Campo para responsável
  3. Campos para dos dados, situação e fase do processo
  4. Tipo de prazo
  5. Data inicial
  6. Data final – preenchida automaticamente após a seleção do tipo de prazo e da data inicial
  7. Encaminhamentos
  8. Status.

Controle de prazos processuais em um software jurídico

Planilhas como a de controle de prazos processuais podem fazer muito pela organização das atividades de um escritório com número pequeno de processos. Com a grande vantagem de serem gratuitas.

No entanto, são limitadas comparadas a um software jurídico, que integra o controle de prazos automaticamente ao processo, aos responsáveis e aos encaminhamentos. Para você fazer um comparativo mais aprofundado sobre isso, indicamos o artigo software jurídico versus planilhas – compare e decida o melhor para você.

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*Luciano Martins é project owner do SAJ ADV - Software Jurídico.

 

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