Assembléia Geral Ordinária - Procedimentos em Sociedades Anônimas e Sociedades Limitadas

Assembléia Geral Ordinária - Procedimentos em Sociedades Anônimas e Sociedades Limitadas

I - SOCIEDADES ANÔNIMAS

Assembléia Geral Ordinária (AGO): prazo para realização

É obrigatória a realização anual da Assembléia Geral Ordinária, nos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício social, para a deliberação sobre matérias específicas, a saber: (i) apreciação das contas e demonstrações financeiras; (ii) deliberação sobre a destinação do lucro com a fixação dos dividendos a serem distribuídos; e (iii) nomeação de administradores e membros do Conselho Fiscal, quando for o caso.

É válido salientar que a aprovação das contas e das demonstrações financeiras, sem reserva, exonera de responsabilidade os administradores e conselho fiscal, salvo erro, dolo, fraude ou simulação.

Anúncio e publicação de documentos da administração

Um mês antes da realização da AGO, os administradores deverão publicar, por 03 (três) vezes, anúncio informando que os documentos abaixo mencionados estão à disposição dos acionistas:

(i) o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício findo;

                    (ii) a cópia das demonstrações financeiras;

                  (iii) o parecer dos auditores independentes, se houver;

(iv) o parecer do Conselho Fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver; e

(v) demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia.

Os anúncios deverão indicar o local onde os acionistas poderão obter cópia desses documentos (art. 133, § 1º da LSA).

Os documentos acima mencionados (relatório da administração, demonstrações financeiras e parecer dos auditores), com exceção dos itens (iv) e (v), deverão ser publicados até 5 (cinco) dias, pelo menos, antes da data marcada para realização da Assembléia Geral, conforme disposto no § 3º do art. 133 da LSA.

Todavia, a publicação dos anúncios acima referidos é dispensável em duas hipóteses:

(i) se totalidade dos acionistas comparecer à assembléia (art. 133, § 4º); e

(ii) se o relatório da administração, demonstrações financeiras e parecer dos auditores forem publicados um mês antes da data marcada para a realização da assembléia (art. 133, § 5º).

As sociedades anônimas fechadas com menos de vinte acionistas e patrimônio líquido inferior a R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais) estão dispensadas da publicação do relatório da administração, demonstrações financeiras e parecer dos auditores, desde que providenciem o arquivamento de cópias autenticadas dos referidos documentos, juntamente com a respectiva ata de AGO, na Junta Comercial. Essa dispensa não se aplica à companhia controladora de grupo de sociedades, ou a ela filiadas (art. 294 LSA).

Vale ressaltar que as publicações dos anúncios, bem como das demonstrações financeiras e demais documentos mencionados acima, deverão ser realizadas no Órgão Oficial da União ou do Estado e em outro jornal de grande circulação, conforme disposto no art. 289 da LSA.

As companhias abertas com ações negociadas em bolsa de valores estão obrigadas a remeter à bolsa de valores em que suas ações forem mais negociadas, na data da publicação da convocação da assembléia, os documentos postos à disposição dos acionistas para deliberação em assembléia geral.

Convocação de Assembléia - Requisitos e prazo

Como ato preparatório essencial da assembléia geral, a convocação da assembléia deverá seguir com rigor os requisitos exigidos por lei quanto ao prazo, conteúdo ou qualquer outro requisito formal ou substancial, sob pena de anulação da assembléia geral e de responsabilidade dos administradores.

A competência ordinária para convocação da AGO é do Conselho de Administração, se houver, ou dos diretores, observadas as regras estabelecidas no estatuto social.

A convocação da Assembléia Geral deverá ser realizada através de anúncio (edital) publicado por três edições, no mínimo, no Diário Oficial da União ou do Estado e em outro jornal de grande circulação editado na localidade em que está situada a sede da companhia, conforme disposto nos arts. 124 e 289 da LSA. Além disso, a convocação deverá conter o local (endereço da sede), o dia e a hora da reunião, além de, sumariamente, a indicação das matérias a serem discutidas.

Não há necessidade que as três publicações sejam consecutivas, desde que a primeira delas seja veiculada com pelo menos 08 (oito) dias de antecedência da data da assembléia e a última delas seja veiculada com pelo menos um dia de antecedência da data assembléia. Caso a assembléia de acionistas não se realize, o prazo mínimo da segunda convocação será de 5 (cinco) dias.

Nas sociedades anônimas abertas, a primeira convocação da assembléia deverá ser realizada com, no mínimo, 15 (quinze) dias de antecedência da data da assembléia e, caso a assembléia não se realize, a segunda convocação deverá ser efetuada com, no mínimo, 8 (oito) dias de antecedência.

A Lei 10.303/01 inovou quanto à convocação da assembléia nas sociedades anônimas abertas ao introduzir o § 5º do art. 124, que estabelece a competência da Comissão de Valores Mobiliários para, a pedido de qualquer acionista e, ouvida a companhia, aumentar o prazo de antecedência da primeira publicação do edital de convocação da assembléia geral ou interromper o curso desse prazo.

A lei expressamente dispensa a convocação pública da assembléia geral nas companhias fechadas de pequeno porte que atendam os requisitos do art. 294 da LSA. Nesse caso, a administração poderá convocar a assembléia geral por anúncio entregue a todos os acionistas, contra recibo, com antecedência de oito dias para a primeira convocação e de cinco, para a segunda.

Por fim, vale ressaltar que, independente das formalidades legais acima mencionadas, será considerada regular a assembléia na qual estiverem presentes acionistas representando a totalidade do capital social. Neste caso, todos os acionistas, mesmo aqueles titulares de ações sem direito a voto, deverão concordar com a ordem do dia proposta, que precisará ser re-ratificada no conclave, em face da irregularidade da convocação.

II - SOCIEDADES LIMITADAS

Assembléia/ Reunião Anual de Sócios

A Lei 10.406/02 (Novo Código Civil Brasileiro - NCC) estabeleceu expressamente a obrigatoriedade dos sócios, em reunião ou assembléia, deliberarem sobre a aprovação das contas da administração.

A reunião/assembléia anual deverá ocorrer nos quatro meses seguintes ao término do exercício social, com o objetivo de (i) tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e de resultado econômico e (ii) nomear administradores, quando for o caso.

Ressalte-se que a aprovação do balanço patrimonial, sem reservas, exonera de responsabilidade os membros da administração e do conselho fiscal, salvo erro, dolo ou simulação, regra idêntica, portanto, à regra aplicável para as sociedades anônimas.

Anúncio e publicação de documentos da administração

O balanço patrimonial e as demonstrações de resultado deverão ser antecipadamente divulgados aos sócios que não exerçam a administração. Até um mês antes da data marcada para realização da assembléia / reunião anual, cada um deles deverá receber uma comunicação por escrito, via postal ou mediante protocolo, indicando que os referidos documentos encontram-se à disposição para consulta ou recebimento de cópia.

Não há obrigatoriedade legal de publicação do balanço patrimonial e das demonstrações de resultado.

Convocação de Assembléia/Reunião

A convocação da Assembléia / Reunião obedecerá as regras estabelecidas no contrato social e deverá ser convocada pelos administradores. Se não houver, no contrato social, dispensa das formalidades previstas em lei, a convocação obedecerá ao disposto no art. 1.152 do NCC, a saber: publicação do anúncio da assembléia/reunião de sócios por três vezes, devendo mediar entre a data da primeira publicação e da realização o prazo mínimo de oito dias, para a primeira convocação, e de cinco dias, para as posteriores. As publicações deverão ser feitas no órgão oficial da União ou do Estado, conforme o local da sede da sociedade e em jornal de grande circulação.

A convocação poderá ser dispensada se todos os sócios comparecem ou se declararem, por escrito, cientes do local, data, hora e ordem do dia.

Realização de Reunião/Assembléia anual dos sócios nas sociedades não adaptadas ao NCC

É importante notar que as regras sobre responsabilidade dos administradores estão em vigor e aplicam-se às sociedades limitadas, independente da adaptação do contrato social ao NCC.

Portanto, a realização da Reunião/Assembléia Anual dos sócios para aprovação das contas da administração é indispensável para exoneração da responsabilidade dos administradores, inclusive nas sociedades que ainda não adotaram as regras do NCC.