Gerindo um escritório durante a pandemia: Como superar a crise por meio da gestão

De maneira geral, todos os setores econômicos foram, em maior ou menor medida, impactados pelos perversos efeitos da pandemia, seja no aspecto comercial e financeiro, seja no aspecto humano. Com os escritórios de advocacia não foi diferente. Trata-se de um setor que atua lado a lado com as mais diversas áreas da economia e que tem, nos seus profissionais, o seu ativo mais valioso. Os desafios trazidos pela pandemia, nesse contexto, foram das mais diversas naturezas: desde como superar um cenário de incertezas financeiras e comerciais, até como garantir a saúde física e mental dos profissionais. A resposta para esses desafios encontra na gestão, uma poderosa ferramenta de ação. Assim sendo, abaixo compartilhamos seis aprendizados de nosso escritório que foram fundamentais para, por meio da gestão, lidar com e superar as adversidades que a pandemia colocou e ainda vem colocando nas mais diversas esferas.

Gestão de Pessoas. A pandemia trouxe a preocupação com a transmissão do vírus e a saúde de profissionais e familiares. Além disso, estabeleceu novos desafios associados à necessidade de deixar a equipe consistente, motivada e segura. Apesar do período difícil, fez-se necessário pensar diferente e procurar medidas cuja extensão pudesse ser compreendida e compartilhada por todos.

Uma das primeiras medidas que nosso escritório tomou quando todos compreenderam a extensão dos impactos da pandemia foi convocar uma reunião geral, com todos os profissionais, para conjuntamente desenhar um plano de ação. Implementou-se também uma rotina, que segue até hoje, de conversas entre todos os integrantes das equipes, sem hierarquia, com o objetivo de sentir o engajamento e a motivação de cada um. Em nível diário, isso atua por meio de pequenos encontros virtuais, com participação não obrigatória, cuja finalidade é não só acompanhar eventuais tarefas que precisem ser discutidas, mas também criar um momento de integração e contato humano, em que é possível sentir e apoiar uns aos outros.                                         

A pandemia deixou claro que não há um isolamento entre vida profissional e vida pessoal, de modo que uma gestão de pessoas humanizada e colaborativa é fundamental para medir o engajamento e a saúde de cada profissional. Mesmo com trabalho em home office, conseguimos criar um ambiente positivo, onde a produtividade e a resolução de problemas de forma criativa são valorizadas e reconhecidas.

Gestão de comunicação. Sendo peça chave em qualquer contexto, a boa comunicação se torna ainda mais importante no enfrentamento dos desafios impostos em um momento de crise.

A total transparência com os profissionais é um princípio basilar que se adota, seja quando as notícias são positivas, seja quando as notícias não são as melhores. Acreditamos que a comunicação proativa gerou segurança e foi fundamental para que os profissionais confiem no escritório.

A criação de canais abertos de comunicação e escuta também foi outra ferramenta indispensável, sobretudo com a adoção do trabalho remoto. Saber ouvir qualquer profissional do escritório, entender as dores e, claro, ajudar no que for preciso foram pontos cruciais para o sucesso da boa comunicação interna.

Gestão Financeira. Em um cenário de turbulências quase que diárias e com incertezas praticamente imensuráveis, para que qualquer negócio possa sobreviver sem grandes solavancos, a prudência e o rigor da gestão financeira são imprescindíveis.

Escolhemos o Power BI para coletar, organizar e analisar o compartilhamento e monitoramento de informações que fazem o suporte da gestão do escritório, de modo que ganhamos produtividade na elaboração de relatórios e na análise de grandes volumes de informações. Com base na interpretação desses dados, foi possível estabelecer projeções e criar eventuais cenários para embasar uma melhor tomada de decisão.

Com o mesmo objetivo de aprimorar os mecanismos de segurança financeira, criamos um fundo de contingência, no qual fica provisionado, para eventuais emergências, o valor de alguns meses das despesas do escritório.

A cultura do escritório é de que o planejamento faz parte da realidade do advogado. Assim, buscamos, em grupo e de forma colaborativa, o conhecimento do desempenho e da performance do escritório - o que é um grande diferencial em tempos de crise.

Gestão do Planejamento Estratégico. Conhecer muito bem onde o escritório está inserido em termos de posicionamento, com seus pontos forte e fracos é fundamental para a condução de qualquer negócio, sobretudo, em momentos de crise.

Outro ponto importante nesse aspecto é o controle dos indicadores, que são apresentados pelo gerente financeiro e revisados periodicamente.

Na trajetória do planejamento estratégico, sempre acontecem erros. Então, tente "errar rápido" ("fail fast, learn faster") e estimule que seus profissionais coloque suas ideias em prática. Ter uma estrutura totalmente aberta para novas experiências, sem haver distanciamento de cargos e posições, permitiu que o escritório pudesse focar no objetivo de, sempre que necessário, mudar o que não estivesse dando certo - independentemente de quem identificou a falha e de quem trouxe a melhor solução.

Conhecimento profundo do setor de atuação do escritório e da realidade dos clientes foi outro diferencial importantíssimo. Focado em infraestrutura e construção, toda a experiência acumulada no acompanhamento desse setor foi fundamental para que o escritório pudesse se antecipar aos movimentos e tendências que ocorreriam como resultado dos impactos causados pela pandemia. Por mais que as atividades de infraestrutura e construção tenham sido consideradas, majoritariamente, como serviços essenciais, o setor foi e vem sendo profundamente impactado. Em momentos como esse, usar a experiência e o conhecimento acumulados para se antecipar aos movimentos que ainda iriam acontecer, permitiram ao escritório apresentar desde logo sugestões preventivas aos clientes. Afinal, como diz o provérbio: passarinho que acorda cedo, bebe água limpa.

Gestão Comercial. A prestação de serviços jurídicos, como toda prestação de serviços, tem como finalidade última o atendimento das necessidades apresentadas pelos clientes. Essa observação, por mais óbvia que possa parecer, é de grande relevância no mercado jurídico - um mercado que, muitas vezes, mostra-se avesso à introdução de mudanças, mantendo-se focado em sua própria história.

Nesse sentido, mover o foco para as necessidades dos clientes foi postura-chave no sucesso da gestão comercial do escritório durante a pandemia. Direcionar o olhar para as novas necessidades dos clientes, assim como para os novos produtos que poderiam ser desenvolvidos para atendê-las permitiu que o escritório pudesse agir em sinergia com os clientes e concretamente agregar valor por meio de soluções e estratégias criadas sob medida para cada caso.