Você pode não ter percebido, mas a automação tomou conta do mercado em absoluto - e não apenas da produção industrial, em esteiras de montagem e em grandes montadoras automobilísticas, por exemplo. Ela está no dia a dia, reduzindo riscos e otimizando o modo de trabalhar dos mais diferentes tipos de profissionais. E isto vale para advogados também, que buscam na automação uma forma de economizar tempo e utilizar sua disposição em tarefas que demandam mais intelecto e estudo.
No entanto, há uma parcela significativa da classe jurídica que, receosa com todas as mudanças que a tecnologia traz, ainda se vê distante de um cenário empreendedor dinâmico e competitivo. Mesmo para os mais ousados, a modernidade amedronta. Por este motivo, resolvemos criar uma espécie de manual que oferece no mínimo um norte a respeito de automação do escritório. Afinal, por mais evoluída que a tecnologia seja, ela jamais substituirá completamente as habilidades humanas. Muito pelo contrário, ela concede espaço para que profissionais possam se preocupar menos com a monotonia.
Então vamos lá: o que deve e o que não deve ser automatizado?
Automatize
Tempo
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Qualquer tarefa repetitiva que gaste muito tempo e que, às vezes, demande um profissional exclusivo - como coletar os recortes dos tribunais ou os andamentos processuais;
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Emissão de relatórios de honorários, custas e de produtividade da equipe.
Espaço
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Arquive as pastas de seus processos em um ambiente virtual;
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Além disso, deixe todas essas informações únicas e exclusivamente na nuvem, o que dispensa a aquisição de qualquer tipo de infraestrutura, além de não demandar um profissional exclusivo;
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Adquira um ambiente que, além de permitir que você tenha acesso às suas informações, seja amigável a dispositivos móveis - assim você pode acessá-lo em qualquer lugar e hora.
Segurança
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Hospede as informações dos seus processos e clientes em um ambiente seguro e que faça backup dos dados recorrentemente.
Comunicação
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Conceda a todos os colaboradores o acesso à agenda;
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Crie documentos padrões e os hospede na biblioteca do seu software para, além de organizar e ganhar tempo, criar um padrão comunicativo do seu escritório.
Não automatize
Relacionamento
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Procure sempre conversar com os outros colaboradores do escritório, estimulando a empatia entre a equipe. A mesma coisa vale para os clientes. Gastos como uma ligação, um café para ver como as coisas estão são muito valorizados e diferenciais de um profissional;
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Faça a mesma coisa com os clientes;
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Crie datas especiais no escritório onde todos possam compartilhar os seus aprendizados.
Dedicação
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As legislações (federal, estadual e municipal) são dinâmicas e vivem sofrendo alterações. Para acompanhá-las é necessário que o advogado se atualize rotineiramente - e nenhuma máquina pode fazer isto por você!
Planejamento
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Mesmo que as ferramentas de automação ofereçam números importantes, quem precisa fazer previsões, estabelecer indicadores de desempenho, metas financeiras e estratégias de marketing jurídico é você e os colaboradores;
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Os números podem indicar sucesso nas causas de uma outra natureza do direito (trabalhista, criminal), mas é preciso inteligência emocional e visão de mercado para entender se isto pode virar estratégia de atuação ou não.
Feedback
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Evite documentos padrões de feedback aos colaboradores, procure conversar com cada um, explicitando suas especificidades, qualidades e características com oportunidade de melhoria;
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O cliente contratou o seu escritório porque ele tem certeza que você dará atenção ao caso dele, procurará entendê-lo e se envolverá o necessário para conseguir defendê-lo. Não tem problema dar retornos curtos e objetivos, mas procure não tratá-lo como um número.
Sabemos que cada escritório possui seu método e dinâmica organizacional particular. Mas de todo modo esperamos que as dicas possam ser úteis e aplicadas da forma que combinarem melhor com seu negócio.
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