É cada vez mais recorrente a preocupação dos escritórios em digitalizar seus arquivos e investir em tecnologia. Mais que uma tendência, aquisição de GED (gerenciamento eletrônico de documentos) é fundamental alternativa para as bancas que procuram se atualizar, modernizar e crescer.
Muitos são os softwares de GED disponíveis no mercado, mas antes de qualquer contratação é ideal que os escritórios procurem um sistema que atenda às suas necessidades. Para isso, é necessário realizar um projeto de implantação, com uma equipe multidisciplinar, e definir, de forma personalizada, os pressupostos funcionais que o software escolhido deverá ter.
No escritório Gusmão & Labrunie - Propriedade Intelectual, após o jurídico se reunir com as equipes de TI, Administrativo e Biblioteca, a solução ideal encontrada foi o WorkSite, da DocWise.
O WorkSite é composto por um conjunto de softwares que permite armazenar, organizar, proteger, controlar e compartilhar todo o conteúdo de interesse do escritório, permitindo o acesso de pessoas autorizadas utilizando desktops, notebooks ou dispositivos móveis, incluindo o iPad, seja com acesso local ou via internet.
O conteúdo é organizado em uma estrutura do cliente, facilitando o compartilhamento e a colaboração entre equipes centralizadas ou distribuídas. Documentos, planilhas, apresentações, e-mails, áudios, vídeos, imagens e outros formatos são consolidados em uma biblioteca (banco dedados) que pode ser explorada com facilidade, garantindo que seu conteúdo será compartilhado e reutilizado.
Alguns recursos da solução WorkSite :
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Acesso ao sistema e aos documentos através dos próprios softwares de produção de documentos que compõe o pacote Microsoft Office (Word,Excel, PowerPoint e Outlook).
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Poderosa ferramenta de pesquisas por conteúdo e/ou por metadados (ficha do documento) que permite uma recuperação rápida e assertiva mesmo em bibliotecas com milhões de documentos digitais.
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Oferece a mais completa ferramenta de acesso off-line do mercado, permitindo que usuários remotos sem conexão com a rede acessem os documentos com a mesma segurança que os usuários on-line o fazem.
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Permite compartilhamento de informações sensíveis com clientes através de navegadores web, sem comprometer a segurança, melhorando o atendimento e aumentando a taxa de retenção de clientes. Muito utilizado para disponibilização de sala virtual de compartilhamento de documentos – virtual dataroom.
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Tem um módulo de gerenciamento de e-mails inteligente que permite o armazenamento automático de mensagens de e-mail, seja através de cópia para o endereço do cliente/caso, seja arrastando o e-mail para a pasta do cliente/caso ou através de sugestões geradas automaticamente pelo sistema combate no remetente, destinatário ou assunto.
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