TJ/RJ tem o maior arquivo da América Latina

14,5 milhões de processos

 

TJ/RJ tem o maior arquivo da América Latina

 

Mais de 14,5 milhões de processos arquivados ao longo da história do Judiciário do Estado. Esse é o acervo do Arquivo Central do TJ/RJ, o maior do gênero na América Latina, localizado <_st13a_personname productid="em São Cristóvão. O" w:st="on">em São Cristóvão. O arquivo foi inaugurado em janeiro e iniciou suas operações em junho do ano passado. Para sua construção, foram gastos cerca de 24 milhões de reais. O Arquivo de São Cristóvão, junto com os Arquivos Regionais de Itaipava e Rio Bonito, formam a rede de arquivos do PJERJ e foram projetados para receber a grande massa documental produzida.

 

Nos últimos anos, por causa do aumento no número de novas ações distribuídas, houve também uma grande elevação no número de processos enviados para o arquivo: só no primeiro semestre deste ano foram remetidos mais de um milhão de processos. Cerca de 30% desse acervo é composto de processos arquivados provisoriamente. Os gastos com armazenagem de processos <_st13a_personname productid="em Arquivo Provisório" w:st="on">em Arquivo Provisório representam, aproximadamente, 1,8 milhões de reais por ano.

 

O Arquivo Central tem capacidade para armazenar cerca de 10 milhões de documentos. Antes, a atividade de arquivo era terceirizada e realizada por uma empresa especializada em guarda de documentos. “Hoje temos conhecimento e experiência nesta área, o que nos permite afirmar que a autogestão deste acervo será menos onerosa para o Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro. Estimamos que ao longo de quatro anos deverá ocorrer uma economia de aproximadamente nove milhões de reais com a atividade do Arquivo, se compararmos a gestão própria à gestão terceirizada”, explica Marcio Ronaldo Leitão Teixeira, diretor do Arquivo Central do TJ/RJ.

 

O TJ está agora definindo a política de redução do quantitativo de processos administrativos, de acordo com as orientações da Comissão Permanente de Avaliação Documental (Copad). Por fim, realizaremos o assessoramento técnico nas diversas unidades organizacionais do TJ, a fim de passar orientação acerca da eliminação de documentos nos arquivos correntes, ou seja, a documentação arquivada no âmbito das unidades. O maior desafio a ser enfrentando nesse momento é a eliminação de documentos que tenham seu prazo de guarda extrapolado. É dar uma racionalidade operacional para o descarte de processos, a fim de que os novos possam ser incorporados ao arquivo, cumprindo o ciclo de vida dos documentos.

 

Apesar do enorme acervo, 99,08% dos pedidos de desarquivamento são atendidos em até três dias, de acordo com os dados de julho de 2006. Isto representa 18.126 processos desarquivados nesse mês para todo Estado do Rio de Janeiro. No mês de julho foram coletadas, conferidas e registradas em sistema informatizado 12.684 caixas-arquivo com capacidade para armazenar, em média, 15 processos cada. Ou seja, foram arquivados 190 mil processos.

 

“Iniciar o processo de transferência dos processos sob custódia de uma empresa terceirizada para a rede de arquivos do PJERJ, sem que os usuários percebessem os efeitos da transferência e ainda com ganho de produtividade e qualidade, foi como trocar o pneu de uma fórmula um em movimento”, compara Marcio Teixeira.

 

O Arquivo Central do TJ/RJ tem recebido visita de representantes de diversos órgãos e instituições que pretendem instalar arquivos, partindo do exemplo bem sucedido do TJ/RJ. Recentemente, o Arquivo Central, o Arquivo Regional de Rio Bonito e o Arquivo Regional de Itaipava receberam o certificado da NBR ISO 9001:2000 emitido pela Fundação Vanzolini.

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