Gestão de rotinas jurídicas usando métodos ágeis de gestão (Kanban)
O desafio de mensurar o desempenho do Departamento Jurídico e engajar a equipe em um novo modelo de trabalho, mais ágil.
sexta-feira, 1 de abril de 2016
Atualizado em 31 de março de 2016 15:14
A empresa em 2015 passou por um processo de revisão de metas e indicadores onde me deparei com o desafio de mensurar o desempenho do Departamento Jurídico.
Durante este processo, fui apresentada ao método ágil de gestão, mais especificamente à ferramenta Kanban, muito usada na área industrial. Este método e ferramenta nos ajudou a ter um novo modelo de gestão.
Nosso desafio era apurar o volume de atividades executadas por cada pessoa da equipe (capacidade), pois o sistema de workflow usado pela empresa somente nos informava uma parte dessas atividades.
O primeiro passo para implementarmos esse modelo de gestão foi definir os "produtos / serviços" do Departamento Jurídico, ou seja, o que o departamento entrega aos seus clientes internos.
Depois, montamos o quadro (Kanban), onde na vertical esquerda, foram inseridos o nome das pessoas da equipe e na horizontal, as etapas pelas quais os "produtos ou serviços" passariam até a sua conclusão.
A equipe contribuiu com sugestões, especialmente na forma como preencher os blocos autoadesivos (post it) que passamos a utilizar para cada tarefa executada. Exemplo: no post it consta a sigla do "produto/serviço" (p.ex.: contrato - CONT), uma indicação do que se trata (p.ex.: número da solicitação de contrato que é gerada pelo nosso sistema e o nome do fornecedor ou cliente), prazo de recebimento e de conclusão.
Assim, os post-its foram criados e passaram a caminhar pelo quadro pelas mãos de cada pessoa da equipe e como gestora, passei a fazer o acompanhamento ao menos uma vez por semana para manter a equipe estimulada a continuar.
Ao fazer a gestão do quadro, passei a ter de forma rápida um overview de todas as atividades que estavam sendo realizadas, podendo inclusive auxiliar a equipe em definir quais atividades deveriam ser alocadas para a coluna "priorizado".
A experiência de implementar um método de gestão ágil em um Departamento Jurídico foi inovadora e por mais distante que nós advogados parecemos estar de um método prático e ágil desses, a implantação foi exitosa uma vez que a equipe se sentiu engajada e criou o hábito de atualizar o quadro e acompanhar o seu próprio desempenho.
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*Vanessa Podestá Castilho é membro do Jurídico de Saias e gerente jurídico na Britanite.
