Gestão e produtividade de escritórios de advocacia em tempo de coronavírus

O home office cresce a cada ano. Atualmente, em razão da pandemia da covid-19 (novo coronavírus), muitas empresas foram obrigadas a adotar essa modalidade de trabalho e se reinventar. Com os escritórios de advocacia não seria diferente.

Algumas mudanças de atitudes e de rotinas na gestão podem trazer resultados muito positivos para a continuidade dos processos de trabalho dos escritórios.

A seguir, cito três dicas básicas para o advogado líder e gestor organizar as atividades das equipes e não perder o foco neste período de trabalho em casa:

1 - Elabore um check list com todas as principais atividades! Pode ser separado pelas áreas de atuação e/ou pelas atividades, e na sequência elencar os respectivos responsáveis.

2- Reúna a equipe da área virtualmente e apresente o que foi elaborado. Valide em que fase se encontra cada atividade: se iniciada, em andamento ou concluída. Caso alguma atividade não esteja sendo executada da melhor forma ou esteja parada, esse é o momento de alinhar tudo e não perder o foco. Combine novos prazos, redistribua, ofereça suporte caso a tarefa não tenha sido entendida ou dependa de algum documento para a sua realização ou validação de outro advogado.

3 - Ao final da reunião, já deixe marcado o próximo encontro. Isso é essencial.  

Se as demandas forem muitas e as atividades estiverem ainda muito soltas, sugiro reuniões de alinhamento com mais frequência. Por exemplo, 3 a 4 vezes na semana. Contudo, se as tarefas e os prazos elencados no check list estiverem com maior espaço de tempo e a equipe bem comprometida com o trabalho e com suas responsabilidades, mesmo à distância, essa reunião pode ser feita 1 vez na semana. Assim, sobrará tempo para demais atividades estratégicas com clientes, financeiro, secretaria e equipe.

A forma que essas atividades podem ser controladas depende das ferramentas que você, advogado, já utiliza. Se possui um software de controle jurídico, continue alimentando e solicitando que a equipe siga normalmente. Basta disponibilizar acesso externo para todos. Atualmente, a maioria dos softwares já são web.

Mesmo com os prazos e audiências suspensos, os profissionais da advocacia precisam continuar a alimentar o software, caso contrário, perderão toda a sequência da ordem cronológica das inserções, referentes às tarefas, as atividades, a gestão documental. Pois todas as atividades continuam em andamento. Os relatórios para clientes, as inserções para futuros controles e as baixas das tarefas precisam ser realizadas sempre e pela mesma ferramenta já utilizada, no caso o software de gestão. Não se esqueça disso! Senão, sua advocacia correrá um enorme risco de "gap" nos seus processos de trabalho.

No trabalho da advocacia home office, pode ser utilizado, ainda, apenas para controles de produtividade, ferramentas como o "trello", dentre outras. Elas não se confundem com o software de gestão da advocacia, mas podem ajudar no detalhamento do que foi iniciado ou concluído e contribuir com a praticidade da execução dos trabalhos.

Fique atento a todos os controles e não deixe nada solto. Embora as atividades estejam reduzidas pela suspensão dos prazos, as tarefas não vão parar. Aproveite para organizar o que precisa ser feito. Mantenha a calma e a liderança positiva para a equipe e para os clientes!

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*Erika Siqueira é advogada, consultora especialista em Gestão de Escritórios de Advocacia, presidente da Comissão de Gestão de Escritórios de Advocacia da OAB/DF e autora do livro Estratégias de Sucesso para a Advocacia.