RH e LGPD: A necessidade de uma caminhada em compasso, objetivando o sucesso de adequação institucional

A LGPD, lei 13.709/18, estabeleceu regras e diretrizes para o uso e tratamento dos dados pessoais de pessoas naturais.

Contudo, desde que houve rumores da sua efetiva aplicabilidade, muitas empresas ainda demonstram inseguranças e temores quanto ao correto e eficaz processo de adequação.

Ao falarmos do universo corporativo, é inevitável não analisarmos a quantidade de dados que circulam perante a Instituição. Dentre outros diversos mecanismos de entrada dos dados pessoais, sem sombra de dúvidas, o RH é uma das portas de entrada de maior incidência na empresa. O fato é evidenciado quando, ao disponibilizar a abertura de novas vagas, os dados começam a surgir, constatando os dados de Ana, João ou Paulo, esses, concorrentes afinco ao processo seletivo instaurado.

Antes da entrada em vigor da referida legislação, era comum que as empresas realizassem a coleta dos currículos e mantivessem em locais "desapropriados", livres de segurança jurídica e institucional, até que a próxima etapa ao processo seletivo fosse prosseguido, ou, ainda, patenteado que aquele concorrente não condiz com o objetivo da vaga. Nesse caso, era descredenciada a sua continuidade ao recrutamento, ocorrendo o despojo do currículo sem maiores cuidados, ou, ainda, necessidade de prestação de informação ao candidato sobre o processo de realização do descarte.

Porém, com a publicação do ditame legal, algumas condutas corporativas necessitam de alteração - diga-se urgente!

A LGPD possui princípios a serem respeitados e cumpridos. Dentre eles:  finalidade, necessidade, transparência e adequação.

O Departamento de Recursos Humanos, ao coletar os dados para preenchimento de fichas pré-cadastrais para concorrência à vaga, bem como ao elaborar sistematicamente o preenchimento dos currículos, deverá atentar-se aos dados que estão sendo solicitados, verificando a sua real NECESSIDADE, se o mesmo atinge a sua FINALIDADE  específica, se há TRANSPARÊNCIA na finalidade da informação coleta perante ao titular dos dados e, ainda, se o processo de ADEQUAÇÃO está em conformidade com a legislação atual.

O processo de adequação não é uma sistemática fácil, mas requer cooperatividade dos colaboradores na busca pela finalidade almejada. Assim, mais importante do que simplesmente refletir sobre a correta base de tratamento de dados a ser aplicada em determinados casos concretos, a Instituição deverá observar quais os dados estão sendo requeridos, uma vez que a coleta de dados pessoais sensíveis necessita de bases de tratamento específicas, não podendo, por exemplo, ser utilizada a execução de contratos.

Porém, o tratamento de dados não se esgota na fase curricular ou de pré-seleção, ao contrário, é apenas o início de uma maratona de coleta dos dados, na qual perdurará durante todo o pacto laboral.

No momento da contratação, é comum que a Instituição necessite de demais informações para requisição de benefícios, seja ele o vale-transporte, vale refeição, convênio médico, plano odontológico, etc. No ambiente corporativo, a depender de cada empresa, temos a existência de uma gama de benefícios a serem disponibilizados aos colaboradores, que, para a sua efetividade constituinte plena, alguns dados necessitam de complementação.

Assim, novamente, é necessário que a empresa balize os princípios que regem a LGPD, coletando apenas os dados satisfatórios para a obtenção dos benefícios descritos, demonstrando ao colaborador a destinação pontual do dado coletado, enfatizando a existência da transparência na coleta dos dados obtidos.

Além do mais, é imprescindível que as empresas se adequem quanto aos crachás disponibilizados aos funcionários, não evidenciando qualquer dado que seja considerado demasiado, sem necessidade em conter no documento de identificação do colaborador dados supervenientes à finalidade de acesso nas dependências da Instituição. Quanto menor o número de dados coletados, melhor!

Após analisar que a Instituição está em conformidade com os princípios que compõem a LGPD, as dúvidas perduram referente qual a base legal de tratamento de dados a ser utilizada. Um questionamento constante é: Posso utilizar o consentimento como base legal para todos os dados coletados durante o pacto laboral?

A utilização do consentimento como base legal nos tratamentos de dados pessoais nas relações de emprego, ao meu ponto de vista, não confere maior segurança jurídica institucional. O consentimento, muitas vezes, não é a base de tratamento mais adequada nas relações trabalhistas, uma vez que, para a sua efetiva aplicabilidade, ele deverá ser livre, inequívoco e informado. Ao falarmos de relação de emprego, conforme preconiza nas doutrinas e jurisprudências, o trabalhador é considerado hipossuficiente, ou seja, a parte mais vulnerável, restando, portanto, prejudicada a demonstração clara do consentimento totalmente livre.

Partindo dessa premissa, as bases que trazem maior segurança jurídica às relações de emprego são: execução de contrato e cumprimento de obrigação legal e regulatória. Em alguns casos, o legítimo interesse. Porém, esse requer uma avaliação minuciosa.

O consentimento também poderá ser utilizado, desde que seja em situações extremamente pontuais. Como exemplo: tratamento de dados pessoais sensíveis e guarda de dados para fins de recrutamento para futuras vagas.

Nesse sentido, considerando que o mundo corporativo lida com número expressivo de pessoas e, consequentemente, todos possuem dados a serem coletados, a adequação deve surgir na porta de entrada da empresa: Departamento de Recursos Humanos.

Não é momento de deixar a porta escancarada, estamos em tempos de filtragem, autoconhecimento institucional, objetivando uma maior segurança à empresa e aos colaboradores que compõem o seu time!