Por que o seu escritório de advocacia precisa de planejamento estratégico?

"Não adianta correr se não sabe para onde está indo"

Essa não é uma daquelas frases de efeito bonitas e inspiradoras. Também não tem um autor renomado por trás de sua concepção. No entanto ela encerra uma verdade difícil de digerir: sem planejamento o seu escritório de advocacia não vai a lugar algum.

Na última década advogadas e advogados de todos os portes e áreas de atuação estão compreendendo a importância em adotar a visão empresarial em seus escritórios. No entanto, entre a compreensão e a prática existe um grande abismo. A questão com a qual muitos juristas se deparam é: como tornar o escritório de advocacia mais produtivo e competitivo a fim de sobreviver nesse cenário de alta complexidade.

A resposta imediata é "ter planejamento". Porém, mesmo esse apontamento aparentemente óbvio, não refresca. Afinal a faculdade não ensina a empreender. Muito menos a planejar. Nessa conjuntura, os advogados sequer conseguem entender o porquê de elaborar um planejamento estratégico.

Por que escritórios de advocacia precisam de Planejamento?

Ao frigir dos ovos, um escritório de advocacia é uma empresa com CNPJ. E boletos a vencer. A fim de honrar com estas obrigações, precisa obter lucro no final de cada mês. E o único caminho para isso é atendendo clientes com qualidade e produtividade. Enfim a palavra mágica chegou à pauta: produtividade. É este conceito, informalmente resumido como "fazer mais com menos" que faz equilibrar a saúde financeira e proporciona rentabilidade a todo empreendedor. Incluso advogados. A conclusão mais generalista desse silogismo é que o Escritório Jurídico de qualquer porte precisa de Planejamento Estratégico.

De forma mais específica podemos listar uma série de motivos pelos quais advogadas e advogados devem desenvolver um planejamento.

·         Tornar o escritório proativo ao invés de reativo

·         Mapear os ambientes interno e externo da banca

·         Identificar oportunidades

·         Criar diferenciais e vantagem competitiva

·         Formular estratégias

·         Tomar decisões de negócios com base em dados e fatos

·         Otimizar investimentos

·         Aumentar rentabilidade e participação no mercado

·         Aumentar eficiência operacional

·         Medir o atingimento do sucesso

Entendidos os benefícios pelos quais escritórios de advocacia precisam de Planejamento, faz-se necessário voltar dois passos atrás a fim de compreender tecnicamente o que representa essa incrível ferramenta gerencial.

O que é Planejamento Estratégico?

Tradicionalmente o Planejamento Estratégico é um documento extenso e complexo elaborado por grandes empresas e bancas jurídicas. No entanto esse modelo clássico não faz sentido para escritórios de médio e pequeno portes e unipessoais, pois exige muito tempo, mão de obra e conhecimento.

Felizmente existem novas práticas e conceitos como os Métodos Ágeis, os quais propõem roteiros mais enxutos. Grosso modo o Planejamento tem a função de determinar exatamente o que é o escritório, em que ponto está, para onde deve seguir nos próximos anos e como irá chegar lá. Tecnicamente falando, essas premissas representam os objetivos, estratégias, táticas e metas que orientarão de forma coordenada e sistemática o curso e direção para o escritório.

Chegar a estas definições envolve parar os principais sócios, gestores e líderes operacionais por alguns dias a fim de se dedicarem à elaboração do Planejamento. Questões como Posicionamento, imagem da Marca Jurídica, Presença Digital, análise da concorrência, análises de mercado, mapeamento de processos, indicadores de performance e estimativas financeiras também deverão constar no plano.

A forma mais coerente de colocar o planejamento em prática é através dos Planos de Ação. Estes devem conter o cronograma de cada objetivo estratégico, bem como as tarefas detalhadas, as metas, os indicadores de performance (KPIs) e os responsáveis por cada uma delas.

Implementação do Planejamento tem que se adequar à realidade e rotina do escritório

Existem diversos modelos e roteiros para elaborar o Planejamento Estratégico. Eu não aponto nenhum como certou ou errado. Essa diversidade foi surgindo ao longo do tempo justamente para se adequar ao porte e cultura de cada empresa. No entanto todos os modelos possuem uma base essencial: os objetivos estratégicos. A quantidade deles deve ser coerente com a estrutura, a realidade e a rotina de cada escritório.

Aqui entram em cena os Planos de Ação. Cada objetive elencado vai necessitar de algumas atividades e tarefas para ser alcançado. É importante que essas atividades e tarefas tenham metas, ou seja, quem vai fazer, como e em quanto tempo. Por isso é comum usar o 5W2H (O que / Por que / Quem / Onde / Quando / Como / Quanto) para detalhar os planos.

O modo de execução desses planos pode se dar da forma tradicional de gestão de projetos (em cascata) ou utilizando métodos ágeis. Novamente não há certo ou errado, o ideal é utilizar o método mais coerente com o tipo de projeto.

Seja qual for o método adotado, ambos tem como base o Ciclo PDCA. No caso de diversos projetos menores e simultâneos, o ideal é definir um ciclo para cada um deles de modo que todos sincronizem com um PDCA geral.

Quem é responsável pelo Planejamento Estratégico?

Via de regra o principal responsável pelo Planejamento Estratégico é o dono do negócio, afinal é ele quem tem em mente os rumos que deseja para o empreendimento. No entanto essa não tem que ser uma tarefa monocrática. Primeiramente porque uma empresa ou escritório é composta de pessoas. E o conjunto sinérgico delas é que garante o sucesso do negócio. Em segundo porque nem sempre os sócios e gestores possuem conhecimento e expertise na elaboração de um planejamento. Nessas circunstâncias pode ser necessário a ajuda de um gestor de projetos.

De modo a oxigenar as ideias e a condução das reuniões pode ser útil contar com um consultor externo que tenha domínio das ferramentas de diagnósticos e análises, dos métodos ágeis e das dinâmicas com Design Thinking.

Independentemente de quem assume a liderança, é muito importante que a elaboração do plano envolva os colaboradores chave de cada área. Da mesma forma é interessante que a execução lance mão de times multidisciplinares do escritório. No caso de escritórios de pequeno porte e unipessoais essa dinâmica pode ser feita com parceiros operacionais.

Quando deve ser feito o Planejamento Estratégico?

Uma dúvida comum a todos os donos de negócios que despertam a consciência sobre a importância do planejamento é a respeito de quando fazê-lo. Ou a cada quanto tempo revisá-lo. Essa questão é relevante, afinal realmente existem situações que demandam a elaboração ou revisão do planejamento.

Podemos listar ao menos quatro circunstâncias em que se faz necessário um novo planejamento. A primeira delas naturalmente é com o início de um novo negócio. Aqui é importante não confundir Planejamento com Plano de negócios - Business Plan. Este é um documento muito mais amplo e inclui um plano estratégico, um plano de marketing, um plano financeiro e um plano operacional.

Outra situação que exige um novo planejamento é quando o escritório decide lançar uma nova área de atuação, um novo produto, um serviço inovador ou ainda se lançar em uma nova oportunidade de mercado. Similar a esta última é quando algum mercado muda radicalmente e exige que todos os stakeholders envolvidos se adequem a fim de sobreviver. Essa ocorrência é comum em segmentos que sofrem disrupção ou incidência novas leis e têm toda a cadeia de valor modificada severamente.

Por fim existe ainda a revisão anual do Planejamento e dos Planos de Ação, normalmente realizada entre outubro e dezembro. Nesse caso o ideal é que o escritório tenha esse Planejamento Estratégico pronto em meados de dezembro de modo que possa ser implementado logo nos primeiros dias de janeiro.

Planejamento e rotinas estratégicas, gerenciais ou comerciais são atividades novas para escritórios de médio e pequeno porte. Em parte, devido à chamada advocacia romântica de outrora que pregava que o advogado deveria se dedicar exclusivamente a advogar. Em parte, pela própria cultura do empreendedor e empresário brasileiro que não é ensinado a planejar e gerenciar. Independente dos motivos, o fato é que o mundo atual é muito mais complexo. E muito mais competitivo. Nesse contexto, tocar um negócio sem planejamento é deveras arriscado.

Por outro lado, a advocacia tem mudado positiva e significativamente nos últimos anos, adquirindo consciência a respeito da necessidade da gestão estratégica e adotando práticas de planejamento e inovação. Essas mudanças são frutos do Direito 4.0 que representa a Transformação Digital no universo jurídico. Ela não envolve somente tecnologias, mas uma série de novos conceitos, métodos e práticas. Todos eles já estão disponíveis e adaptados à advocacia. Talvez não sejam tão intuitivos de se implantar, pois são fundamentados em paradigmas realmente inovadores. No entanto são fáceis de aprender e de colocar em prática. E são excelentes ferramentas para elaborar o planejamento estratégico do escritório de advocacia.