Por quanto tempo arquivar documentos? Tabela de temporalidade ajuda a responder

As empresas produzem incontáveis informações todos os dias e o armazenamento é necessário para cumprir prazos prescricionais e precaucionais, evitando problemas judiciais, fiscais e administrativos. Arquivar por mais tempo do que o permitido em lei, no entanto, gera ilegalidades e risco de multa, quando envolve dados protegidos pela Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD.

O que fazer?

Uma Importante ferramenta para a gestão de documentos, a Tabela de Temporalidade, pode ajudar. Serve para identificar cada documento existente no ambiente organizacional, apontando o tempo de guarda, possibilidades de eliminação após respeitados os prazos legais de manutenção ou aqueles estabelecidos em políticas internas, sempre apresentando a devida fundamentação para o armazenamento ou para a deleção.  

Seu uso é prático e automatiza o procedimento de cada setor quanto ao arquivo. Ajuda a liberar espaço, dedicando-o ao que realmente é necessário. E espaço físico e virtual custa caro.

A tabela evita riscos para a empresa, apoiando o controle de descarte e arquivamento de documentos. Otimiza a busca de informações e o fluxo de documentos.

Como funciona?

A Tabela de Temporalidade é a ferramenta pela qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após esse prazo. A tabela evita perdas e extravios, contribui para o rápido atendimento às solicitações dos titulares de dados, agiliza o manuseio das informações possibilitando uma pronta resposta às investigações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados e, assim, evita multas. Nela se indica o período de armazenamento de cada arquivo, de acordo com o determinado pela legislação. É iniciada pela avaliação e classificação dos documentos de cada setor, de modo a atribuir a cada um os prazos corretos de guarda e deleção.

Há elementos essenciais em uma tabela de temporalidade, como o código de identificação da informação, o assunto, a descrição da finalidade, os prazos de guarda e a destinação final.

A tabela indicará quando o documento ficará arquivado no próprio setor e quando está arquivado apenas para obedecer a prazos prescricionais, aqueles previstos em legislação, ou precaucionais, determinados em políticas internas da empresa. Nesta fase, as informações dificilmente são consultadas, a frequência de uso é muito baixa e, por isso, podem ser selecionadas e arquivadas em ambiente diferente da área de trabalho, mas ainda em local de fácil acesso.

A guarda de documentos em arquivo intermediário facilita o fluxo de trabalho e a organização do ambiente. Uma vez cumprido o período de prescrição ou de precaução, os arquivos são destinados à guarda permanente ou à eliminação.

A gestão documental por meio da Tabela de Temporalidade não é uma novidade e inclui qualquer tipo de informação processada pela organização, mas, quando se trata da gestão de documentos que envolvem dados pessoais, ganha relevância com o advento da LGPD.

É recomendável para empresas de pequeno, médio ou grande porte. startups ou empresas tradicionais.

A LGPD regulamenta e protege o tratamento de dados pessoais, em meios físicos e digitais, por pessoa natural ou jurídica de direito público ou privado. O tratamento de dados envolve toda a operação realizada com dados pessoais, compreendendo coleta, produção, recepção, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, arquivamento, eliminação. É justamente na fase final, de arquivo e deleção, que a Tabela de Temporalidade tem grande valia.

A classificação dos documentos com dados pessoais e o cumprimento dos prazos de guarda definidos na tabela permitem tratar os dados por tempo limitado, obedecendo ao princípio da necessidade. Segundo este princípio não se pode armazenar a informação por tempo além das finalidades do tratamento.

A manutenção de dados além do tempo previsto aumenta o risco de incidentes de segurança.

A observância aos prazos e informações de armazenamento e descarte contidos na Tabela de Temporalidade contribui significativamente para o correto tratamento de dados e para a conformidade com a LGPD. Para isso, orienta-se o envolvimento de um profissional da área jurídica de privacidade e proteção de dados na elaboração da tabela, de modo a garantir que os procedimentos de guarda e eliminação atendam aos critérios de tratamento estampados na lei.