Como agir quando sua empresa recebe uma notificação tributária

No curso da atividade empresarial, é comum que empresas recebam notificações de órgãos como a Receita Federal, secretarias estaduais de fazenda ou prefeituras, informando a suposta existência de tributos não pagos, recolhidos com atraso ou pagos com divergência. Embora preocupante, essa situação é administrável - e agir de forma técnica e imediata é essencial para evitar penalidades maiores.

A notificação tributária é um ato administrativo por meio do qual o fisco comunica à empresa a identificação de alguma irregularidade no cumprimento de obrigações tributárias. Ela pode envolver tributos federais (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, INSS), estaduais (ICMS) ou municipais (ISS, taxas), e costuma descrever o fato gerador, o valor cobrado, eventuais multas e juros, prazos para manifestação ou pagamento e os canais disponíveis para contestação ou regularização.

Entre os principais motivos de notificação, destacam-se:

• Atraso ou omissão no pagamento de tributos já declarados;
• Divergência entre valores declarados e pagos nas obrigações acessórias (como DCTF, EFD, DIRF);
• Fiscalizações eletrônicas com cruzamento de dados bancários, fiscais e contábeis;
• Inconsistências formais ou erros de preenchimento que geram cobranças automáticas.

Diante de uma notificação, o que fazer?

1. Não ignorar o comunicado.
   Deixar de responder pode levar à inscrição da dívida ativa, protesto em cartório, bloqueios judiciais e execução fiscal. O ideal é atuar imediatamente após o recebimento.
2. Consultar um especialista.
   Contadores e advogados tributaristas são os profissionais mais indicados para interpretar a notificação, verificar a legitimidade da cobrança e avaliar os riscos envolvidos.
3. Verificar se a cobrança é devida.
   Erros da administração tributária não são raros. Pode haver duplicidade, equívocos em declarações ou lançamento automático indevido. Também é preciso verificar se há prescrição ou decadência do crédito tributário.
4. Escolher o caminho mais adequado: pagar, parcelar ou contestar.
   Se a cobrança for legítima e possível, o pagamento à vista pode gerar descontos. Em outros casos, o parcelamento pode ser viável por meio de programas como Refis, Pert ou parcelamentos ordinários. Se houver argumentos técnicos, a empresa pode impugnar administrativamente ou judicialmente, suspendendo a exigibilidade do crédito até decisão definitiva.

Quais as consequências da inércia?
Ignorar uma notificação tributária pode resultar em:

• Inscrição em dívida ativa;
• Protesto em cartório (impactando o crédito da empresa);
• Ajuizamento de execução fiscal com penhora de bens e bloqueio de contas;
• Restrições em certidões negativas, impedindo operações bancárias e participação em licitações.

Importante ressaltar que nem toda notificação significa, de fato, uma infração cometida. O contribuinte tem o direito de defesa e deve exercê-lo com base técnica. Além disso, práticas como auditoria fiscal preventiva e acompanhamento das obrigações acessórias são fundamentais para evitar notificações futuras.

Caso sua empresa receba uma notificação tributária, não adie a análise: busque apoio jurídico e contábil especializado. Uma resposta qualificada, rápida e estratégica pode evitar prejuízos, proteger a reputação da empresa e garantir sua continuidade saudável no mercado.