KPIs para uma gestão de contratos orientada por dados

A gestão de contratos é uma peça-chave para o sucesso de qualquer negócio. No cenário jurídico atual, a eficiência é mais do que uma vantagem competitiva: é uma necessidade. O volume de contratos cresce exponencialmente, e os escritórios e departamentos jurídicos precisam de ferramentas para monitorar e otimizar seus processos. Simplesmente ter os contratos assinados não é suficiente. É preciso ir além, quantificando e analisando o desempenho para garantir a máxima performance e mitigar riscos.

Como CEO, tenho visto que decisões orientadas por indicadores tornam o fluxo contratual mais previsível, reduzem riscos e aproximam jurídico e negócio em torno de uma linguagem comum.

É nesse contexto que os Indicadores-Chave de Desempenho, ou KPIs - Key Performance Indicators, se tornam indispensáveis. Eles transformam dados brutos em informações valiosas, permitindo que a gestão jurídica tome decisões estratégicas e baseadas em evidências. Em vez de confiar em impressões ou suposições, os KPIs oferecem uma visão clara e objetiva da saúde do seu fluxo de trabalho contratual.

Por que medir é tão importante?

A medição do desempenho na gestão de contratos vai muito além de apenas contar o número de acordos fechados. Ela permite:

Identificar gargalos: Um KPI pode revelar que a etapa de aprovação de cláusulas está demorando mais do que o esperado, indicando a necessidade de revisão do processo.
Avaliar a eficiência da equipe: Você pode monitorar o tempo médio para negociação de um contrato, por exemplo, e identificar oportunidades de treinamento ou automação.
Reduzir riscos: KPIs como o número de contratos vencidos ou o percentual de aditivos podem sinalizar a necessidade de uma gestão de prazos mais proativa.
Demonstrar valor: Para departamentos jurídicos internos, os KPIs são uma ferramenta poderosa para demonstrar o valor agregado que a equipe traz para a empresa, justificando investimentos em tecnologia e pessoal.

Os KPIs mais relevantes para a gestão de contratos

Cada organização tem suas particularidades, mas alguns KPIs são universalmente úteis.

Tempo médio do ciclo de vida do contrato: Este é o tempo total desde o início da solicitação de um contrato até sua execução final. Um ciclo longo pode indicar ineficiências em negociações, aprovações ou assinaturas. Ao monitorar este KPI, você pode identificar onde o processo está parado e buscar soluções para acelerá-lo.
Taxa de conformidade contratual: Este KPI mede a porcentagem de contratos que estão em total conformidade com as políticas internas e regulamentos externos. Uma baixa taxa de conformidade pode expor a empresa a riscos legais e financeiros. É fundamental para garantir que todas as obrigações sejam cumpridas.
Número de aditivos e emendas: Um alto volume de aditivos pode indicar que os contratos originais não estão sendo bem elaborados, seja por falta de clareza nas cláusulas ou por falhas na fase de negociação. Monitorar este KPI ajuda a refinar os modelos de contrato e aprimorar o processo de minuta.
Custo médio por contrato: Inclui não apenas os honorários advocatícios, mas também custos administrativos, custos de softwares de gestão (CLM), entre outros. Analisar este KPI ajuda a identificar oportunidades de otimização de custos e a avaliar o retorno sobre o investimento em ferramentas e processos.
Número de contratos vencidos ou próximos do vencimento: Essencial para a gestão de riscos. Acompanhar este KPI previne a perda de oportunidades de renovação e evita que a empresa opere sem a proteção de um acordo legal válido.

O papel da tecnologia na coleta de dados

Para monitorar esses KPIs de forma eficaz, a tecnologia é uma aliada indispensável. Soluções de Gestão do Ciclo de Vida do Contrato (CLM - Contract Lifecycle Management) automatizam a coleta de dados, fornecendo painéis de controle e relatórios em tempo real. Elas eliminam a dependência de planilhas manuais e propensas a erros, garantindo que os dados sejam precisos e acessíveis.

Com uma plataforma CLM, você pode facilmente extrair insights sobre o tempo médio de aprovação de um contrato, o status de cada acordo, ou quais cláusulas estão sendo mais alteradas durante as negociações. Isso permite que advogados e gestores foquem na análise estratégica, em vez de gastar tempo na coleta manual de dados.

Com a aplicação de KPIs e o uso de ferramentas adequadas, a gestão de contratos deixa de ser uma tarefa reativa e se transforma em uma função proativa, orientada por dados. É o caminho para uma gestão jurídica mais estratégica, eficiente e, acima de tudo, que entrega resultados mensuráveis.