Livros societários nas sociedades anônimas: Obrigações, riscos e relevância em operações de M&A

A escrituração e manutenção adequada dos livros societários constitui obrigação essencial das S.A. - Sociedades Anônimas, inclusive para as companhias fechadas, prevista na lei 6.404/1976 (lei das sociedades por ações). Tais livros têm função não apenas de registro histórico da vida societária, mas também de garantia da transparência, da boa-fé e da segurança jurídica nas relações entre acionistas, administradores e terceiros.

Nos últimos anos, houve avanço material na autenticação eletrônica e na padronização de livros perante as Juntas Comerciais, nos termos da IN DREI, 82/21, conforme alterada, determinando a abertura de livros digitais e fluxos eletrônicos de validação.

Principais livros societários obrigatórios

A lei das S.A. prevê um rol de livros que devem ser mantidos pela companhia.

Entre os mais relevantes para a rotina societária e para fins de governança, destacam-se:

• Livro de registro de ações nominativas: Contém a identificação dos acionistas e a quantidade de ações de sua titularidade.
• Livro de transferência de ações nominativas: Registra a movimentação acionária, assegurando a legitimidade da titularidade das ações.
• Livro de presença de acionistas: Registra a presença dos acionistas (ou representantes) em assembleias, conferindo validade às deliberações sociais.
• Livro de atas das Assembleias Gerais, livro de atas do Conselho de Administração (quando existente) e livro de atas da diretoria: Arquiva todas as atas das Assembleias Gerais, das reuniões dos diretores e das Reuniões do Conselho de Administração (quando existente), incluindo as atas não registradas na Junta Comercial, registrando todas as decisões dos referidos órgãos.

Implicações jurídicas pela ausência de escrituração ou atualização

A falta de escrituração ou a escrituração irregular dos livros societários pode acarretar graves consequências jurídicas e práticas, tais como:

• Invalidação de deliberações sociais: Assembleias ou reuniões sem registro adequado e observância das formalidades legais em livro próprio podem ser anuladas judicialmente, comprometendo decisões estratégicas.
• Dificuldade na comprovação da titularidade acionária: A ausência de registro de transferências no livro competente pode impedir ou inviabilizar o exercício de direitos de voto e de dividendos.
• Responsabilidade dos administradores: Os administradores podem ser responsabilizados civilmente e, em hipóteses específicas, penalmente por descumprimento das obrigações legais.
• Riscos probatórios: Inconsistências entre cap table gerencial e livros podem fragilizar a prova da cadeia de titularidade e dificultar acordos ou defesas em disputas societárias.

A modernização: Os livros digitais

Com a IN DREI 82/21, tornou-se obrigatória a utilização de livros digitais para arquivamento de atos societários, substituindo os antigos livros físicos.

As vantagens incluem:

• Segurança e rastreabilidade por meio de certificação digital;
• Agilidade na autenticação pela Junta Comercial;
• Padronização dos registros societários.

A transição para o meio digital exige governança documental (gestão de versões, histórico de auditorias, controle de acesso e política de assinatura eletrônica, além de políticas internas de atualização tempestiva dos livros.

Relevância em operações de M&A

Em operações de M&A, a análise dos livros societários é etapa crucial da due diligence jurídica. A ausência de escrituração ou a desatualização dos registros pode impactar significativamente a avaliação da companhia, trazendo riscos como:

• Comprometimento do timing do M&A: A regularização dos apontamentos identificados na due diligence (ex.: divergência de informações, ausência de registro de gravames sobre as ações e ausência de assinaturas) geralmente deve ser providenciada antes do fechamento das operações de M&A.
• Incerteza quanto à titularidade das ações: O comprador pode questionar a efetiva legitimidade do vendedor como acionista.
• Risco de contingências jurídicas: Irregularidades podem ensejar disputas societárias, ações de anulação ou responsabilização dos administradores.
• Desvalorização da empresa: Falhas de governança reduzem a confiabilidade da companhia e podem impactar o seu valor.

Boas práticas

• Atualização imediata do livro de registro e o livro de transferência após qualquer operação com ações (observando-se eventuais documentos que serviram de suporte à transação.
• Harmonização dos livros, estatuto e acordos de acionistas, registrando no respectivo livro as cláusulas que afetem a circulação ou o exercício do voto, quando aplicável.
• Padronização de atas, com conferência de convocações, quóruns e assinaturas.
• Quando aplicável, registro tempestivo das atas perante a Junta Comercial competente.
• Adoção de política de gestão de livros digitais com certificados válidos, backups e guarda segura.

A escrituração e manutenção regular dos livros societários em uma sociedade anônima não é mera formalidade. Trata-se de obrigação legal que assegura a regularidade das deliberações, a proteção dos direitos dos acionistas e a segurança das operações societárias.

Com a digitalização imposta pela IN DREI 82, reforça-se a necessidade de atualização e adequação dos registros. No contexto de operações de M&A, a regularidade dos livros pode ser fator determinante para um desfecho fluído da transação, funcionando como verdadeiro "termômetro" da governança corporativa da companhia.