O paradigma da calendarização integral na arbitragem

1. A demanda dos usuários brasileiros

Os usuários da arbitragem no Brasil demandam, de forma crescente, maior eficiência e previsibilidade no procedimento. Mais do que em relação aos custos financeiros envolvidos, as principais reflexões críticas recaem sobre a duração excessiva dos litígios e o desalinhamento de expectativas quanto ao procedimento em si. Embora a arbitragem se caracterize pela flexibilidade e pela inspiração em boas práticas internacionais, a transposição dessas técnicas para casos concretos representa um desafio metodológico relevante. Por exemplo: discute-se amplamente o emprego de peritos indicados pelas partes (party-appointed experts), todavia subsiste pouca sistematização sobre a articulação entre a prova pericial, a produção de depoimentos escritos de testemunhas e a fase de exibição de documentos (Redfern Schedules). Na práxis, a ausência de encadeamento prévio gera considerável insegurança: em que momento os laudos periciais das partes devem ser apresentados? Antes ou depois da exibição de documentos? Como harmonizar a opinião técnica com a prova testemunhal? Quando se dará a liquidação dos pedidos?

Daí a relevância científica e prática dos esforços direcionados ao desenvolvimento de modelos de calendarização integral.

2. As premissas da calendarização integral

As premissas teórico-processuais do modelo assentam-se em uma diretriz central: a fixação exaustiva dos atos procedimentais desde a fase incipiente da arbitragem (Termo de Arbitragem ou ordem processual 1) assegura elevada previsibilidade e racionalidade instrutória. Ao estruturar a totalidade da marcha processual no momento inicial, alinha-se a estratégia postulatória à dinâmica probatória. Essa mesma lógica aplica-se às hipóteses de bifurcação do procedimento para a apreciação de objeções jurisdicionais, medidas de urgência ou delimitação da fase de liquidação.

Contudo, a obtenção de consenso entre partes e tribunal arbitral acerca de um calendário abrangente costuma enfrentar obstáculos práticos expressivos. A construção de um cronograma sem parâmetros prévios revela-se complexa no contexto de interesses contrapostos, o que frequentemente resulta na adoção de calendários meramente provisórios, adstritos à fase postulatória e omitindo a regulação das fases (críticas) probatória e de liquidação.

Nesse cenário é que se insere a proposta: conceber uma arquitetura metodológica rigorosa que sirva de parâmetro (guideline) para viabilizar a negociação e o estabelecimento de calendários procedimentais integrais, estendendo-se do termo inicial até os esclarecimentos da sentença arbitral final.

Sob a ótica da arquitetura do sistema, o desafio consistiu em estruturar um modelo lógico capaz de aliar flexibilidade e rigor metodológico para procedimentos de variadas complexidades. Para tanto, buscou-se mapear, de forma pragmática e sistemática, os incidentes processuais e as fases probatórias recorrentes na prática arbitral¹. As diretrizes adotadas orientaram-se pela neutralidade e pelo mapeamento empírico do procedimento arbitral tal qual efetivamente praticado (as it is), harmonizando o modelo de procedural timetable da Câmara de Comércio Internacional (ICC) - representativo das práticas internacionais - e as práticas de direito processual brasileiras.

A lógica computacional fundamenta-se em um motor de roteamento parametrizado por 52 matrizes estruturais de cronogramas, validadas no âmbito institucional. Essa modelagem permite a geração de até 17.982 combinações procedimentais distintas, customizáveis em função das variáveis do caso concreto. A partir de escolhas informadas quanto às especificidades da disputa, o algoritmo processa o encadeamento dos atos e automatiza o cômputo dos prazos, considerando as regras aplicáveis de suspensão e prorrogação em dias não úteis e recessos institucionais.

3. Vetor de parametrização do cronograma procedimental

A elaboração dos calendários pressupõe o fornecimento de informações pelas partes. O sistema foi desenhado para que cada litigante, de forma independente, insira seus dados e proponha uma minuta de cronograma. Na audiência do termo de arbitragem, as versões são compatibilizadas com a participação do tribunal arbitral.

Em termos operacionais, o sistema orienta o usuário por meio de perguntas encadeadas. A primeira refere-se à data da audiência de negociação (marco inicial para o cômputo dos demais prazos). Na sequência, indaga-se sobre a existência de exceções de jurisdição e sobre a conveniência de sua apreciação em fase autônoma (bifurcação). Questiona-se, em seguida, quanto a eventuais pedidos cautelares e tutelas de urgência, bem como à apresentação de pedidos contrapostos. Passa-se, então, à instrução probatória: haverá exibição de documentos? Prova testemunhal com depoimentos escritos? Prova pericial realizada por perito do tribunal ou por peritos das partes? Por fim, define-se o momento de liquidação das pretensões.

A análise combinatória de todas as respostas possíveis perfaz as mais de dezessete mil opções de calendários. As partes podem optar por um modelo instrutório alinhado à prática internacional ou por modelos híbridos (por exemplo, com peritos das partes, mas sem depoimentos escritos). Tais arranjos aplicam-se a causas com ou sem pedidos contrapostos, sob prazos comuns ou sucessivos, com ou sem exceção de jurisdição (e com ou sem audiência respectiva), com ou sem medidas cautelares, e com liquidação nas alegações de mérito ou em fase autônoma.

A utilidade científica dessa arquitetura reside no fornecimento de uma minuta neutra e tecnicamente consistente, apta a servir de referencial objetivo para o equacionamento do rito em sede de deliberação com o tribunal arbitral, atuando como verdadeiro instrumento de convergência procedimental.

4. Análise comparada: há calendários mais eficientes do que outros

O sistema viabiliza a construção de calendários que contemplam soluções e técnicas processuais diversas. Sob uma perspectiva abrangente, a ferramenta permite comparar estruturas instrutórias e mensurar o impacto de escolhas procedimentais, funcionando como um parâmetro analítico útil para aferir a eficiência do rito. Destacam-se as seguintes conclusões:

• Incidentes de jurisdição e de prejudiciais: risco de táticas de guerrilha. Em primeiro lugar, o impacto procedimental das questões de jurisdição ou prejudiciais bifurcadas é expressivo. A inclusão de uma fase autônoma para decidir preliminares acrescenta de 85 a 135 dias ao procedimento (a depender da realização de audiência). Quando utilizada legitimamente, essa bifurcação protege as partes de custos desnecessários com o mérito; todavia, se empregada como “tática de guerrilha”, torna-se um gargalo à eficiência.
• Modelos de instrução probatória. Em segundo lugar, a comparação entre os modelos de instrução evidencia a celeridade de certas práticas internacionais. O modelo que combina depoimentos escritos e peritos das partes reduz a fase de instrução de 22 para 12 atos totais, encurtando o procedimento em mais de 140 dias em comparação com o modelo tradicional de perito do tribunal. Este último costuma acrescentar cerca de 330 dias ao cronograma em virtude da inserção de etapas destinadas a quesitação, proposta e homologação de honorários, depósito, protocolo do laudo e pareceres divergentes de assistentes técnicos. Ademais, a cumulação tradicional de provas testemunhal e pericial gera prazos sucessivos, ao passo que no modelo da arbitragem internacional a prova técnica e a testemunhal tramitam de forma coordenada (pré-constituição com as peças escritas, indicação de quem será inquirido e audiência de instrução).
• Fase de liquidação de sentença. Em terceiro lugar, nota-se a relevância da escolha do momento de liquidação dos pedidos. Adotar a liquidação desde as manifestações iniciais otimiza o tempo total da arbitragem. Postergar essa etapa para uma fase autônoma pós-sentença pode dilatar o encerramento definitivo do litígio entre 240 e 680 dias adicionais. Embora se argumente que a liquidação antecipada imponha um ônus instrutório prévio sobre cenários hipotéticos, a mensuração do impacto em termos de prazo e quantidade de atos demonstra que essa definição deve ser enfrentada no início do procedimento para evitar o prolongamento injustificado do feito.

5. Recomendações de customização e ajustes finos

Além da minuta automatizada, a estrutura do calendário permite ajustes de design procedimental diretamente no arquivo gerado:

• Calibragem de prazos (front-loading vs. rito expedito): A eficiência procedimental não significa necessariamente prazos curtos, mas sim a calibragem adequada do intervalo de tempo para os atos processuais conforme a densidade da disputa. Em causas de menor complexidade, o usuário pode ajustar os prazos das peças de postulação (ajustando, por exemplo, de 30 para 15 dias) e encurtar manifestações acessórias sobre documentos para 5 ou 10 dias. Por outro lado, em disputas de grande porte, a prática internacional recomenda o “front-loading”: em vez de fixar prazos padrão de 30 ou 60 dias - que frequentemente culminam em sucessivos pedidos de prorrogação -, é mais eficiente conceder prazos iniciais mais dilatados (90 e até 120 dias para alegações iniciais e resposta). Essa dilatação inicial força as partes a trazerem o caso devidamente instruído desde a primeira oportunidade (com documentos, laudos de peritos e depoimentos escritos), evitando incidentes, emendas e pedidos de prorrogação de prazo no curso do feito (o que em muito prejudica o calendário e a eficiência do procedimento).
• Alteração do momento de liquidação: É possível ajustar o momento em que as pretensões serão liquidadas. Por exemplo, pode-se indicar que a liquidação não ocorrerá na postulação inicial, mas na Réplica e na Tréplica, após a fase de exibição de documentos, quando os dados contábeis e financeiros já estiverem incorporados aos autos.
• Momento de estabilização da demanda: Do mesmo modo, é viável ajustar a oportunidade de estabilização objetiva do processo. A inclusão de uma indicação específica permite diferir essa estabilização para a Réplica (após a exibição de documentos), medida recomendada nos casos em que a produção documental possa alterar os contornos dos pedidos.
• Calendário típico de disputas com extensa exibição de documentos. A prática sugere a conveniência de três rodadas de manifestações em disputas com intensa atividade probatória documental. Na primeira rodada (alegações e respostas preliminares), apresentam-se as teses gerais e os depoimentos escritos, delimitando-se a necessidade de exibição de documentos. Superada essa etapa, realiza-se a troca de documentos - cujo escopo pode guardar relação com as declarações testemunhais. Em seguida, instauram-se as alegações iniciais propriamente ditas, acompanhadas dos laudos periciais e das pretensões liquidadas (e eventualmente de depoimentos escritos complementados), o que estabiliza a demanda. Por fim, a terceira rodada (réplica e tréplica) destina-se à complementação dos pareceres técnicos. Essa estrutura organiza o fluxo instrucional sem comprometer a precisão da prova.
• Supressão da tréplica: Em causas mais simples, o usuário pode simplesmente retirar a tréplica.
• Ajuste na tramitação de pedidos de esclarecimentos. Os calendários automatizados consideram a eventual apresentação de pedidos de esclarecimentos contra decisões parciais ou finais, tais como: (i) a decisão sobre jurisdição ou prejudiciais de mérito; e (ii) a sentença sobre o dever de indenizar (an debeatur). Nesses casos, o cronograma reserva prazos no corpo principal do procedimento. É possível, contudo, optar por retirar tais etapas do fluxo principal, permitindo que eventuais pedidos de esclarecimentos processem-se em paralelo com as etapas subsequentes do feito.
• Substituição ou diferimento da prova técnica. Embora a prática arbitral brasileira utilize de forma expressiva a prova pericial, apontam-se críticas quanto aos atrasos que ela pode gerar. A finalidade do parecer técnico consiste em esclarecer pontos especializados para o convencimento do julgador. Contudo, esse esclarecimento pode ser alcançado por outros meios, tais como (i) o depoimento de testemunhas de fato detentoras de conhecimento técnico (os chamados factsperts) ou (ii) a troca delimitada de documentos. Ademais, é viável estruturar o calendário para que a prova técnica ocorra apenas após a oitiva das testemunhas e a exibição documental, racionalizando a instrução.
• Fixação reversa de datas a partir da data da audiência: Uma técnica de gestão bastante útil do calendário procedimental é fixar primeiro a data da audiência de instrução (por conveniência de agenda dos árbitros, patronos e partes) e adaptar os prazos das peças anteriores.
• Dispensa de alegações finais: Em causas que não exijam instrução probatória complexa (testemunhal e pericial), as alegações finais escritas podem ser dispensadas ou substituídas por uma apresentação oral, evitando repetições de teses já sustentadas.
• Realização de audiências de apresentação: A realização de audiências de apresentação do caso (opening statements) revela-se útil mesmo em procedimentos mais simples. Essa prática também se mostra recomendável na fase de exibição de documentos: reuniões antes da decisão de admissibilidade pelo tribunal (para esclarecer a relevância do pedido) ou após o deferimento (para alinhar aspectos operacionais e de confidencialidade) reduzem o peticionamento desnecessário e evitam impasses na instrução.
• Conferências de organização: A inclusão de reuniões ou audiências curtas de gestão (Case Management Conferences) é outra valiosa ferramenta de eficiência.

Há ainda duas técnicas difundidas na doutrina e na prática arbitral internacional que exigem aplicação ponderada, dado o seu caráter excepcional e a necessidade de cooperação entre os litigantes:

• Consolidação de fatos incontroversos e cronologia conjunta: Como recomendado nos guias de eficiência da Corte Internacional de Arbitragem da Câmara de Comércio Internacional (ICC), criar uma etapa processual dedicada à identificação de fatos em que não há discordância entre as partes pode trazer eficiência para a fase probatória. Ao inserir uma linha no calendário determinando a entrega de uma “Matriz de Fatos Incontroversos e Cronologia Conjunta” algumas semanas antes da audiência, organiza-se a base factual para os argumentos orais e para as inquirições em audiência.
• Conferência conjunta de peritos (Hot-Tubbing): Seguindo a lógica do item anterior, o usuário pode inserir um ato denominado “Relatório Conjunto dos Peritos" algumas semanas antes da audiência para que os peritos indiquem os pontos de concordância e os de discordância entre si, facilitando a preparação da inquirição em audiência. Trata-se de prática recomendada para casos em que as partes possuem acentuadas divergências técnicas em relação à disputa.

Por último, breves recomendações sobre ajustes a serem realizados ao termo de arbitragem:

• IBA Rules on the Taking of Evidence: As regras da IBA sobre produção de provas constituem o parâmetro normativo mais difundido na arbitragem internacional. Sua adoção é recomendada na hipótese de escolha por depoimentos escritos ou peritos das partes, institutos não detalhados na legislação processual civil brasileira. É conveniente que os usuários consultem diretrizes institucionais que disponibilizem minutas de cláusulas e ordens processuais adequadas a esse formato.
• Poderes para o Tribunal ajustar o calendário sem a autorização das partes. É igualmente importante que o tribunal tenha poderes para alterar o calendário unilateralmente mesmo na hipótese de discordância entre as partes (poderes que me parecem intrínsecos aos árbitros), sendo este tipo de redação lugar comum nas minutas de termos de arbitragem utilizadas no Brasil.

6. Conclusão: visão do todo e design eficiente do procedimento

A experiência decorrente do desenvolvimento e da aplicação do modelo de calendarização integral demonstra que o emprego da tecnologia - quando concebido a partir de rigorosas premissas de Direito Processual e respaldado pela comunidade arbitral - não engessa nem mecaniza o procedimento. Ao contrário, atua como instrumento de concretização da autonomia da vontade, permitindo que partes e árbitros desenhem um rito genuinamente customizado, transparente e previsível.

A qualidade de um procedimento arbitral mede-se pela sua capacidade de entregar uma solução justa e qualificada dentro de um horizonte temporal seguro. O mapeamento prévio da jornada processual afasta o arbítrio e a desordem, reafirmando a arbitragem como o método por excelência para a solução dos litígios empresariais complexos.

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1 As minutas de calendário foram objeto de reuniões da diretoria do CBMA para definir-se os prazos, a redação e a lógica de cada calendário.