TJ/RS - Com mais de 10 milhões de ações, arquivo judicial trabalha para aprimorar atendimento e preservar documentos históricos
Todos os processos da Justiça Estadual de 1º grau, após definitivamente encerrados, são enviados para um único local, o Arquivo Judicial Centralizado. Atualmente, mais de 10 milhões de ações vindas de todo o Estado estão guardadas nos quatro prédios interligados que possuem área total de 10 mil m².
Da Redação
terça-feira, 12 de janeiro de 2010
Atualizado às 08:59
Preservação
TJ/RS - Com mais de 10 milhões de ações, arquivo judicial trabalha para aprimorar atendimento e preservar documentos históricos
Todos os processos da Justiça Estadual de 1º grau, após definitivamente encerrados, são enviados para um único local, o Arquivo Judicial Centralizado. Atualmente, mais de 10 milhões de ações vindas de todo o Estado estão guardadas nos quatro prédios interligados que possuem área total de 10 mil m². O Arquivo está localizado na Avenida Farrapos, 3.999.
Até 18/11/2003, data de sua inauguração, as ações baixadas eram guardadas nos Foros. A centralização representou uma economia de espaço nesses prédios e permitiu ainda agilizar a localização dos processos e documentos, por meio da utilização de sistema informatizado.
Para atender a demanda atual de aproximadamente 400 solicitações de desarquivamento ao dia e do recolhimento de 3 mil caixas de processos por mês, trabalham no local 100 pessoas. O recolhimento dos autos para arquivamento é feito de acordo com as solicitações feitas via e-mail pelas Direções dos Foros e com o número de caixas de processos que justifique o deslocamento.
Já os pedidos de desarquivamento e rearquivamento são feitos pelos cartórios via sistema do Arquivo Judicial. O trabalho de arquivamento, desarquivamento e rearquivamento é regido pelo Ato da Presidência nº 20, de 21/5/2008.
Modernização
A fim de aprimorar o serviço prestado, está sendo elaborado um Manual de Procedimento do setor, com a consultoria da equipe do Plano de Gestão pela Qualidade do Judiciário (PGQJ). Também está sendo realizado um trabalho de adaptação do sistema de informática para incluir a tabela de temporalidade, instituída no ano passado para determinar até quando as ações devem permanecer em arquivo. Com isso, a informação sobre os processos arquivados vai incluir a data prevista para seu descarte.
Os funcionários trabalham ainda na atualização do cadastro das ações arquivadas pela empresa que esteve responsável pelo Arquivo até agosto de 2006, com o objetivo de promover a reorganização do setor. Além disso, um grupo está avaliando, baseado na tabela de temporalidade, os processos provenientes dos Juizados Especiais, definindo quais serão os descartados e os preservados.
Auxiliada por estagiários, a servidora Anelda Pereira de Oliveira, que possui formação em História e em restauração de documentos, realiza o trabalho de preservação e conservação dos processos e documentos do Arquivo. O objetivo é aumentar o trabalho preventivo, de preservação, para que a restauração seja menos necessária, até porque, com a adoção da tabela de temporalidade, todos os processos iniciados até 1980, entre outros determinados pela tabela, deverão ser preservados.
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Fotos : Gabriela Bizz e Mário Salgado
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