Sistema integrado de administração jurídica e financeira Themis é a solução para os escritórios de advocacia

Problema e solução

Sistema integrado de administração jurídica e financeira Themis é a solução para os escritórios de advocacia

Processos não cobrados, custos ocultos, falta de informações sobre a rentabilidade de cada cliente, perda de dados. Esses, e outros, são os problemas que os escritórios de advocacia enfrentam, dificuldades que abrangem desde as atividades jurídicas do escritório até sua gestão administrativo-financeira. Essas questões decorrem basicamente do crescimento em volume de clientes e faturamento, que não é acompanhado de um desenvolvimento administrativo correspondente. Para solucionar este problema que compromete a rentabilidade e a expansão do escritório a solução é o Themis, da Aurum Software - Themis, com consultoria da CSC Finanças.

Uma situação comum

A experiência da Aurum Software - Themis junto a clientes do setor jurídico mostra que a raiz das dificuldades administrativas dos escritórios de advocacia, costuma ser a separação entre o controle de processos e o controle financeiro. Geralmente existe um sistema de banco de dados para administrar os processos, enquanto a parte financeira é feita em planilhas, assim todas as informações financeiras relativas aos processos precisam ser digitadas manualmente, o que gera uma carga extra de trabalho e cria o risco de perda de informações. São necessárias várias planilhas (reembolsos, honorários, conta-corrente e etc), e retirar informações desses dados dispersos é trabalhoso e sujeito a erros.

O produto

O Themis Jurídico e o Themis Financeiro, da Aurum Software, são dois sistemas integrados e complementares, que permitem administrar essas duas áreas de forma paralela. Isso evita retrabalho, inconsistência nas informações e poupa muito tempo e frustração por parte dos profissionais, que ganham disponibilidade para o atendimento aos clientes e a ampliação dos negócios.

Contagem de processos

O principal benefício da adoção do software Themis nos escritórios são os recursos de faturamento por contagem de processos. "A contagem do número de processos em andamento para cada cliente é uma modalidade de cobrança que muitos escritórios de advocacia utilizam", explica Ailton Marcelino Junior, um dos consultores da empresa.

Segundo ele, é uma forma de cobrar bastante adequada para processos trabalhistas e cíveis, já que nesses casos o volume costuma ser considerável, na casa das dezenas ou centenas. Com o Themis Financeiro, o escritório pode modificar facilmente o valor do honorário conforme o cliente, o contrato e o tipo de atendimento.

Outra modalidade de cobrança que o Themis oferece é por horas de atendimento, com valores variáveis segundo o contrato de prestação de serviços e também pela categoria de profissional envolvido, por exemplo, estagiário, advogado júnior, pleno, sênior e até mesmo sócio.

Segundo Marcelino, um dos itens mais importantes da implementação de um novo sistema jurídico-financeiro é a migração dos dados herdados, que costumam estar armazenados na forma de planilhas. A Aurum Software oferece serviços de consultoria para trazer os dados antigos para o novo sistema.

Benefícios

Com as áreas jurídica e financeira integradas, toda vez que um processo é inserido, imediatamente ele é visto no financeiro.

Mas os resultados mais positivos são resultantes justamente da integração : o escritórios passam a contar com informações de que não dispunha antes e que mostram claramente onde estão a rentabilidade e os custos.

Exemplificando, é possível descobrir "que o cliente A, que imaginavam ser mais rentável, era tão rentável quanto o cliente B", diz Honda, "eles puderam ver pela primeira vez a realidade de seus negócios".

Os sócios do escritório Garcia Angrisani Bezerra e Associados, um dos clientes da Aurum, calculam que, com as informações do Themis, foi possível aumentar a rentabilidade em algo em torno de 15%. Eles passaram a enxergar custos e faturamento, de acordo com cada cliente, de uma forma que não conseguiam fazer antes.

"Anteriormente, nossa administração financeira acabava sendo como uma gaveta, onde entrava o dinheiro das receitas, e de onde saíam os pagamentos, mas na verdade não sabíamos quanto havia dentro da gaveta", diz Luiz Antonio Bezerra, sócio do escritório.

A integração entre a área jurídica e a financeira proporciona uma visão mais ampla e ao mesmo tempo mais detalhada do escritório. Entre os principais benefícios apontados estão :

• Informação centralizada
• Segurança de dados e backup incremental
• Controle de despesas e reembolso
• Conciliação bancária
• Controle dos caixas
• Contas a pagar / receber
• Aumento da rentabilidade
• Informação sobre a rentabilidade de cada cliente
• Aperfeiçoamento da cobrança

Crescimento é algo positivo, que todo escritório de advocacia almeja, mas é possível conquistar mais clientes e ainda assim ter prejuízo com isso, se não houver um bom sistema administrativo-financeiro integrado ao jurídico dando respaldo à empresa. Para Bezerra, a maioria dos escritórios de médio porte tem dificuldades semelhantes às que eles enfrentavam, e embora os grandes escritórios tenham departamentos inteiros dedicados a isso, muitas vezes têm também os mesmos problemas.

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