Gestão de arquivos transforma os processos de trabalho em escritório de advocacia
A plataforma permite sincronização de arquivos entre dispositivos e compartilhamento através de permissão de acesso ou link de downloads.
Da Redação
quarta-feira, 24 de agosto de 2016
Atualizado em 23 de agosto de 2016 11:19
O vBox, serviço de armazenamento e sincronização de arquivos da Penso Tecnologia, está cada vez mais difundido dentro de escritórios de advocacia. Além de oferecer a sincronização de arquivos entre dispositivos, oferece também o compartilhamento através de permissão de acesso ou link de downloads e mantém a segurança dos arquivos, já que fica em Data Center seguro, disponível e no Brasil, fazendo com que os escritórios sintam-se confortáveis ao utilizar uma solução de nuvem, como é o caso do escritório de advocacia Roboredo Advogados Associados.
O escritório de advocacia Roboredo Advogados Associados está prestes a completar 30 anos de existência no mercado. Contando com cerca de 20 advogados gabaritados, vindos das melhores universidades de direito do país, o time da Roboredo Advogados divide suas atividades entre a matriz, em São Paulo, e outras quatro filiais espalhadas pelo Brasil - Ribeirão Preto (SP), Belo Horizonte (MG), Pouso Alegre (MG) e Belém (PA).
Considerando a longa existência do escritório, é natural imaginar a quantidade de mudanças e adaptações pelas quais a Roboredo já passou. No início, os tempos eram de secretária datilógrafa e petições escritas à mão. O mundo continuou e a tecnologia foi muito além do que qualquer pessoa poderia imaginar há duas décadas. Graças a ferramentas como a computação na nuvem, a transformação digital está em pleno curso em diversos mercados e indústrias. Isso não é diferente no meio jurídico.
O exercício do direito na era digital
Há dois anos a Roboredo Advogados Associados migrou seus documentos para a nuvem utilizando o vBox, solução de gestão de arquivos da Penso Tecnologia. Como efeito imediato da adoção, a Roboredo obteve redução de despesas e o aumento do espaço físico aproveitável no escritório. Com dados e documentos digitalizados e hospedados na nuvem, pilhas de papel, servidores locais e computadores deram lugar a uma nova ala do departamento administrativo.
Soma-se a essas vantagens o ganho com a segurança. Por trabalharem com informações altamente confidenciais de seus clientes, ter os arquivos protegidos e com acesso seletivo, atributo exclusivo do vBox, trouxe tranquilidade aos advogados da Roboredo na condução de seus casos. Segundo o Dr. Acácio Roboredo, fundador e sócio administrador da Roboredo Advogados Associados, hoje são mais de 20 mil processos ativos no escritório.
"Um processo, por menor que ele seja, tem no mínimo 50 páginas. Muitos começam com muito mais do que isso. Para nós, o vBox foi a solução ideal também para lidar com esse alto volume de arquivos."
Para a Roboredo, que possui diversas filiais, outra vantagem - talvez a principal delas - ficou por conta da escalabilidade. Graças à adoção do vBox, a integração do trabalho entre os escritórios, bem como a produtividade de cada um deles, cresceu exponencialmente. As distâncias entre matriz e filiais passaram a, praticamente, deixar de existir. Além disso, em um segmento que trabalha constantemente com prazos inadiáveis, como é o do direito, poder acessar as páginas de um processo a qualquer hora e lugar é um diferencial estratégico que pode ser decisivo na resolução de um caso.
"Houve uma ocasião em que aconteceu um acidente no prédio em que trabalhávamos antigamente. A marquise caiu e o corpo de bombeiros impediu o acesso de qualquer pessoa ao prédio. Todos os processos estavam lá. Tive que realizar um boletim de ocorrência para pedir restituição de prazo aos juízes. Fizemos isso para centenas de processos. Se fosse como é hoje, com o vBox e o notebook configurado, eu simplesmente acessaria de casa, ou de qualquer outro lugar, sem o menor problema."
A nuvem desmistificada e aplicada ao meio jurídico
Algumas das inúmeras vantagens que a adoção de soluções profissionais na nuvem traz aos escritórios de advocacia são justamente os pontos que mais assustam os advogados que ainda preferem contar com o armazenamento físico. Sobretudo quando se fala em segurança e acessibilidade. "E se der bug?", é a preocupação mais recorrente de quem tem receio de migrar para a nuvem. Compreensível, já que isso poderia implicar em sérios problemas em um tribunal.
Porém, ao decidir apostar no vBox, a Roboredo Advogados Associados viu, rapidamente, esses medos se dissiparem no ar. A implementação do serviço, mesmo considerando os milhões de arquivos movimentados, foi rápida - o tempo total de migração e adaptação da equipe do escritório à nova solução foi de 30 dias. Sem falhas.
A tecnologia, quando aplicada a um escritório de advocacia, tem que partir do princípio de que, quando colocada para funcionar, ela tem que, efetivamente, funcionar. "Eu acredito que a Penso é expert nisso. É uma empresa que tem pleno conhecimento disso, sobretudo quando se trata de um escritório de advocacia, que vive de prazos. Eu posso sair daqui e ter na minha caixa de entrada um pedido de informação de uma liminar do interior de qualquer parte do Brasil, com prazo de resposta de 24 a 48 horas. Acontece o tempo todo. E porque eles escolhem a gente? Porque nós conseguimos dar o suporte que eles necessitam, graças às nossas ferramentas e ao suporte dos nossos parceiros", diz o Dr. Acácio Roboredo, satisfeito por ter sido o principal entusiasta do vBox na Roboredo Advogados Associados.
A flexibilidade do vBox facilita a rotina dos escritórios desde usos mais simples - como a transferência de arquivos pesados, que era feita via FTP para evitar complicações com anexos de e-mail - até necessidades mais complexas, como, por exemplo, substituir totalmente um servidor de arquivos físico para uma plataforma em nuvem totalmente gerenciável.
Possibilitando aos escritórios criarem permissões e acessos de acordo com os perfis de usuários e equipes, e ainda controlarem através de parametrizações e relatórios. Os arquivos ficam em Data Center seguro, disponível e no Brasil, o que garante que não haverá intervenções externas e indesejadas.
O serviço é oferecido em cinco diferentes planos, que atendem portes e necessidades diferentes de empresas, e é possível testes durante 15 dias para tirar suas próprias conclusões, antes de assinar o serviço.
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