Pandemia acelera a implantação de processos digitais no RH

A pandemia trouxe desafios em diversas áreas e segmentos, incluindo os Recursos Humanos, e o uso de ferramentas e soluções digitais foi estratégico para acelerar processos no RH, reduzir custos operacionais e diminuir o risco de contaminação. As novas tecnologias desburocratizam os processos de RH, como por exemplo, softwares que são auxiliadores no controle de sistemas em plataformas de recrutamento, seleção on-line, ponto, holerites, entre outros.

A diretora de Serviços de RH da Employer, Vânia Montenegro, comenta que a pandemia impulsionou a transformação digital e deve continuar sendo uma realidade após a crise do novo coronavírus. "O atual momento em que estamos passando provou que diversos setores, principalmente o RH, necessitavam de uma digitalização de processos. A tecnologia contribuiu para que o nosso trabalho fosse ainda mais assertivo e assegurasse a segurança dos trabalhadores, que poderiam se contaminar ao transitarem com holerites e contratos contaminados", explica.

A Employer, uma das maiores empresas de RH no país, usa a plataforma Epays para auxiliar seus mais de 500 clientes, no envio de recibos de pagamentos com segurança jurídica, assinatura e arquivamento digital. O Epays, também serve como um canal direto de comunicação entre o RH e o trabalhador.

A plataforma possibilita que o trabalhador faça solicitações para a empresa, como férias, adiantamento de 13° salário, alterações cadastrais e envio de documentos. "O sistema permite ao RH disponibilizar documentos padrões, como contratos, que podem ser enviados a um ou mais trabalhadores com o aceite digital, e leva em consideração os contratos que ainda não foram digitalizados", explica Vânia.

Além de ser uma solução inteligente e em conta para a transformação ágil do RH nas empresas, a ferramenta também auxilia na assinatura digital no holerite, visualização do ponto, alerta de pagamentos, recebimento de benefícios, avaliação de trabalhadores, controle de equipe, avisos do RH, recibos personalizados, acesso individual de CNPJ ou filiais e registro de ponto manual ou facial com segurança, que vem sendo muito usado na gestão de pessoas em home office.

A diretora de Serviços de RH analisa que setores como de TI e de Recursos Humanos estão cada vez mais integrados, visando atingir resultados melhores nas relações internas das empresas. "A Employer percebeu as vantagens da nuvem. A parceria entre o TI e o RH pode disponibilizar ferramentas capazes de mensurar o desempenho de maneira mais clara e objetiva, como é o caso da plataforma Epays", afirma Vânia.

Informações claras e precisas

A plataforma é intuitiva e aperfeiçoou os processos de distribuição de holerites, diz Vanessa Finkler, do setor de Recursos Humanos da Tron Tecnologia Eletrônica, que utiliza o Epays em seus negócios.

"Estamos utilizando o Epays há cerca de um ano. Por meio dele, podemos realizar de maneira fácil e objetiva os processos de distribuição dos holerites para nossos funcionários. Estamos bem adaptados com a plataforma fazendo com que tenhamos informações claras para os nossos trabalhadores", comenta.

Outra empresa que usa o Epays para realizar o envio e coleta de assinaturas nos recibos na folha de pagamento é a Accutech - Assistência Técnica do Brasil.

"Fomos em busca de uma solução completa e segura. Encontramos o Epays, que tem todas as funcionalidades que agregam rapidez para o nosso RH. Antigamente, recebíamos da contabilidade inúmeros arquivos em PDF, precisávamos então imprimir e distribuir esses holerites", conta Graziele Macedo, do setor de RH da Accutech.

"Atualmente, recebemos esses holerites e apenas encaminhamos para o sistema. Em alguns minutos, todos os meus trabalhadores recebem os holerites nos celulares, e eu tenho a confirmação de que receberam. Os processos que levavam dias, até semanas, reduziram para poucas horas do dia", comenta Graziele.

O Epays se adapta facilmente a qualquer software de folha de pagamento do mercado. As informações são associadas às chaves do recibo com os cadastros de trabalhadores e automaticamente são separadas dos recibos de pagamentos para cada um deles.

Com a carteira de trabalho digital e pagamentos de salário por meio digital, o celular vem sendo uma das principais ferramentas na hora do trabalho. Nesse contexto, o aplicativo Epays pode ser acessado a qualquer hora e em qualquer lugar pelo smartphone, permitindo ao gestor e ao trabalhador acompanhar o holerite e o ponto de forma prática.

O Epays também garante o cumprimento imediato dos três princípios obrigatórios da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), que é a legislação brasileira que regula as atividades de tratamento de dados pessoais.

IV - Livre acesso: garantia, aos titulares, de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados pessoais;

V - Qualidade dos dados: garantia, aos titulares, de exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento;

VI - Transparência: Garantia, aos titulares, de informações claras em tempo real e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento, formulada em uma linguagem clara e simples, que recorra adicionalmente, à visualização sempre que sejam adequados observados os segredos comercial e industrial.