Advogados explicam como fazer a declaração anual do MEI corretamente

Faltando poucos dias para o fim do prazo, milhões de microempreendedores individuais ainda não entregaram a Declaração Anual Simplificada do MEI, a DASN-Simei. O documento, referente ao ano-calendário de 2025, deve ser enviado até 31/5, inclusive por quem não teve faturamento no período. Segundo dados divulgados pela Receita Federal, todos os empresários que foram optantes pelo Simei em qualquer momento de 2025 estão obrigados a declarar.

O alerta ganhou força porque, de acordo com levantamento publicado pelo setor contábil, mais de 10 milhões de MEIs ainda não haviam acertado as contas com o Fisco, e apenas 38,2% das declarações esperadas tinham sido entregues até a última atualização.

Bruno Medeiros Durão, advogado tributarista e presidente do escritório Durão, Almeida & Pontes Advogados Associados, explica que o MEI precisa informar o faturamento bruto obtido em 2025, indicar se teve empregado registrado e transmitir os dados pelo App MEI ou pelo Portal do Simples Nacional, canais oficiais indicados pela Receita Federal.

Segundo ele, o principal erro do microempreendedor é tratar a obrigação como algo secundário.

"Muitos MEIs acreditam que, por terem uma estrutura pequena ou por não terem faturado no ano, não precisam prestar contas. Esse é um equívoco. A declaração anual é uma obrigação fiscal e funciona como uma espécie de raio-x da atividade econômica do microempreendedor perante a Receita Federal".

Quem perde o prazo fica sujeito à multa por atraso, que tem valor mínimo de R$ 50 e pode chegar a 20% dos tributos declarados, conforme regras já informadas pela Receita em comunicados sobre a DASN-Simei.

Além da penalidade financeira, o especialista ressalta que a falta de entrega pode trazer outros problemas. O MEI pode ficar com pendências no CNPJ, ter dificuldade para emitir certidões, acessar crédito, participar de contratos, manter regularidade fiscal e até enfrentar obstáculos para parcelar débitos ou migrar de regime.

Já de acordo com Adriano de Almeida, sócio e CEO do escritório Durão, Almeida & Pontes Advogados Associados, o impacto vai além da multa.

"A irregularidade fiscal pode travar a rotina do pequeno negócio. Um MEI que deixa de declarar pode ter dificuldades para obter crédito, negociar com fornecedores, emitir documentos de regularidade e manter uma relação saudável com o sistema tributário. O custo da desorganização costuma ser muito maior do que o tempo necessário para cumprir a obrigação".

Almeida acrescenta que o alerta é ainda mais importante em 2026, em um cenário de juros elevados, crédito mais seletivo e aumento da inadimplência entre pequenos negócios. Ele aponta que para muitos microempreendedores, manter o CNPJ regular é condição essencial para conseguir financiamento, formalizar contratos, vender para empresas maiores e preservar a atividade.

Bruno Durão reforça ainda que a declaração também deve ser feita por quem não teve movimentação. "Mesmo que o MEI não tenha emitido nota, não tenha vendido ou tenha ficado parado durante o ano, a obrigação continua existindo. A ausência de faturamento não elimina a necessidade de declarar. O correto é informar o faturamento zerado, dentro do prazo, para evitar pendências futuras", orienta.

A recomendação dos especialistas é que o microempreendedor não deixe para a última hora. Antes de enviar a DASN-Simei, é importante conferir notas fiscais emitidas, vendas por Pix, cartão, dinheiro, transferências bancárias e qualquer outra entrada relacionada à atividade profissional.

Para Adriano de Almeida, a organização fiscal precisa fazer parte da rotina do pequeno empresário. "O MEI é uma porta de entrada para a formalização, mas isso não significa ausência de responsabilidade. Quem empreende precisa criar uma rotina mínima de controle financeiro e fiscal. Declarar corretamente é uma forma de proteger o negócio e evitar problemas com o Fisco", destaca.

Como fazer a declaração anual do MEI corretamente

Os representantes do escritório explicam, passo a passo, como realizar a declaração:

1. Separe as informações antes de começar

Antes de acessar o sistema, o MEI deve levantar tudo o que recebeu em 2025 com a atividade profissional. Isso inclui:

• Vendas com nota fiscal;
• Vendas sem nota;
• Recebimentos por Pix;
• Pagamentos em dinheiro;
• Cartões de crédito e débito;
• Transferências bancárias;
• Prestação de serviços;
• Vendas de mercadorias.

O ponto principal é informar o faturamento bruto anual, ou seja, o total recebido no ano, sem descontar despesas, aluguel, transporte, compras, taxas ou custos operacionais.

Exemplo: se o MEI faturou R$ 60 mil em 2025 e gastou R$ 20 mil para trabalhar, ele deve declarar R$ 60 mil, e não R$ 40 mil.

2. Acesse o canal oficial

A declaração pode ser feita de duas formas: pelo App MEI ou pelo Portal do Simples Nacional, conforme orientação da Receita Federal.

No portal, o caminho é:

Portal do Simples Nacional > Simei > DASN-Simei > Declaração Anual para o MEI

Também é possível acessar diretamente o sistema da declaração informando o CNPJ.

3. Informe o CNPJ

Ao entrar no sistema, o MEI deve digitar o CNPJ completo. Depois, o sistema vai abrir a declaração referente ao ano-calendário.

Para a declaração de 2026, o ano-calendário correto é 2025.

4. Escolha o tipo de declaração

Na maioria dos casos, o MEI deve selecionar a opção de declaração normal.

A opção de situação especial só deve ser usada quando houve baixa/extinção do CNPJ. O manual da Receita explica que, em caso de extinção, há prazos específicos: até o último dia de junho, quando a baixa ocorreu no primeiro quadrimestre, ou até o último dia do mês seguinte à extinção nos demais casos.

5. Preencha o faturamento

O sistema vai pedir a receita bruta obtida no ano anterior. O MEI deve informar os valores conforme a atividade:

Comércio, indústria ou transporte intermunicipal/interestadual: informar o valor total recebido com venda de produtos ou atividades sujeitas ao ICMS.

Serviços: informar o valor total recebido com prestação de serviços sujeitos ao ISS.

Comércio e serviços: preencher os dois campos, separando o que veio de venda de mercadorias e o que veio de serviços.

A declaração anual do MEI contém basicamente duas informações: a receita bruta do ano anterior e se houve contratação de empregado.

6. Informe se teve empregado

Depois, o sistema pergunta se o MEI teve funcionário registrado no período. Basta marcar sim ou não.

Essa informação precisa ser verdadeira, porque a contratação de empregado faz parte das regras de regularidade do MEI.

7. Confira tudo antes de transmitir

Antes de enviar, é importante revisar:

• Se o CNPJ está correto;
• Se o ano-calendário é 2025;
• Se o faturamento foi colocado no campo certo;
• Se o valor informado corresponde ao total bruto do ano;
• Se a informação sobre empregado está correta.

Esse cuidado evita erro na declaração e reduz o risco de ter que fazer retificação depois.

8. Transmita e salve o recibo

Depois de revisar, o MEI deve clicar para transmitir a declaração. Ao final, o sistema gera um recibo de entrega.

Esse recibo deve ser salvo em PDF ou impresso, porque ele comprova que a obrigação foi cumprida.

9. E se o MEI não teve faturamento?

Mesmo sem faturamento, a declaração precisa ser enviada. Nesse caso, o MEI informa R$ 0,00 nos campos de receita.

Esse é um dos pontos que mais geram erro. Não movimentar o CNPJ não significa estar dispensado da declaração.

10. O que acontece se perder o prazo?

Quem entrega fora do prazo fica sujeito à multa. Segundo informações oficiais divulgadas em 2026, a multa é de 2% ao mês de atraso, limitada a 20% do valor dos tributos declarados, com valor mínimo de R$ 50. A multa é gerada automaticamente após a transmissão em atraso.

"O erro mais comum é o MEI declarar apenas o que passou por nota fiscal ou esquecer valores recebidos por Pix, cartão e dinheiro. A Receita olha para a atividade econômica como um todo. Por isso, o faturamento informado precisa refletir a realidade do negócio", explica Bruno Medeiros Durão.