Todos os processos judiciais arquivados do TJ/MT foram catalogados

Todos os processos judiciais arquivados do TJ/MT foram catalogados

O riquíssimo acervo do arquivo permanente do TJ/MT está totalmente catalogado, o que permite a conclusão de pesquisas em apenas poucos minutos.

A catalogação de 100% dos processos judiciais contribui com a celeridade processual na Segunda Instância, já que a rapidez com que os processos são localizados proporciona mais agilidade aos procedimentos de rotina da Secretaria do TJ/MT. Além disso, a preservação desses processos é de suma importância para a história do Poder Judiciário e para a história do Estado, já que alguns são datados do século XIX.

A catalogação de todos os processos judiciais é uma ação extremamente positiva, pois permite que se obtenha informações arquivadas com agilidade, o que garante atendimento de excelência aos advogados e partes envolvidos nos processos que tramitam no Tribunal de Justiça. Segundo a responsável pela Divisão dos Serviços Administrativos, Amanda Sousa, o cadastramento dos processos permite a realização de pesquisas levando em conta o ano, o protocolo, o assunto, o tipo de ação e as partes do processo.

Meta cumprida

A Coordenadoria Administrativa do TJ/MT, por meio do Setor de Arquivo (responsável por organizar, preservar e conservar os documentos da Secretaria do Tribunal de Justiça), cumpriu uma importante meta, que corresponde à higienização, classificação e cadastramento de 100% dos processos judiciais arquivados. A medida facilita o trabalho dos servidores do TJ/MT, já que os procedimentos de arquivamento e desarquivamento se tornaram mais céleres. Antes, por exemplo, um processo que demorava, em média, de dois a três dias para ser localizado, hoje é encontrado em poucos minutos. Os processos estão arquivados numa área de 400 metros quadrados.

Com a catalogação de todos os processos existentes no local, as secretarias do Tribunal de Justiça passaram a encaminhar os novos processos já classificados, o que facilita o trabalho de arquivamento dos autos. O processo de catalogação é parte de um processo maior que inclui a classificação, a higienização, o arranjo e, em alguns casos, a digitalização dos documentos.

O Tribunal de Justiça de Mato Grosso cumpriu outra importante meta ao instituir a Comissão de Avaliação de Documentos, responsável por acompanhar o trabalho de arquivamento e disseminar o projeto de catalogação nas comarcas. Futuramente, cada comarca terá uma comissão setorial. Em Cáceres, por exemplo, onde o acervo é riquíssimo, essa comissão já existe.

O Programa de Gestão Documental do Judiciário Mato-grossense está em fase de implantação. No ano passado, o Tribunal de Justiça deu início à expansão do programa, com a realização do treinamento "Aplicação de Instrumentos de Gestão Documental ao Patrimônio Intelectual, Probatório e Histórico do Poder Judiciário do Estado de Mato Grosso" nas Comarcas de Cuiabá e Cáceres.

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