Gestão de inventários: reduzindo custos e otimizando resultados
Para a geração dos benefícios esperados na gestão de inventários é imprescindível a definição de um formato de documento consistente com o modelo de negócio da empresa, considerando o planejamento de todas as fases do ciclo, que engloba desde a preparação até a finalização do pós-inventário.
terça-feira, 11 de julho de 2017
Atualizado em 10 de julho de 2017 18:08
Em um cenário econômico adverso, de baixa previsibilidade de resultados, em que as empresas buscam aumentar sua lucratividade e reduzir custos operacionais e despesas, o processo de inventário passa a ser uma ferramenta de gestão secundária. Isso pode acontecer pelas dificuldades dos gestores de identificarem retorno em um processo visto como oneroso para a organização. Em virtude deste fato, muitas empresas apenas realizam os processos e os ciclos que são obrigatórios por lei ou por regulamentação do setor em que atuam.
Em levantamento realizado pela Protiviti em 2016, aponta que entre as maiores empresas brasileiras dos setores de varejo, bens de consumo e farmacêutico, 62% das companhias realizam inventários rotativos como parte de sua rotina para atualização de estoque. Os números da pesquisa mostram que são empresas cientes dos benefícios de um processo de inventário bem estruturado.
Para ter uma ideia prática destas benesses, um programa de inventário rotativo, quando realizado de acordo com as melhores práticas de mercado, pode apresentar não apenas um retorno financeiro de longo prazo, mas também melhor transparência e acuracidade nos resultados, consistência nos ajustes, conhecimento dos reais níveis de estoque e a identificação do nível de perdas da empresa.
Além disso, para a geração dos benefícios esperados na gestão de inventários é imprescindível a definição de um formato de documento consistente com o modelo de negócio da empresa, considerando o planejamento de todas as fases do ciclo, que engloba desde a preparação até a finalização do pós-inventário.
O processo de apuração e equalização da relação física versus sistemas incorre em ajustes de estoque, impactando diretamente na gestão de abastecimento, tais como, redução de rupturas; redução dos custos de estoque; e redução de custos indiretos de compras e logística.
Após tais ajustes, é possível identificar o nível real de perdas da empresa, os itens críticos visados para furtos e desvios internos, e prover o direcionamento de ações mais assertivas para redução de perdas desconhecidas. A partir dessa análise, é comum balizar que parte dessas perdas são ocasionadas por problemas e falhas em processos, como a não conferência de recebimento e inversões de códigos de produtos. Esse balizamento propicia o direcionamento de ações para redução das perdas mais consistentes e perenes.
A não realização de alguma etapa, coloca em risco todo o investimento destinado à realização do ciclo de inventários, bem como podendo incorrer, de maneira direta, em resultados distorcidos e definição de ações ineficazes para a redução das perdas e a ruptura de produtos. Um case que elucida na prática os resultados da estruturação de um ciclo de inventários é de uma empresa de grande porte de materiais de construção.
Foi identificado por meio do acompanhamento e evolução das perdas, que o principal foco de perda estava em seu maior centro de distribuição. O resultado de perda da unidade logística totalizou 7,8 milhões de reais, ocasionando em um índice de 1,36%, em relação ao faturamento bruto (perante a uma média de mercado de 1,41%, segundo dados de 2013 da Associação Nacional dos Comerciantes de Material de Construção - ANAMACO.
Dentre as ações iniciadas para entender a composição destas perdas e atuar na sua redução, encontravam-se a alteração do modelo de inventário rotativo, cujo processo era utilizado somente para o ajuste das posições por necessidade. Este modelo era inadequado, visto que as movimentações de estoque influenciavam os resultados, sem que fosse analisada a perda de um determinado SKU (do inglês, Stock Keeping Unit). Adotou-se então o modelo setorial sequencial, em que um setor é plenamente fechado e a família de produtos correspondente a ele é inventariada para a correta apuração das perdas.
Outra ação foi focada no inventário geral, priorizando este processo em operações, dado que o ciclo não seguia as etapas necessárias para minimização de erros e melhora da acuracidade. Sendo assim, com o desenvolvimento e implantação de ferramentas de controle e gestão, treinamentos e comunicação da equipe de operações, a empresa reduziu de três dias e para um dia e meio o inventário geral. Os erros de contagens foram reduzidos em mais de 50% e o resultado do inventário foi utilizado para a implantação de um programa de prevenção de perdas, resultando em benefício de R$ 4,1 milhões, representando mais de 50% de redução do índice.
Portanto, o ponto focal está na complexidade das operações e os modelos de negócio de cada companhia, que permite que existam infinitas variáveis, interagindo e influenciando no resultado de um ciclo de inventários. Assim, um mapeamento apurado dos fatores críticos, não limitados aos apresentados neste artigo, definem a correta atuação dos diversos níveis hierárquicos e garantem o controle dos custos e a garantia dos resultados esperados por cada empresa.
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*Daniel Marcondes é consultor de Governança, Riscos e Compliance da Protiviti, consultoria global especializada em finanças, tecnologia, operações, governança, risco e auditoria interna.
