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A história do Gerenciamento Eletrônico de Documentos - como surgiu o primeiro GED

Como primeiro "não americano" a participar desses eventos me apaixonei pelo tema de Gestão do Conhecimento, mas sempre tive muita curiosidade como isso havia começado lá e novamente fui pesquisar e descobri coisa muito interessantes.

quinta-feira, 2 de maio de 2019

Faz décadas que acompanho o conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e sua importância para o Gestão do Conhecimento em qualquer empresa e mais especificamente para Escritórios de Advocacia.

Minha primeira participação na ILTACON, naquela época ainda chamada "LawNet", nos idos do ano de 1996 para pesquisar sistemas de fax corporativo, quando os primeiros endereços de e-mail na Internet começavam a ser utilizados em escritórios.

Fui pesquisar esse sistema (implantado no Demarest naquele ano) e acabei me deparando com um mundo novo, até aquele momento totalmente novo para mim e para quase o Brasil inteiro. Lembrando que fazia apenas alguns anos que tinha saído da chamada "Reserva de Mercado da Informática (criada em 1984 e terminada em 1991 com uma lei sancionada pelo então Presidente Collor).

Como primeiro "não americano" a participar desses eventos me apaixonei pelo tema de Gestão do Conhecimento, mas sempre tive muita curiosidade como isso havia começado lá e novamente fui pesquisar e descobri coisa muito interessantes.

O conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED para nós e DMS sigla em inglês) começou com a empresa SoftSolutions, em Chicago no ano 1984 (Chicago ABA).

A SoftSolutions,  em 1981 já havia desenvolvido um Sistema de ERP chamado CLO (Comprehensive Legal Office) para uma firma chamada CMS Data, mas que ainda não havia nada com relação à gerenciamento de documentos. Foi no ano de 1984 na demonstração do CLO na conferência do American Bar Association em Chicago que surgiu o conceito.

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Naquela apresentação, os advogados presentes à demo do CLO sugeriram que seria muito bom se além de ver e pesquisar suas informações gerenciais  de "time & billing" (ERP) para cada assunto,  apresentadas pelo sistema, pudessem também ver as informações de seus documentos.

Naquela época o gerenciamento de documentos era somente pelos departamentos de processamento de textos (Word Processing Centers) e era comum existirem nos escritórios americanos departamentos com dezenas de pessoas só para digitação de textos, uma evolução das maquinas de escrever. Os softwares utilizados  eram sistemas da Wang, IBM Displaywrite, e Lanier.

A SoftSolutions então expandiu o concito GED para toda firma, incluindo os advogados e secretárias através do WordPerfect 4.2 pela rede Novell e por Data General Mini Computers. Em 1994 a SoftSolutions detinha 54% do mercado GED mundial (dados do Gartner Group).

Ao longo dos anos esse sistema (CLO) evoluiu e foi aperfeiçoado e atualmente é conhecido como ADERANT, um dos importante players de ERP no mercado americano. 

Como a empresa CMS Data não detinha os direitos para comercializar o então chamado  "SoftSolutions DMS", somente o sistema de ERP (CLO), ela acabou desenvolvendo seu próprio produto, o PC Docs, que se tornou Docs Open e agora é a Open Text. 

Ao longo dos anos esse sistema (CLO) evolui e foi aperfeiçoado e atualmente é conhecido como ADERANT, um dos importante players de ERP no mercado americano.   

A firma SoftSolutions foi comprada pela WordPerfect em 1994, e aquele sistema de DMS acabou sendo descontinuado pela WordPerfect.  Isso acabou causando causou um espaço enorme no mercado e a empresa iManage  aproveitou a oportunidade e lançou um DMS  baseado no three-tier-architecture (cliente-assunto-pasta) e contratando funcionários da SoftSolutions na área de tecnologia, marketing, e vendas e lançou o iManage.

Outra curiosidade: a empresa iManage inicialmente (1998) pertencente ao um grupo de Indianos e Americanos se juntou à Interwoven (2003), posteriormente adquirida pela Autonomy e esta finalmente pela HP (renomeando os produtos para Worksite e Desksite). Em 2015 o produto foi novamente adquirido da HP pela iManage, voltando à sua origem.

Em 1997 Ken Duncan, Lee Duncan e Alvin Tedjamulia, os proprietários originais da SoftSolutions fundaram NetDocuments, e contrataram os engenheiros originais da SoftSolutions.   A empresa então resolveu retirar o conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos  do "word processing center" e utilizar a tecnologia de banco de dados de gerenciamento e lançou o seu DMS de maneira absolutamente inovadora para a época, ou seja 100% na nuvem.

NeDocuments desde então só oferece seus produtos com os benefícios do conceito "cloud" com o objetivo de facilitar e estimular a colaboração entre advogados e clientes (atualmente os outros também oferecem sistemas parecidos.   NetDocuments foi inaugurada como Cloud GED em 1999 e hoje, depois de 20 anos é um dos quatro principais players do mercado mundial de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (iManage, NetDocuments, OpenText, Worldox)

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*José Paulo Graciotti é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial.

GRACIOTTI ASSESSORIA EMPRESARIAL LTDA.

 
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Atualizado em: 30/9/2019 17:55