5 características essenciais de um escritório de advocacia data driven

Talvez o erro mais crítico que a maioria dos empresários e empreendedores cometam seja o de acreditar que para gerenciar um negócio basta ter "boa intuição" e "tino comercial". Considerando que um escritório de advocacia também é uma empresa com CNPJ que precisa obter lucro para se manter ativo, o erro crítico se verifica nesse mercado da mesma maneira.

Claro que muitas empresas e bancas foram bem sucedidos no passado simplesmente pelo "feeling" dos seus fundadores. Porém existem dois fatos que tornam a repetição desse fenômeno cada vez mais rara:

a concorrência se tornou extremamente alta e o mundo se tornou extremamente complexo. Não é mais possível tocar um negócio no século XXI com a mentalidade e as práticas do século passado.

Dentre tantas mudanças, transformações e revoluções, certamente a mais difícil de digerir é aquela de se tomar decisões baseando-se em dados, não em intuições. Ou em achismos. Porque estes recursos não conseguem mais prever e avaliar todas as variáveis envolvidas. Some a isso uma certa aversão a números que é construída desde os tenros anos da escolaridade.

Só que na Era do Direito 4.0 o Advogado do Futuro precisa lidar com números e dados. Inclusive com Estatísticas. São estes insumos que conduzirão o escritório de advocacia ao conceito de Data Driven.

O que é Data Driven

Negócios orientados por dados é uma tradução relevante do conceito de Data Driven. Na prática esse conceito diz respeito a colocar o uso de dados no centro das estratégias do escritório.

Embora essa conceituação técnica a seja importante, a utilização de dados por parte dos empreendedores e advogados passa primeiramente pela adoção de uma nova mentalidade. Um mindset com foco na realidade digital que estamos vivendo intensamente.

Essa nova abordagem pelo aspecto humano deve ter como objetivo construir uma base sólida de informações e obter insights que promovam a obtenção de conhecimento e facilitem a tomada de decisões. Justamente por se mostrar uma grande mudança de paradigma, falamos em jornada do escritório de advocacia para se tornar Data Driven. O tema já vem ganhando corpo há alguns anos, tanto que já existe a disciplina de Legal Analyticas, criada especificamente para conduzir as advogadas e advogados ao universo analítico.

O que é Legal Analytics

Business intelligence é ao mesmo tempo uma disciplina e um conjunto de técnicas, processos e ferramentas para lidar com dados e realizar análises. Consequentemente Legal Analytics é uma aplicação prática de BI com foco no contexto exclusivo dos ambientes jurídicos. O objetivo é lançar mão desses dados e informações com o intuito de ajudar os advogados e gestores jurídicos a mensurar a produção jurídica e adotar estratégias que possam otimizar a produtividade e outras ações relevantes ao escritório.

O cenário de Transformação Digital que enseja o Direito 4.0 envolve práticas, tendências e tecnologias, as quais estão em evolução acelerada. Nesse contexto Legal Analytics representa a união definitiva entre estatística e Direito. A maneira tradicional de advogar está com os dias contados e a estratégia definitivamente se torna um recursos aliado dos operadores do Direito.

As oportunidades com o uso de dados e informações quantitativas e qualitativas só vão crescer nos próximos anos. Portanto conheça agora as cinco características do escritório de advocacia Data Driven.

Faz mapeamento do fluxo de informações e dados

O seu escritório de advocacia é composto de uma série de atividades e tarefas que formam fluxos operacionais rotineiros. Todos esses fluxos são processos. O "core-business" do seu negócio responde pelos processos mais importantes. Obviamente eles são de caráter operacional. Além destes também deve-se considerar os fluxos administrativos, logísticos, comerciais etc.

Estes processos existem em todas as áreas funcionais da empresa, independente de estarem organizados e gerenciados. Na prática constatamos que normalmente se resumem a tarefas e atividades enfileiradas sem uma análise crítica. Consequentemente sem uma organização ou gestão.

Interromper a rotina de trabalho para identificar, documentar e analisar esses fluxos é o trabalho do Mapeamento de Processos. Trata-se de uma disciplina normatizada com metodologias bem definidas para executar essa função com eficiência. O resultado dele são diagramas e fluxogramas que mostram quais são as tarefas executadas, qual ordem elas seguem e quem as realiza. De posse desse mapeamento é possível organizar os fluxos de forma eficiente, clara e organizada.

Estabelece KPIs de Negócios

Não adianta correr se não sabe para onde está indo. No mundo dos negócios essa máxima com ligeiro tom irônico significa que é indispensável estabelecer indicadores de performance a fim de mensurar se os planos ou resultados de uma ação foram atingidos ou não. Estes indicadores são os KPI - Key Performance Indicator.

Mensurar esses pontos é um passo vital no sentido de transformar dados em informações, ou seja, adotar a mentalidade Data Driven. Os indicadores a serem monitorados devem ser personalizados para cada projeto, campanha ou negócio. Portanto se faz necessário identificar todas as possíveis métricas envolvidas no âmbito operacional e gerencial do escritório de advocacia. Dessa forma o KPI é um indicador criado a partir das métricas para explicar matematicamente o atingimento de um determinado objetivo do negócio. E quando se fala em objetivos, naturalmente eles foram estabelecidos em um planejamento juntamente com suas estratégias e metas.

Calcula Volumetria para mensurar produtividade

Certamente você já escutou a expressão "fazer mais com menos". Grosso modo essa frase diz respeito à capacidade de realizar o máximo de trabalho possível com o mínimo de recursos necessários. Embora se mostre uma boa introdução, o conceito de produtividade vai além, afinal está relacionado à quantidade e qualidade das atividades desenvolvidas em um determinado período. Ou seja, o conceito de produtividade está interligado com a alta performance no ambiente organizacional e a eficiência na entrega de resultados. Com a utilização intensa de tecnologias transformadoras que proporcionam elevados níveis de automação em todos os ambientes operacionais, a produtividade ganha um papel estratégico ainda mais relevante.

A mensuração da produtividade só faz sentido se ela for aplicada sob métodos seguros e indicadores relevantes que tenham a capacidade de traduzir numericamente o atingimento dos resultados esperados. No caso da produção jurídica, o conjunto de métricas que tem essa função é a volumetria.

Volumetria pode ser definida como a mensuração da produção jurídica interna e como ela impacta a produtividade da banca. Os escritórios e departamentos jurídicos devem utilizar indicadores de volumetria para quantificar o volume de atividades que estão sendo realizadas durante determinados períodos.

Aplica Jurimetria de forma estratégica

Jurimetria é um termo novo no mercado, chegou no embalo de outros conceitos do Direito 4.0 e da transformação digital. Trata-se de uma disciplina que aplica modelos estatísticos para compreensão dos processos, das decisões judiciais e dos fatos jurídicos. É um conjunto de técnicas e métodos que proporciona condições de análises descritivas, diagnósticas e preditivas mais profundas.

Na prática essa matéria permite aos escritórios de advocacia utilizar estatística aplicada ao Direito a fim de obter estimativas de resultados e mapear probabilidades a partir de doutrinas, jurisprudências e decisões anteriores.

Do lado dos tribunais a adoção da Jurimetria possibilita que sentenças de questões similares não sejam muito diferentes entre si. É uma forma inteligente de padronizar o Judiciário com bases de conhecimento mais precisas e assertivas, fortalecendo a segurança jurídica.

Utiliza dados para tomar decisões

Acionar dados para tomar decisões estratégicas a respeito dos negócios não é um assunto novo. Business Intelligence trouxe essa demanda a partir da década de 1960. Claro que as tecnologias naquela época eram sensivelmente inferiores e o volume de dados infinitamente menor. No entanto o conceito precede a tecnologia e foi bem embasado antes que ela acelerasse tudo.

Porém, mesmo a adoção de tecnologias transformadoras como as que estamos com tanta acessibilidade, não foi suficiente para que o uso de dados nas tomadas de decisão acompanhasse a mesma curva ascendente. Data Analytics continuou relegado a segundo plano em quase todos os tipos de negócios por todas essas décadas.

Os severos impactos da transformação digital e o aumento expressivo da concorrência faz com que qualquer erro operacional ou estratégico tenha efeitos sensíveis ao negócio. Por isso as decisões tomadas com base em "achismos" não são mais aceitas.

Um fenômeno que permeia todas as questões elencadas aqui é o crescente volume de dados disponível no mundo. Em um ano se produz mais conteúdo do que havia sido criado desde os primeiros registros escritos da humanidade até o final do século XX. A este descomunal volume de dados se deu o nome de BigData.

No meio jurídico ele se encontra tanto dentro quanto fora de todos os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. No entanto são poucos os que realmente sabem transformar tais dados em informações relevantes para mensurar a produtividade do corpo jurídico, avaliar a volumetria, constatar se a estratégia adotada é a mais lucrativa ou se precisa de correções e como tudo isso afeta a performance do escritório.

Há pelo menos uma década o mercado jurídico compreendeu a importância de adotar uma visão empresarial na advocacia. Diversas práticas de gestão e de marketing foram introduzidas. Muitos escritórios se valeram disso para estabelecer diferenciais e vantagens competitivas. Porém agora chegou a vez de uma nova mudança. Adotar uma mentalidade digital com foco em construir um escritório de advocacia Data Driven.