Habilitação jurídica no processo licitatório: Como evitar erros formais

Neste artigo, buscamos abordar de forma clara e didática os requisitos relacionados à habilitação jurídica e à regularidade fiscal e trabalhista, destacando os pontos de atenção para evitar a inabilitação e garantir a conformidade documental.

A entrada em vigor da lei 14.133/21 - a lei de Licitações e Contratos Administrativos - trouxe significativas mudanças nas exigências de habilitação para que empresas possam participar de certames públicos. A legislação busca modernizar e racionalizar os procedimentos, promovendo maior eficiência e segurança jurídica, tanto para a Administração quanto para os licitantes.

A habilitação jurídica continua como requisito para comprovação da existência legal da empresa e de sua capacidade de atuar em nome próprio perante a Administração Pública. A lei 14.133/21, em seu art. 67, manteve em essência os mesmos fundamentos previstos na antiga lei 8.666/1993, mas com ajustes importantes:

Traz como documentos exigidos:

• Ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor, devidamente registrado;
• Prova de inscrição no CNPJ;
• Documentos que comprovem os poderes de representação legal dos signatários da proposta ou dos atos praticados perante o processo licitatório. Atenção: sociedades por ações deverão apresentar ata da assembleia de eleição da diretoria; já sociedades limitadas devem atualizar periodicamente o contrato social, refletindo alterações de objeto, capital ou sócios.

Outro ponto relevante merecer ser mencionado, que é a possibilidade de verificação eletrônica dos documentos por meio de bases públicas, como o sistema da Receita Federal e juntas comerciais. Isso cria a possibilidade de redução da carga documental, mas exige atenção redobrada à regularidade dos registros.

A regularidade fiscal e trabalhista sempre foi condição indispensável para contratar com a Administração. O art. 68 da lei de 2021, inovou ao exigir de forma expressa a prova da regularidade trabalhista, além dos documentos fiscais já tradicionalmente exigidos.

A lei exige:

• Prova de inscrição no Cadastro de Contribuintes estadual ou municipal, conforme o ramo e localização;
• Certidão de regularidade com a Fazenda Federal, Estadual e Municipal;
• Certidão de regularidade com o FGTS;
• CNDT - Certidão negativa (ou positiva com efeito de negativa) relativa a débitos trabalhistas, nos termos da lei 12.440/11.

Destaque: a nova lei autoriza a dispensa de documentos cuja verificação possa ser feita diretamente por sistemas públicos, como o Compras.gov.br ou o SICAF - o que não elimina a responsabilidade da empresa pela manutenção da regularidade atualizada.

Mesmo com a digitalização dos processos, a inabilitação por falhas formais ainda é uma realidade comum. Os principais cuidados que empresas devem adotar são:

• Atualizar regularmente seus registros societários e garantir que os dados no CNPJ e na junta comercial estejam consistentes;
• Manter a documentação fiscal e trabalhista sempre válida e de fácil acesso;
• Verificar prazos de validade das certidões antes de cada participação em licitação;
• Acompanhar os editais com atenção, já que alguns exigem documentos complementares, dependendo do objeto do contrato;
• Ter assessoria jurídica especializada para antecipar riscos e garantir a conformidade documental.

Além disso, o uso do SICAF - Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores pode ser um aliado importante, permitindo o registro prévio e facilitando a habilitação automática em muitas licitações eletrônicas.

A lei 14.133/21 trouxe avanços significativos ao modernizar e digitalizar os procedimentos de habilitação nas licitações públicas. No entanto, essas mudanças também impuseram novas responsabilidades às empresas, especialmente no que diz respeito à manutenção da regularidade documental e à atenção aos detalhes previstos nos editais.

Para evitar inabilitações por falhas formais - muitas vezes simples, mas decisivas - é fundamental contar com a assessoria de um advogado especializado em licitações e contratos administrativos. Esse profissional é essencial para interpretar corretamente as exigências do edital, verificar a validade e a consistência da documentação apresentada, orientar a empresa quanto ao uso de sistemas como o SICAF e, sobretudo, garantir segurança jurídica na participação em certames públicos.

Em um ambiente cada vez mais competitivo, ter uma atuação preventiva e estratégica faz toda a diferença. Empresas que investem em conformidade documental e assessoria jurídica especializada aumentam suas chances de sucesso, firmando contratos sólidos com a Administração Pública e crescendo de forma sustentável no mercado de compras governamentais.