Como reduzir custos trabalhistas com o banco de horas

O custo das horas extras

Para muitos empresários, a folha de pagamento representa um dos maiores custos fixos do negócio e, quando entram em cena as horas extras, a conta cresce rapidamente.

Cada hora a mais trabalhada além da jornada significa pelo menos 50% de acréscimo sobre o valor normal, podendo ser ainda maior conforme a convenção coletiva. Isso sem falar nos reflexos: férias, 13º salário, FGTS e encargos.

O resultado é um gasto que parece pequeno mês a mês, mas que, acumulado ao longo do ano, pode se transformar em um acréscimo relevante para a empresa.

E o impacto não é apenas financeiro: em 2024, as horas extras lideraram o ranking de temas nas reclamações trabalhistas, com 70.508 processos julgados, um crescimento de 19,7% em relação a 2023.

Em outras palavras, além de impactar o caixa, é também uma das principais fontes de passivo trabalhista para empresas.

O perigo dos pagamentos "por fora" e da compensação de horas irregular

Para reduzir os custos imediatos com horas extras, muitas empresas recorrem a práticas arriscadas: realizam pagamentos "por fora", sem registro oficial, ou firmam acordos de compensação mal estruturados, combinados diretamente com os empregados e sem qualquer formalização.

No curto prazo, pode até parecer uma economia. Mas, na prática, essa conduta abre espaço para um grande passivo trabalhista.

Não é incomum que bancos de horas informais ou mal elaborados sejam declarados inválidos em uma ação judicial, obrigando a empresa a arcar com todas as horas extras acumuladas, acrescidas de reflexos.

Os riscos de uma compensação de horas mal estruturada

Imagine a seguinte situação: sua empresa permite que os funcionários façam compensações de jornada "na confiança", sem termo escrito ou controle adequado. Algum tempo depois, um ex-empregado entra com uma reclamação trabalhista.

No processo, o juiz, como já ocorre com frequência na Justiça do Trabalho, desconsidera o banco de horas por falta de formalização, controle e transparência do banco de horas e determina o pagamento de todas as horas extras do período.

O que parecia uma economia se transforma em uma cobrança judicial de milhares de reais, acrescida de reflexos em férias, 13º, FGTS e INSS.

E como eu sempre digo: o impacto de um processo trabalhista vai além do jurídico - afeta o tempo da gestão, o caixa e a rotina do negócio, tirando o foco do empresário daquilo que realmente importa: fazer a empresa crescer.

Em casos extremos, a condenação pode comprometer a própria continuidade da empresa.

O que é banco de horas e como funciona?

Você não precisa recorrer a pagamentos por fora ou a compensações irregulares para reduzir custos. A CLT, atualizada pela reforma trabalhista (lei 13.467/17), autoriza a utilização do banco de horas, um sistema que permite flexibilizar a jornada e otimizar custos.

O ponto crítico está na formalização: quando o banco de horas não é estruturado corretamente, ele pode ser invalidado na Justiça e gerar um grande passivo trabalhista.

Como utilizar o banco de horas de forma estratégica

1. Escolha a forma de formalização

• Acordo individual (até 6 meses).
• Convenção ou acordo coletivo (até 12 meses).

2. Elabore um termo formal de banco de horas

O documento deve conter, no mínimo:

• Prazo de duração do acordo.
• Inclusão (ou não) de horas noturnas, domingos e feriados.
• Regras para tratamento de horas negativas.
• Procedimento para utilização do saldo: como e com quanto tempo de antecedência o funcionário deve comunicar a empresa para usufruir as folgas, evitando faltas inesperadas que prejudiquem a atividade.

Com esses pontos alinhados com o funcionário desde a implementação do banco de horas, o risco de se tornar uma dor de cabeça diminui consideravelmente.

1. Garanta um controle de jornada eficiente

• A marcação de ponto deve respeitar a portaria 671/21.
• O empregado deve ter acesso mensal ao saldo de horas positivas e negativas.
• Sem transparência, o banco pode ser anulado pela Justiça do Trabalho.

2. Respeite os limites legais

• O máximo permitido é de 2 horas extras por dia, não podendo ultrapassar 10 horas diárias.

3. Compense dentro do prazo ou pague como hora extra

• Se o prazo do acordo terminar sem compensação, a empresa deve quitar as horas com o devido adicional (mínimo de 50%) e reflexos legais.

Conclusão

Não deixe que um banco de horas mal estruturado se transforme em um passivo trabalhista para sua empresa. A formalização correta não é apenas uma exigência legal, mas uma estratégia de gestão que garante previsibilidade, transparência e segurança.

Contar com o apoio de um advogado trabalhista especializado é essencial: é ele quem estrutura o termo de banco de horas de acordo com a lei e com a convenção coletiva, define regras claras de compensação e orienta sobre os limites legais, evitando erros que poderiam custar caro no futuro.

Um banco de horas bem implementado garante economia real, reduz riscos de ações judiciais e fortalece a gestão de pessoas - permitindo que o empresário foque no que realmente importa: fazer sua empresa crescer com segurança.