Controladoria jurídica: A engrenagem da operação do escritório

Nos últimos anos, o termo "controladoria jurídica" passou a aparecer com frequência crescente em escritórios de advocacia de todos os portes. Mas, na prática, pouca gente para para explicar o que essa função realmente faz dentro da operação - e qual problema concreto ela existe para resolver. 

A resposta direta: A controladoria jurídica cuida da operação do escritório enquanto fábrica de prestação de serviço jurídico. Ela garante que o caminho percorrido por cada processo, cada intimação e cada prazo seja consistente - e não dependa do esforço individual de quem, naquele dia, lembrou de checar. 

As perguntas que a controladoria jurídica responde no dia a dia, essa função existe para responder, de forma constante, a perguntas como:

• Toda intimação que chega está sendo tratada dentro do prazo certo? 
• O processo que entra hoje tem responsável, prazo e fluxo definidos desde o primeiro minuto? 
• Existe auditoria recorrente que pega o erro antes dele virar prejuízo? 
• Os indicadores que o escritório acompanha de fato mostram onde está o risco operacional? 

Quando essas perguntas não têm resposta clara - ou pior, têm resposta diferente dependendo de quem você pergunta - é sinal de que a operação está sustentada por esforço individual, não por processo. E esforço individual não escala, não se transmite quando alguém sai de férias, e falha exatamente nos momentos de maior volume, que são os momentos de maior risco. 

Uma função estratégica, não administrativa

É comum a controladoria jurídica ser tratada como tarefa de retaguarda - algo que roda em segundo plano enquanto o trabalho "de verdade" acontece nas mesas dos advogados. Na prática, é o contrário: ela é o que sustenta a previsibilidade e a segurança jurídica de toda a operação, e é o que permite que um sócio gestor tome decisões com base em dado real, não em percepção do momento. 

Um escritório com controladoria jurídica madura não tem menos trabalho - tem menos surpresa. E no direito, surpresa quase sempre tem nome: prazo perdido, intimação não tratada, processo sem responsável claro.

O que sustenta essa engrenagem 

Essa operação não se sustenta em uma única rotina, e sim em um conjunto de fluxos que se conectam entre si - desde o momento em que um processo entra no escritório até o momento em que um indicador mostra, com clareza, onde está o risco. É exatamente esse conjunto que vou detalhar nos próximos textos desta série, com base em uma implantação real, em curso, dentro de um escritório de advocacia.