Dever de guarda e exibição de contratos bancários

Em artigo publicado anteriormente, sustentei que a perícia grafotécnica realizada sobre documentos físicos digitalizados é procedimento que causou, e segue causando, graves injustiças e erros.

Este texto enfrenta a pergunta que normalmente vem logo em seguida: o que acontece quando o juízo determina, corretamente, que o banco apresente os documentos originais para a perícia, e a instituição responde que os descartou?

No contencioso de consignado do INSS, RMC, RCC e contratos não reconhecidos, é comum a instituição financeira sustentar duas teses incompatíveis entre si: que não teria o dever legal de guardar o documento e, ao mesmo tempo, juntar aos autos apenas cópia digitalizada de baixa qualidade, sem metadados e sem assinatura digital.

1. As duas normas que regem a digitalização e a guarda

A matéria é disciplinada por dois atos do Banco Central que se complementam. A resolução CMN 4.474/16 é a norma-mãe: define o que é digitalizar, como gerir o documento digitalizado e em que condições descartar a matriz física. A circular Bacen 3.789/16 é a norma técnica: fixa os parâmetros mínimos de qualidade que a digitalização precisa observar. Uma não vive sem a outra, e o banco está submetido a ambas. A própria ementa da Resolução delimita o objeto: dispõe sobre a digitalização e a gestão de documentos digitalizados relativos às operações realizadas pelas instituições financeiras, bem como sobre o procedimento de descarte das matrizes físicas dos documentos digitalizados e armazenados eletronicamente.

2. Digitalizar é obter imagem fiel e íntegra, não degradar prova

A norma não autoriza uma cópia qualquer. O conceito legal de digitalização exige fidelidade e integridade em relação ao documento origem: o art. 1º, parágrafo único, II, da resolução 4.474/16 define digitalização como o processo tecnológico que permite obter a fiel e íntegra imagem digital de um documento origem.

Para assegurar a autenticidade e a integridade, o art. 9º impõe a utilização de padrão de assinaturas digitais legalmente aceito, que permita a conferência das assinaturas durante todo o período de validade do documento. O art. 4º reforça a exigência: os procedimentos devem assegurar integridade, autenticidade, confidencialidade e rastreabilidade; proteção contra alteração e reprodução não autorizadas; padrão de qualidade da imagem que garanta a legibilidade e o uso; e indexação que permita a localização e a posterior conferência da regularidade das etapas. Em suma, se o banco apresenta arquivo degradado, sem assinatura digital e sem trilha, não cumpriu a norma que lhe servia de amparo.

3. Os padrões técnicos obrigatórios da circular 3.789/16

A circular 3.789/16 fixa exigências técnicas objetivas, e a distância entre elas e o que os bancos costumam juntar é evidente. A norma exige resolução mínima de 300 dpi (art. 2º, I); o banco costuma apresentar imagem de baixa resolução, insuficiente para o exame fino do traçado. A norma exige compressão sem perda de dados (art. 3º); o banco apresenta JPEG ou PDF com compressão com perda, que descarta informação da imagem. Exige também o formato PDF/A, TIFF ou PNG (art. 2º, II); o banco apresenta JPEG comum ou PDF sem preservação de fidelidade.

A norma exige indexação com responsável, cliente, data do documento origem e data da digitalização (art. 4º); o banco apresenta arquivo solto, sem metadados nem identificação de origem. E a resolução 4.474/16, art. 9º, exige assinatura digital em padrão legalmente aceito; o banco apresenta cópia sem qualquer assinatura digital ou aferição de integridade.

A própria norma do Banco Central proíbe a compressão com perda e impõe resolução mínima de 300 dpi. A degradação que inviabiliza o exame grafotécnico não é acaso tolerado: é violação do padrão que a instituição financeira estava obrigada a observar. Os elementos de indexação, responsável, data do documento origem e data da digitalização, são obrigatórios e podem ser exigidos da instituição.

4. Descartar o original não é um ato livre

A Resolução autoriza o descarte do documento origem após a digitalização, mas condiciona o ato. O art. 10, § 2º, determina que, previamente ao descarte, a instituição averigue se a eliminação do documento origem poderá, direta ou indiretamente, impedir, prejudicar, dificultar ou mitigar, por qualquer forma, a tutela judicial ou extrajudicial dos direitos e dos interesses que dele decorram, inclusive no que diz respeito à produção de provas e a consequência é clara: quem descartou o original não pode invocar o próprio ato de descarte para frustrar a perícia que lhe cabia viabilizar.

aí uma inversão que convém tornar explícita. A licitude do descarte não se presume pois é fato constitutivo da escusa do banco, e cabe a ele demonstrá-la. Precisaria provar que a digitalização observou os requisitos da resolução 4.474/16 e da circular 3.789/16 (imagem fiel, 300 dpi, compressão sem perda, assinatura digital, indexação) e que produziu a cópia de segurança guardada em local distinto. Não demonstrado esse cumprimento, o descarte não se comprova lícito, e a perda do original deixa de ser fato neutro: passa a indício de inobservância da própria regulamentação do Banco Central. O foco se desloca de "não tenho mais o original" para "prove que podia descartá-lo", e esse ônus, não satisfeito, pesa contra o banco.

5. Prazo de guarda: O que a norma diz e o que não diz

Duas coisas costumam se confundir. A resolução 4.474/16 não estabelece prazo de guarda do documento origem: nenhum artigo diz por quanto tempo o contrato deve ser conservado antes do descarte. O único prazo que traz, de cinco anos no art. 14, vale para a documentação de controles, testes e auditoria à disposição do Banco Central, não para o contrato.

A ausência de prazo fixo, porém, não libera a instituição. O descarte segue condicionado à averiguação prévia do art. 10, § 2º, e o dever de conservar imagem fiel, íntegra e autenticada permanece.

Isso apenas significa que uma exigência do tipo "guardar por tantos anos" não se apoia nesta norma: se sustentada, precisa de outra âncora, o prazo prescricional aplicável à pretensão. Convém a cautela de não atribuir à resolução 4.474/16 um prazo de guarda que ela não fixa; a retenção por prazo certo, se defendida, fundamenta-se no prescricional, não no ato do Banco Central.

6. A consequência processual: O ônus é do banco

Impugnada a autenticidade da assinatura, cessa a fé do documento particular (CPC, art. 428, I), e o ônus de provar a autenticidade passa a quem produziu o documento (CPC, art. 429, II). É o que consolidou o Tema 1.061 do STJ (REsp 1.846.649/MA, Rel. Min. Marco Aurélio Bellizze, 2ª Seção): impugnada pelo consumidor a autenticidade da assinatura constante de contrato bancário juntado pela instituição financeira, cabe a esta o ônus de provar a autenticidade, à luz do art. 429, II, do CPC.

Somadas as peças, o ônus é do banco. A instituição não pode se escusar alegando ausência de dever de guarda: ou apresenta o original, ou apresenta o digitalizado nos padrões que a norma exige, ou assume o ônus não satisfeito. A impugnação eficaz, por isso, não se esgota em negar a assinatura. Cabe requerer a exibição do original, sustentar a cessação da fé da cópia, atribuir ao banco o ônus do art. 429, II, suscitar, quando cabível, a possibilidade de montagem da firma ou de alteração do conteúdo e, diante da recusa injustificada ou da apresentação de material deliberadamente degradado, requerer a condenação por litigância de má-fé (CPC, art. 80, I e II).

Há, ainda, consequência específica quando a perícia se torna impossível por culpa do banco. Determinada judicialmente a exibição do documento origem para o exame e respondendo a instituição que o descartou, a exibição fica frustrada por conduta a ela imputável, e a recusa, nesse contexto, é ilegítima. Abre-se ao advogado requerer a aplicação do art. 400 do CPC, para que o juízo admita como verdadeiros os fatos que a perícia se destinava a provar, a inautenticidade da assinatura e a fraude alegada. A presunção é relativa, mas desloca o desfecho probatório contra quem inviabilizou a prova, orientação que os tribunais vêm aplicando à recusa injustificada de bancos em exibir contratos.

7. Síntese

Digitalizar não apaga o dever. A norma exige imagem fiel, íntegra e autenticada, e cópia degradada sem assinatura digital não cumpre a resolução 4.474/16. Degradar viola a circular 3.789/16: compressão com perda e resolução abaixo de 300 dpi contrariam exigência expressa, não são limitação tolerada. O descarte é condicionado, e sem a averiguação prévia do art. 10, § 2º, o banco não pode invocar a eliminação do original para frustrar a perícia. Não há prazo de guarda na norma, de modo que a retenção por prazo certo depende de outra âncora, o prescricional. O ônus é do banco: pelo Tema 1.061 do STJ e pelo art. 429, II, do CPC, impugnada a assinatura, cabe à instituição prová-la. E a perícia frustrada por culpa do banco aciona o art. 400 do CPC, autorizando que o juízo admita como verdadeiros os fatos que a prova demonstraria, a inautenticidade da assinatura e a fraude.