CEBAS-Saúde além da renovação: Governança contínua para preservar a certificação e a imunidade tributária

Para as entidades beneficentes ligadas à saúde, obter a CEBAS - Certificação de Entidade Beneficente de Assistência Social é apenas uma parte de um compromisso que se prolonga por toda a vigência da qualificação. Isso porque a sua manutenção e renovação dependem do acompanhamento contínuo dos requisitos formais e das contrapartidas, que abrangem a oferta de serviços ao SUS, os registros nos sistemas oficiais do MS - Ministério da Saúde e as decisões que envolvem a operação e a sustentabilidade financeira da instituição. É nesse acompanhamento, feito muito antes da renovação, que se criam as condições para preservar a certificação e, consequentemente, a imunidade tributária.

Essa dinâmica, porém, nem sempre é percebida. O CEBAS costuma ser associado apenas ao processo burocrático no MS. No entanto, uma análise mais atenta mostra que seus requisitos acompanham a entidade durante todo o período de vigência, com impactos na tomada de decisão da organização. Por isso, a ausência de mecanismos de gestão anteriores ao requerimento está na origem de muitos indeferimentos e cancelamentos.

De acordo com o MS, entre os principais motivos para o indeferimento do CEBAS na área da saúde está a inobservância de aspectos formais, como: ausência de instrumento contratual formalizado com o gestor do SUS, ou instrumento que não se refere ao exercício em análise ou abrange apenas parte do período; CNES - Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde desatualizado ou estabelecimento sem registro; falta de alimentação dos registros de produção; documentação contábil em desacordo com as NBC - Normas Brasileiras de Contabilidade; ou, ainda, estatuto desatualizado. Na prática, isso significa que organizações de saúde sem fins lucrativos, embora aptas a pleitear o CEBAS, enfrentam obstáculos que poderiam ter sido superados à época dos fatos, por meio de um diagnóstico de aderência às regras do CEBAS, o que possibilita intervenções mais assertivas.

Os marcos normativos do CEBAS (LC 187/21, decreto 11.791/23 e portaria GM/MS 7.325/25) estabelecem as condições para a certificação das entidades beneficentes e disciplinam seu acompanhamento pelos órgãos certificadores e fiscalizadores. No caso da saúde, a comprovação do cumprimento dessas condições está profundamente ligada à própria operação da instituição. Não se trata apenas de manter uma documentação organizada para uma eventual fiscalização, mas de assegurar que aquilo que a entidade faz esteja adequadamente registrado e amparado durante todo o ciclo de sua atividade.

Um dos pontos de atenção está nos “sistemas oficiais de informação”. O CNES, o SIH - Sistema de Informações Hospitalares, o SIA - Sistema de Informações Ambulatoriais e a CIHA - Comunicação de Informação Hospitalar e Ambulatorial fazem parte da rotina das instituições de saúde e são fontes importantes para comprovar os serviços prestados e suas quantidades. A estrutura cadastrada precisa estar atualizada e evidenciar o conjunto de estabelecimentos com atividade econômica na área da saúde, assim como a produção informada deve refletir os atendimentos efetivamente realizados.

Essa correspondência parece simples, mas depende de acompanhamento. Uma mudança na estrutura, um serviço que deixa de ser oferecido ou uma informação que não é atualizada podem gerar divergências nos registros oficiais e atrasar a análise do processo no MS, já que o ministério calcula a oferta ao SUS com base na totalidade da produção lançada nos sistemas.

Há, ainda, o acompanhamento dos demais “requisitos legais”. A entidade precisa verificar periodicamente sua situação em relação às gratuidades aplicáveis à modalidade de certificação escolhida, bem como zelar pelo cumprimento dos requisitos tributários que estabelecem, entre outras, regras sobre a remuneração de dirigentes e a aplicação dos recursos da organização. O estatuto, por sua vez, deve evidenciar a modalidade de oferta ao SUS e a atuação em conformidade com o princípio da universalidade, que preconiza o atendimento amplo e veda que a entidade dirija suas atividades exclusivamente a seus associados ou a uma categoria profissional. O estatuto deve, ainda, orientar as ações efetivas da organização.

No âmbito contábil, a atenção deve ser igualmente permanente. Por meio da portaria CEBAS, o MS fixa diretrizes específicas acerca da documentação contábil a ser apresentada de acordo com a modalidade de certificação pretendida, o que exige que as demonstrações mantenham estrutura, classificação e informações compatíveis com os requisitos aplicáveis. Não se trata, portanto, de uma preocupação restrita ao momento do protocolo: a organização deve estruturar seus processos contábeis ao longo de todo o período certificado, assegurando que os registros produzidos anualmente sejam capazes de demonstrar, de forma consistente, segregada e rastreável, o cumprimento dos requisitos do CEBAS-Saúde. A experiência revela, no entanto, o abandono dessas práticas ou, ainda, a elaboração de documentos distintos para fins de certificação e para a publicação do balanço, o que gera retrabalho desnecessário e confusão documental.

O ponto fundamental é que essa verificação não deveria acontecer apenas quando a renovação se aproxima ou em um momento de supervisão ou, pior ainda, em uma fiscalização da Receita Federal. Uma entidade pode cumprir determinado requisito no momento do pedido e, posteriormente, sofrer alterações em sua operação capazes de modificar essa condição. A gestão contínua permite perceber essas mudanças enquanto ainda há tempo para avaliar seus efeitos e tomar as providências necessárias para repactuar com o gestor do SUS ou, por exemplo, adotar estratégias para o cumprimento da contrapartida a partir da média da prestação de serviços no período de certificação.

Os “contratos com os gestores do SUS” merecem atenção semelhante, já que a prestação de serviços não pode ser analisada apenas a partir dos lançamentos nos sistemas gerenciais. É preciso verificar se existe instrumento contratual vigente que reflita a modalidade pela qual se pretende comprovar a condição beneficente durante todo o período certificado. Esse cuidado é particularmente importante, pois é comum que instituições com atuação exclusiva na gestão de espaços públicos pleiteiem o CEBAS sem ter produção própria, sob o argumento de possuírem contratos com o SUS, ou que busquem a certificação pela via da promoção da saúde apresentando atividades sem aderência ao rol taxativo fixado na LC 187/21.

Para quem olha apenas para a produção realizada, a situação pode parecer regular. Para fins de comprovação, entretanto, a ausência de lastro contratual pode comprometer o reconhecimento daquela atividade. Ainda que seja possível apresentar declaração expedida pelo gestor público, não há dúvida de que existe certa vulnerabilidade para a organização, já que a emissão do documento depende da disposição do gestor.

Outro aspecto de grande relevância para as entidades beneficentes diz respeito à “sustentabilidade financeira”. Essas organizações precisam manter uma estrutura econômica capaz de suportar as contrapartidas que oferecem, remunerar profissionais, preservar equipamentos, investir em infraestrutura e assegurar a continuidade de suas atividades. Essa sustentação costuma vir, em grande parte, dos atendimentos não SUS. A necessidade de soluções criativas para gerar receitas é ainda maior porque os repasses do poder público seguem a Tabela SUS, cujos valores estão defasados em relação aos custos reais das operações, o que gera desequilíbrio econômico-financeiro para as entidades.

A busca por receitas faz parte da administração de qualquer organização dessa natureza. O cuidado está em avaliar essas decisões também sob a perspectiva da certificação. A criação de uma nova atividade, uma alteração relevante na estrutura ou a ampliação de determinada fonte de receita podem alterar a atividade preponderante da entidade. Antes de mudanças desse tipo, é importante compreender como elas se relacionam com os requisitos do CEBAS e com a finalidade da organização.

É justamente nessa interseção entre contrapartidas, informações, contratos e sustentabilidade que a governança do CEBAS ganha importância. Nenhum desses elementos funciona isoladamente. O atendimento gera informação que precisa estar corretamente registrada e formalizada por instrumentos adequados, e toda essa operação precisa caber em uma estrutura economicamente sustentável. Quando essa engrenagem não é acompanhada de forma contínua, os problemas tendem a aparecer durante o monitoramento feito pelos órgãos fiscalizadores, quando já se tornaram mais difíceis de solucionar.

Identificar cedo uma inconsistência é decisivo para manter o CEBAS. Se ela for percebida durante o exercício, ainda é possível corrigir procedimentos e avaliar seus efeitos. No entanto, se a inconsistência não for corrigida, seja por desconhecimento, seja por intenção deliberada, a entidade poderá, na renovação ou ao ser supervisionada, ter de reconstruir uma operação antiga, recuperar informações de gestões anteriores ou lidar com documentos que já não estão disponíveis.

A rotina de gestão do CEBAS-Saúde não precisa ser complexa ou onerosa, mas exige olhar constante sobre o cumprimento das obrigações e a antecipação de cenários e impactos. Um calendário de obrigações e prazos, conferências periódicas dos sistemas e dos indicadores relacionados ao atendimento ao SUS, controle centralizado dos contratos e relatórios objetivos para a direção podem evitar que o acompanhamento fique restrito a momentos de urgência.

Para reduzir os impactos das trocas de gestão, recomenda-se pedir as declarações dos gestores anualmente. Essa medida permite manter a documentação atualizada e evitar a necessidade de requerer, de forma retroativa, declarações a gestores que não acompanharam diretamente a prestação dos serviços no período correspondente.

O CEBAS-Saúde tem de estar inserido na governança da instituição, e não funcionar como uma preocupação esporádica do calendário administrativo. Sua manutenção depende de uma cadeia de decisões que começa muito antes da certificação e envolve múltiplos setores da organização, como administração, contabilidade, contratos, negócios e direção.

O CEBAS é resultado do cumprimento de condições que precisam permanecer presentes durante toda a vigência da certificação. Administrá-la continuamente significa, em última análise, fazer com que a realidade da instituição, seus registros e suas obrigações caminhem na mesma direção. Trata-se de uma tarefa menos visível do que a obtenção da qualificação, mas é justamente ela que assegura seus efeitos e permite usufruir da imunidade tributária com segurança, sem as surpresas de um indeferimento, que interrompe o CEBAS, ou de um cancelamento, que, além de cessar os efeitos tributários, retroage ao momento do descumprimento da obrigação e exige a restituição dos tributos indevidamente desonerados.