O CPC de 2015 trouxe inúmeras novidades para as empresas. Uma dessas, relacionada ao terreno das provas, está na possibilidade de produção forçada de provas.
Isso quer dizer, por exemplo, que, em uma ação movida por um paciente contra um Hospital, por um comprador contra uma construtora, por um paciente contra um cirurgião-dentista, etc., o juiz pode forçar a empresa a apresentar documentos ou coisas que estejam em sua posse e que, segundo o julgador, sejam necessários para a elucidação de fatos. Tudo isso, entre outras coisas, dando-se a possibilidade de que o juiz determine, dependendo do caso, multa diária, busca e apreensão, ou outras medidas ainda mais gravosas.
Como todas as empresas manejam com informações, os cuidados devem, portanto, ser redobrados, seja com o registro, seja com a guarda dessas.
Quanto ao registro, em primeiro lugar, não devem ser inseridos em documentos, mesmo que internos, comentários ou informações laterais ou desnecessárias, principalmente aqueles que não refletem a posição da empresa, mas somente de um funcionário. Como sabido, afinal, os documentos escritos, quando analisados, muitas vezes perdem o contexto em que foram criados, podendo levar a interpretações equivocadas sobre o que efetivamente ocorreu.
Quanto à guarda, da mesma forma, a organização se faz ora muito mais relevante. Em uma demanda contra uma construtora, movida por um comprador, por exemplo, é extremamente importante que, ao ser compelida a exibir documentos, a empresa tenha as plantas organizadas e identificadas temporalmente, com as alterações procedidas em cada versão e, principalmente, com menção precisa sobre qual é a versão final e definitiva. A advocacia preventiva, como sempre, é muito mais efetiva e menos custosa; investir hoje em novas políticas de documentos certamente reverterá em grandes economias futuras para as empresas.
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*Vitor Lia de Paula Ramos é sócio do escritório Silveiro Advogados.