No mundo atual, os escritórios de advocacia que já adotaram sistemas tecnológicos para ajudá-los no dia a dia se destacam quando o assunto é segurança, otimização de tempo, economia, entre outros tópicos.
Uma das principais tecnologias que vieram para revolucionar a área jurídica é o gerenciamento eletrônico de documentos e e-mails, também conhecido pela sua sigla GED. Esta ferramenta, já utilizada por escritórios de advocacia em todo o mundo,pode gerar diversas vantagens para os escritórios. Confira as principais:
- Organização dos dados: O GED permite que as empresas organizem e armazenem todos os arquivos de forma digital, o que facilita na busca e centralização das informações. Com isso, o sistema elimina a necessidade de procurar documentos manualmente em pilhas de papéis antigos ou em caixas de e-mails.
- Economia de papel: O uso do GED reduz as impressões excessivas e o armazenamento físico de documentos. Isso não apenas contribui para um ambiente de trabalho mais organizado, mas também ajuda a diminuir os custos associados à compra e descarte do material.
- Mobilidade: Com o gerenciamento eletrônico de dados, os advogados podem acessar os arquivos de qualquer lugar, a qualquer momento e de qualquer dispositivo. Para escritórios de advocacia que possuem o modelo de trabalho híbrido ou remoto, esse é um fator essencial.
- Controle de acesso: Para quem deseja mais segurança de dados, o GED permite um controle preciso sobre quem pode acessar e/ou editar documentos e e-mails. Essa funcionalidade ajuda a manter a confidencialidade e a proteção das informações dos casos/clientes, o que também garante a adequação às regulamentações de privacidade (LGPD).
- Gerenciamento de e-mails: Essa ferramenta permite que, ao enviar e-mails, o usuário escolha o cliente/caso relacionado. O e-mail, e suas respostas, são salvos automaticamente na pasta virtual.
- Linha do Tempo: O sistema mantém um histórico detalhado de todas as atividades realizadas em documentos e e-mails, permitindo a consulta de edições e versões anteriores, de forma rápida e intuitiva.
- Um dos sistemas de GED mais utilizados no Brasil, e no mundo, é o iManage Work. A plataforma funciona em nuvem e pode ser utilizada por escritórios a partir de 5 usuários.
Em suma, o gerenciamento eletrônico de documentos é uma ferramenta completa e supereficaz para os escritórios de advocacia que querem modernidade junto à organização, segurança e colaboração aprimoradas.