Quarta-feira, 21 de agosto de 2019

ISSN 1983-392X

Gestão estratégica de Departamento Jurídico

Marcela Pinheiro Leite

A mudança do conceito de departamento jurídico e de advogado foi o vento que impulsionou as mudanças em novas direções; e é sobre a gestão estratégica de Departamento Jurídico que vamos tratar neste artigo.

terça-feira, 17 de abril de 2018

1. Introdução

Anteriormente ao cursar Direito deslumbrávamos apenas duas opções: os concursos públicos ou a carreira em escritórios jurídicos. Ocorre que atualmente temos uma nova vertente para os causídicos, qual seja, a gestão de Departamentos Jurídicos de empresas.

A mudança do conceito de departamento jurídico e de advogado foi o vento que impulsionou as mudanças em novas direções; e é sobre a gestão estratégica de Departamento Jurídico que vamos tratar neste artigo.

JP Morgan já previa isso ao afirmar em sua ilustre frase: "Eu não contrato advogados para me dizer que eu não posso fazer o que eu quero, e sim para me dizer como eu posso fazer o que eu quero". Fica nítido a expectativa de mudança da figura do advogado apenas estudioso da doutrina e conhecedor da jurisprudência, hoje o mercado e as grandes empresas pedem mais, ou seria melhor dizer que elas precisam de mais! Posto que precisam de advogados empresários.

Para demonstrar como as mudanças estão ocorrendo iremos apresentar um caso concreto com a implementação da gestão estratégica na empresa chamada, ficticiamente, de Equipamentos Ltda., por preservação do negócio da Sociedade, com todas as nossas conquistas, obstáculos e resultados.

2. Administração estratégica

Para a implementação do Jurídico Interno da Equipamentos Ltda. levou-se em consideração a aplicação da administração estratégica, ou seja, aquela baseada em uma análise prévia do ambiente, por meio da qual se determinam as diretrizes organizacionais, com a posterior definição do modelo de departamento que será implementado dentro da formulação da estratégia.

Podemos assim assemelhar a administração estratégica a um plano de ação (PDCA) mais complexos, posto que também deverá haver a definição das ações que serão tomadas após a coleta e a análise de dados; incidindo sobre ações que devem ser colocadas em prática.

Assim, vale se ressaltar que a decisão por seguir com os preceitos estabelecidos pela administração estratégica foi baseada no fato de que com tal ferramenta é possível fornecer um produto adequado e confeccionado sob medida Equipamentos Ltda. supre as necessidades desta empresa, mas que pode deixar de suprir ou exceder a necessidade de outras.

Sendo ultrapassadas as três primeiras fases mencionadas nas linhas acima, foi realizada a implementação do setor, por meio da estratégia traçada, com a posterior manutenção, contínua, do controle estratégico apenas. Seguiu-se com o processo de administração estratégica da seguinte forma, com a devida realização de feedbacks após cada fase: 1) Análise do ambiente (interno e externo); 2) Diretriz organizacional (missão e objetivos); 3) Formulação da estratégia; 4) Implementação da estratégia; 5) Controle estratégico.

3. Estrutura e realidade do Departamento Jurídico Interno da Equipamentos Ltda. e Tecnologia da informação

Atualmente o Departamento Jurídico visa à criação e/ou formalização dos processos operacionais, mas já realiza palestras sobre temas jurídicos para os colaboradores da Equipamentos Ltda., faz análise de contratos, o gerenciamento do contencioso, tendo sido implementada a política de acordo e a revisão semestral de teses, acompanha os trabalhos de secretaria societária, participa dos procedimentos para aplicação de medidas disciplinares, realiza auditoria para gerenciamento de risco, está em processo de regularização de todos os imóveis da empresa, resguardando de tal forma seu patrimônio; atua na recuperação de crédito, acompanha os processos que versam sobre marcas e patentes, bem como, compõe o comitê de análise de requisitos legais, administra seus escritórios parceiros e efetivamente desenvolve a gestão de pessoas. Além disso, colabora com o planejamento estratégico e orçamentário da empresa, apresenta relatórios gerenciais à Presidência e Diretoria, assim como, realiza fóruns e reuniões semanais de equipe e com a Diretoria.

Com a implantação do Jurídico Interno logo se pensou em uma ferreamente por meio da qual pudéssemos gerenciar os resultados, bem como, acompanhar as demandas e que nos trouxesse outros benefícios. De tal forma foi modificada a ferramenta de acompanhamento que atualmente tem seus resultados sendo validados por uma auditoria externa. Por meio da ferramenta mencionada são gerados relatórios gerenciais e realizado o planejamento semanal para atendimento de todas as demandas. O sistema adotado é alimentado pelas colaboradoras do Departamento Jurídico e sofre auditoria interna semestral, conferindo de tal forma maior segurança a informações prestadas ou aquelas apenas armazenadas.

4. Parceiros (Consultorias Jurídicas e Contábeis)

A Equipamentos Ltda., além de seu Departamento Jurídico, conta com o auxílio de mais três escritórios externos, sendo que dois deles atuam na área tributária e um deles presta serviços referentes às relações trabalhistas e sindicais; sendo levado em consideração para a escolha de seus parceiros a análise de suas expertises.

Os escritórios externos são bem mais do que meros fornecedores, de tal forma que todos buscam, em conjunto com o Jurídico Interno, manter uma boa relação de parceria, todos com o mesmo entendimento que fazem parte de um único time. A parceria se faz tão estreita que já passamos por experiências que foi necessário um dos advogados do escritório terceirizado atuar de forma mais pressente nas férias de um dos colaboradores do Jurídico Interno para que a Equipamentos Ltda. não tivesse de contratar um novo colaborador.

Assim afirmamos que os escritórios externos fazem parte da Equipamentos Ltda., sendo até mesmo um deles parte da história da empresa, uma vez que nos acompanha há mais de 10 anos.

5. Gestão de pessoas e Planejamento

Subordinado à Presidência e à Diretoria, é composto atualmente por 03 (três) profissionais, sendo: 01 assistente jurídica, 01 advogada júnior e 01 advogada sênior, responsáveis pelo suporte jurídico, análise jurídica e coordenação das atividades jurídicas.

A advogada sênior, contratada em 2011 como advogada júnior, teve o desafio de efetivar a implementação do Departamento Jurídico da Equipamentos Ltda., assumindo a função sênior em 2013.

A assistente jurídica ingressou como estagiária e posteriormente foi efetivada no quadro de colaboradores da empresa; de tal forma se vê o quanto a empresa investe na "prata da casa", incentivando o crescimento profissional de seus próprios colaboradores, na maioria das vezes preferindo fazer seleções internas a abrir suas portas para novos colaboradores.

A gestão de pessoas na Equipamentos Ltda. é vista e tratada com tanta prioridade que um dos seus principais objetivos é tornar-se uma das melhores empresas para se trabalhar no estado do Ceará.

O Departamento Jurídico participa de forma efetiva do Planejamento Estratégico da Empresa, bem como, do Plano Orçamentário contribuindo e gerenciando pacotes ou planos estratégicos, dependendo de sua atuação, em conjunto com as demais áreas, a melhoria dos resultados e crescimento da empresa.

6. Gestão de processos

Como visto linhas acima os processos originários do Departamento Jurídico são variados, fazendo com o que o atendimento dado à empresa seja o equivalente a um escritório jurídico internalizado como a seguir veremos 03 (três) dos principais:

6.1. Palestras sobre temas jurídicos

As palestras sobre temas jurídicos são realizadas em parceria com a área de treinamento da empresa, a qual recebe demandas sobre quais temas os colaboradores sentem dificuldade ou tem duvidas, também sendo sugeridos temas pelo próprio Departamento Jurídico.

As palestras em questão sempre versam sobre temas ligados à rotina da Equipamentos Ltda., de tal forma que a introdução, mesmo que superficial, ao conhecimento jurídico dirimi e otimiza os trabalhos.

Por meio deste produto o Jurídico leva conhecimento ao demais colaboradores, melhor capacitando-os ao exercício de suas funções.

6.2. Análise e confecção de contratos

A Equipamentos Ltda. firma contratos, como já anteriormente dito, para locação de guindastes e outros equipamentos capazes de realizar serviços de transportes, armazenamento e logística para cargas especiais.

Com isso, todos os contratos firmados, relativos aos negócios da empresa, são necessariamente confeccionados ou analisados pelo Departamento Jurídico Interno.

Quando da necessidade de confecção o Departamento confecciona minutas padrões que são inseridas em um sistema que fica disponível aos usuários da área comercial; com isso, o atendimento e retorno ao cliente se dará de forma mais célere e por muitas vezes faz-se até mesmo desnecessária nova consulta ao Departamento Jurídico.

Já em relação às análises contratuais são emitidos pareceres nos quais são sugeridas manutenção, alteração da redação contratual e/ou inclusão e exclusão de termos, sempre visando resguardar os interesses da Equipamentos Ltda., sem que sejam inviabilizados os negócios a serem firmados.

Foi implementado um procedimento para requerimento de análise/confecção contratual, de tal forma que atualmente todas as demandas conseguem ser atendidas em no máximo 05 (cinco) dias úteis.

Este é um dos principais momentos que se apresenta a figura do advogado empresário, com a viabilização das negociações por meio do gerenciamento de risco contratual.

6.3. Gestão do contencioso (política de acordo e revisãode teses)

A maioria dos processos foram internalizados, mas também contamos com o auxílio de escritório externos, nossos parceiros, para a efetivação da gestão do contencioso, como já dito linhas acima.

Por segurança as ações que tenham valor financeiro elevado são conduzidas pelos escritórios externos, mas permanecem sendo acompanhadas pelo Departamento Jurídico.

Após a internalização dos processos foi possível reduzir as perdas com passivo trabalhista, tendo em 2012 sido evitada a perda de valores superiores a R$ 450.000,00 (quatrocentos e cinquenta mil reais).

A redução se deu após a implementação efetiva da política de acordo, bem como, com a revisão de todas as teses jurídicas apresentadas nas defesas da empresa.

7. Resultados do Departamento Jurídico Interno da Equipamentos Ltda. e Principais desafios

A internalização dos procedimentos com a implementação do Departamento Jurídico ultrapassou a margem dos benefícios em relação à otimização do tempo de resposta às áreas clientes, à Diretoria ou a Presidência, com a implementação da política de acordo proposta e conduzida pelo Departamento emquestão foi possível reduzir as perdas da Equipamentos Ltda., como já visto, em mais de R$ 450.000,00 (quatrocentos e cinquenta mil reais), realizando também a redução de despesas administrativas, novo sistema de acompanhamento processual e leitura de publicações, em mais de R$ 30.000,00 (trinta mil reais), além de vir impossibilitando, por meio de estratégias processuais e consultivas, com o auxílio do Departamento de Pessoal e da área de Recursos Humanos da Empresa, o aumento da quantidade de demandas trabalhistas em trâmite.

Hoje, os principais desafios são os de encontrar profissionais com o perfil empresarial, facilitando e viabilizando de tal forma os trabalhos à serem realizados pelo Departamento Jurídico sempre com o objetivo e foco na gestão estratégica; e a dificuldade das próprias áreas clientes nos enxergarem como profissionais capazes de estar presente nas tomadas de decisão e fechamento de negócios, já que na maioria das vezes os advogados são vistos apenas como especialistas em legislação, sem visão comercial. Este é um desafio diário que precisamos enfrentar, precisamos demonstrar a que viemos e para que viemos!

*Marcela Pinheiro do departamento jurídico da Betânia Lácteos.