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Quando buscar ajuda profissional na gestão de escritórios de advocacia

Escritórios de advocacia são como tabuleiros de xadrez onde cada peça tem sua função, por menos importante que possa parecer.

terça-feira, 29 de março de 2022

(Imagem: Arte Migalhas)

Faço uma comparação metafórica da gestão de um escritório de advocacia com um jogo de xadrez, em que o movimento de qualquer peça pode mudar (e às vezes muda), de maneira radical as opções de jogadas futuras e toda a distribuição de forças e dentro do tabuleiro. Além dos desafios normais a que qualquer empresa está sujeita (concorrência, qualidade de seus produtos, marketing, atendimento, etc.), existem outros fatores inerentes às características do negócio dos escritórios de advocacia e, principalmente, à profissão de advogado.

O principal fator que temos que considerar é a formação acadêmica do advogado que concentra 100% de sua formação nos aspectos técnicos do direito e na prática da advocacia desconsiderando totalmente a opção de que este advogado poderá no futuro se transformar num proprietário de um escritório de advocacia. Todo escritório de advocacia é uma empresa que pode ser muito simples (sociedade unipessoal), mas mesmo assim ter obrigações diferentes da pessoa física e, portanto, necessitam de uma pequena ajuda externa.

À medida que este escritório cresce, aumentam as complexidades exigindo cada vez mais a atenção do(s) sócio(s) que o administram e "roubando" destes o tempo que é destinado à própria advocacia e também maior conhecimento gerencial para dirigir e governar seu negócio sem ter tido a devida formação e todo o conhecimento já desenvolvido no mundo da gestão empresarial.

O crescimento dessa complexidade não acompanha o crescimento das receitas (faturamento) que cresce de maneira orgânica sem grande oscilações ou solavancos. Ela normalmente é percebida quando a estrutura organizacional começa a demostrar fraquezas ou limites no acompanhamento desse crescimento e força os gestores a tomarem alguma decisão para corrigi-la. Podemos ilustrar com os gráficos a seguir como isto acontece:

Curva da receita (faturamento)

Curva de custos fixos

Cada degrau no gráfico da direita representa uma decisão tomada e seu respectivo aumento nos custos. Podemos dar como exemplos: a contratação de uma secretaria para ajudar no atendimento ou a contração de um software, ou o aumento de área física etc.

Outro fator a ser considerado é a psicologia comportamental do advogado e é necessário entendê-lo, para poder analisar e compreender a forma com que vários escritórios estão estruturados e geridos. A mais importante é a baixíssima tolerância a falhas, pois pela própria profissão e de seu trabalho, o advogado não se pode dar ao luxo de cometer falhas em seus argumentos, documentos apresentados ou citações (sejam de Leis, doutrina ou jurisprudência), sob o risco de seus argumentos serem destruídos por seus oponentes; sem falar em falhas mais banais, porém muito mais graves, tais como: perdas de prazo, não recolhimento de custas etc., que desqualificam o processo perante o tribunal, sem entrar no mérito da questão envolvida.

A gestão de empresas no cenário atual altamente competitivo e em contínua mutação, e agora em recessão, exige de seus gestores características como criatividade, resiliência e inovação, que passam, obrigatoriamente, por processos de experimentação, aprendizado com as falhas (e não repetição delas) e constantes correções de rumo.

Esse processo dinâmico se opõe frontalmente ao comportamento ao qual o advogado foi treinado e está acostumado a ter em relação à solução de seus desafios, que exige do advogado gestor uma formação que ele não teve na universidade e também uma atualização constante a que sequer tem tempo disponível para se dedicar.

Se colocarmos todos os fatores juntos, ou seja, desconhecimento técnico acadêmico de gestão somado ao aumento constante da complexidade de seu negócio e a própria característica da profissão, geralmente chegamos a um ponto onde o advogado gestor se vê sufocado pelas necessidades gerenciais e tendo a sensação que as horas diárias de dedicação não são mais suficientes e gerando stress, insatisfação e frustação.

Dependendo da velocidade de crescimento, do tamanho do escritório e da capacidade gerencial do(s) sócio(s) esse momento pode ocorrer em diferentes fases do crescimento, mas SEMPRE acontece é exatamente nesse cenário que cresce muito a importância da contratação de uma consultoria, que irá acrescentar aos gestores o conhecimento específico e a experiência na gestão empresarial.

Esse ajuste será diferente para cada escritório e caberá ao consultor identificar as limitações de cada um ou ajudar a resolver aquelas já identificadas por seus gestores. Existem dezenas de pontos a ser melhorados e, apenas exemplificando, cito alguns que considero mais críticos (a ordem de importância deve ser definida pela necessidade do escritório):

- definição da estrutura organizacional /administrativa correta;

- definição da estrutura decisória a ser adotada;

- definição da estrutura de relativização dos sócios (repartição do lucro);

- adoção da tecnologia correta para o tipo da advocacia exercida;

- adoção da filosofia de "gestão do conhecimento";

- adoção de sistemas de extração de informações internas (BI é apenas uma delas);

- criação de controles e apropriação de custos;

- adoção de plano estratégico em curto e médio prazos;

- criação e acompanhamento de orçamentos e precificação de serviços;

- adoção de políticas de retenção de talentos e motivação profissional;

- adoção de plano de carreira e de remuneração para a equipe jurídica e do back office.

Como escolher a consultora certa? Difícil, mas existem alguns pontos que devem ser observados antes da contratação para não ter frustração futura:

- Se possível tenha a noção exata da necessidade para buscar a consultoria específica.

- Lembre sempre que normalmente o que sentimos são os sintomas do problema (como uma doença) e a sua causa pode não ser aquela aparente, além disso, podem existir várias causas concomitantes. Somente uma empresa com grande experiência e vivência em casos semelhantes pode ajudar corretamente.

- Cerifique-se que a empresa tenha a experiência necessária para o seu caso.

- Solicite desta a confirmação de casos semelhantes resolvidos.

- Consulte clientes já atendidos. Na impossibilidade disto, busque referências no mercado e outra áreas de atuação e verifique o padrão de atendimento.

- Evite empresas que tragam produtos ou soluções chamadas "de prateleira". Cada escritório é único, exige uma análise detalhada e a proposição de uma solução específica.

- Não siga ou copie cegamente a solução utilizada em outro escritório, porém se tiver acesso procure conhecer melhor qual era os problemas, como foi resolvido e quem o executou. Isto pode evitar muita dor de cabeça futura.

- Nunca contrate software antes de analisar detalhadamente o problema. A ilusão de que se "aperta um botão" para resolver o problema leva inexoravelmente à frustação.

- Cuidado com "surfadores de hypes" que utilizam demasiadamente expressões que estão na moda. Não existe uma solução magica ou tecnologia que resolva tudo!

Importante: escritórios de advocacia são e formados por pessoas e que na maioria das vezes os problemas são gerados por dificuldades na liderança, no gerenciamento, na motivação, orientação e no treinamento dessas mesmas pessoas. Não basta somente se preocupar somente com procedimentos e problemas de tecnologia. Escritórios de advocacia são como tabuleiros de xadrez onde cada peça tem sua função, por menos importante que possa parecer e a sua gestão correta associada ao planejamento antecipado das "jogadas" são fatores fundamentais para a vitória da partida.

Atualizado em: 29/3/2022 10:05

José Paulo Graciotti

VIP José Paulo Graciotti

Consultor, sócio e fundador da GRACIOTTI Assessoria Empresarial.