A planilha perfeita para gestão de escritórios de advocacia

A minha experiência ao longo dos meus 35 anos de atuação e consultoria em escritórios de advocacia mostra que é muito difícil apresentar a sócios gestores um relatório que os satisfaça completamente. É um processo contínuo, pois à medida que qualquer relatório contendo as informações existentes é apresentado provoca ou estimula a curiosidade dos sócios para conhecer sempre mais detalhes ou outras formas de apresentação. É a principal razão porque a maioria dos escritórios não se contenta com os relatórios pré-formatados existentes nos atuais sistemas de gerenciamento.

Outro ponto interessante de se analisar é que essa curiosidade ou necessidade que todos os sócios têm de receber informações mais detalhadas é estimulada basicamente por dois grandes motivos.

- Primeiro e mais importante, obviamente é conhecer melhor o funcionamento da estrutura e ter melhores subsídios para a tomada de decisões de correção de rumo do negócio.

- Segundo e não menos importante é fornecer informações que determinarão a importância relativa entre os sócios.

A grande maioria dos escritórios sabe a sua margem média total de lucro, mas apenas uma pequena parte sabe aprofundar essa informação para suas áreas de atuação, suas equipes, seus clientes e até seus assuntos.

Essa falta de informação mais detalhada é resultado de alguns fatores que existem nos escritórios e que podem ocorrer isoladamente ou conjuntamente. São esses os mais importantes:

- Não utilização de Timesheet. Alguns escritórios não adotam o timesheet de maneira generalizada e outros o utilizam apenas para os casos onde a cobrança dos honorários é feita na base horaria. A não adoção do timesheet (total ou parcial) é, no meu ponto de vista a principal causa dessa ignorância gerencial na maioria dos escritórios.

- Controles financeiros pouco detalhados. Para que se possa ter resultados detalhados é preciso ter controles detalhados! Um plano de contas financeiros apropriado com controles de receitas e de custos diretos e fixos é fundamental para se chegar a controles gerenciais mais apurados, aqueles escritórios que apenas fazem a apuração do lucro de maneira geral computando todas as receitas e os desencaixes num determinado período a ignorância gerencial é igual à forma da apuração do lucro, ou seja, geral!

- Estrutura mal definida. Para que se possa aferir resultados mais detalhados é necessária uma estrutura mínima de organização produtiva. Pode ser feita dividindo-se o escritório em equipes vinculadas a sócios coordenadores, ou por áreas de atuação do direito (ex. fiscal trabalhista, etc.), ou por operações, ou ainda por tipos de negócio de clientes (ex. agro, tecnologia, etc.).

- Margem de lucro alta. Este também é um dos fatores comuns na inexistência de controle mais detalhados, pois a grande remuneração dos sócios desestimula fortemente a adoção desses controles. O velho ditado que diz "não se mexe em time que está ganhando" se faz presente nesses casos.

Para aqueles escritórios mais estruturados e com controle financeiros detalhados ainda existem empecilhos para se conseguir chegar a um relatório que satisfaça as exigências e curiosidades de todos os sócios. A situação ideal é desenvolver um "dashboard" interativo e atualizado para poder se responder a todas as demandas, mas em vários casos, por limitações tecnológicas isto não é possível. Sistemas gerenciais mais antigos são a principal limitação nesses casos.

Como toda e qualquer empresa tem a ferramenta Excel, apresento a seguir uma opção menos sofisticada, mas não menos eficiente para se conseguir um relatório que satisfará toda e qualquer demanda por informações detalhadas de sócios gestores. Lembrando das premissas para que esse relatório possa ser produzido:

- Adotar o timesheet para todas as atividades

- Existir um sistema de gerenciamento (ERP)

- Existir uma estrutura organizada de divisão do trabalho

O conceito utilizado para essa planilha é ter um registro (uma linha) para cada lançamento feito no timesheet e acompanhá-lo desde o seu início (lançamento do advogado) até o seu final (quitação da fatura).

Do timesheet se extraem as seguintes informações:

Data do lançamento: (Ano/Mês/Dia)

Advogado: (Sigla ou Nome)

Sócio Resp.: (Sócio Coordenador da área/equipe se houver).

Horas Marcadas no período: (Lançadas no timesheet)

Horas Faturadas no período: (Após revisão do socio)

Descritivo do trabalho: (Descritivo lançado no timesheet)

Dos cadastros (sistema de gerenciamento) se extraem as seguintes informações:

Advogado: (Sigla ou Nome)

Rate: (Taxa horaria de cobrança)

Classificação: (sênior, pleno, etc.)

Setor / Área: (Área a que pertence e/ou equipe se existir)

Cliente: (Código ou nome do cliente)

Data abertura do Cliente: (Data de inserção no ERP)

Sócio Resp. Cliente: (Sócio responsável pelo Cliente)

Assunto/Caso: (Assunto/caso/projeto/operação/processo)

Data abertura do Assunto: (Data de inserção no ERP)

Sócio Resp. Assunto: (Sócio Responsável pelo Assunto/Caso/ Contrato, etc.).

Do faturamento (sistema de gerenciamento) se extraem as seguintes informações:

Cliente: (Código ou nome do cliente)

Tipo: (jurídica, física, local, exterior)

Ramo de atividade: (área de negócios)

Tipo de Cobrança: (horas, fixo, cap, parcelas, etc.)

Nota Fiscal: (Número da NF relativa ao trabalho)

Data Emissão: (Data emissão da NF)

Do Contas a Receber (sistema de gerenciamento) se extraem as seguintes informações

Data Recebimento: (Data recebimento da NF)

Valor Lançado: (Valor relativo à hora lançada x rate)

Valor Cobrado: (valor relativo à hora corrigida  x rate)

Valor Recebido: (Valor efetivamente recebido - parte do adv.)

Se conseguirmos montar uma planilha onde em cada linha existem todas essas informações, com comandos muito simples no Excel (classificação e sub totalização) poderemos obter toas as informações gerenciais necessárias. O processo não é muito simples, mas possível. Quanto maior for o grau de organização do escritório maior será a facilidade de extração dos dados.

Exemplos:

Se classificarmos por data de recebimento e também por área, setor ou equipe e fizermos subtotais teremos o faturamento daquele período subdividido pelo mesmo critério.

Se classificarmos por data de lançamento e também por advogado e fizermos subtotais teremos os totais lançados e faturados naquele período por advogado.

Se classificarmos por data de recebimento e também por cliente e fizermos subtotais teremos os totais recebidos naquele período por cliente. Idem por assunto ou operação.

Nesta planilha existem 22 colunas (uma para cada informação) e todas pode sem utilizadas como classificadoras e 17 podem sem utilizadas como sub totalizadoras dando uma ideia de quantas informações gerencias podemos extrair dela.