Timesheet e descritivos padronizados - A verdadeira vantagem

Sempre defendi a necessidade de se fazer uso do timesheet como sendo a melhor ferramenta para o controle dos trabalhos e principalmente para permitir melhores controles financeiro , de produtividade e rentabilidade em escritórios de advocacia e novamente venho "bater da mesma tecla".

A única exceção aceitável se aplica aos escritórios que fazem a chamada advocacia de massa, ou seja, aqueles escritórios que trabalham com quantidade enormes de processos normalmente de pequenos valores e uma forte repetitividade nas demandas. Nesses casos a produtividade e rapidez na execução das peças é fundamental e o eventual tempo dispendido no preenchimento do timesheet pode prejudicar a produtividade do advogado. Neste caso existem outras formas de se avaliar a produção e que não vamos discutir no momento.

Praticamente em todos os softwares de gestão para escritórios de advocacia existem os chamados "descritivos padronizados" que tem em primeira instância algumas finalidades:

• Agilizar o processo de descrição do trabalho realizado minimizando o tempo gasto para seu preenchimento;
• Facilitar o trabalho do advogado;
• Homogeneizar as descrições nas notas de honorários;
• Padronizar a escrita e apresentação aos clientes;
• Facilitar o processo de revisão por parte do sócio responsável pelo assunto (revisor);
• Facilitar o entendimento do cliente quando da revisão da nota de honorários.

Podemos resumir em algumas palavras chave: agilizar, padronizar e profissionalizar as justificativas na cobrança dos honorários.

Dentre aqueles escritórios que fazem uso do timesheet para controlar suas atividades, existe uma frequência bastante alta daqueles que fazem uso apenas para trabalhos contratados por hora (que infelizmente estão se tornando cada vez mais escassos) e que no meu ponto de vista é um erro enorme.

Nos trabalhos contratos por hora, a rentabilidade é praticamente garantida, pois sempre existira uma margem grande entre a taxa horaria cobrada pelo escritório ao cliente e o valor do custo hora do advogado. A única variável passa a ser  a quantidade de horas debitadas pelo advogado a definir a rentabilidade daquele profissional. Nestes casos, somente não dará lucro se a quantidade de horas trabalhadas for tão pequena que o valor cobrado não cobre o custo do advogado e neste caso o problema é mais sério.

Naqueles trabalhos contratados a preço fixo ou em parcelas vinculadas a etapas processuais, por exemplo, é onde se mostra a maior necessidade de controle do tempo dispendido e o uso do timesheet e sua detalhada revisão pelo sócio é muito mais importante e crítico para a real apuração da produtividade, rentabilidade daquele trabalho contratado. Também como como ferramenta de retro alimentação para a elaboração de futuras propostas similares.

Além de tudo isso existe uma vantagem escondida e que passa despercebida para a maioria dos escritórios que fazem uso do timesheet. É a utilização de uma lista detalhada de descritivos padronizados que possibilita a criação de uma base de dados para todas as tarefas possíveis de serem executadas para cada tipo de trabalho e também para cada tipo de área da advocacia ou ramo de negócios do cliente. Esta base de dados, após tratada e homogeneizada com os todos os lançamentos da equipe e do escritório possibilita a extração de estatísticas importantíssimas.

Exemplos:

• Quais tarefas compõem um determinado trabalho;
• Quais tarefas forma executadas naquele assunto contratado;
• Quais foram as medias de horas marcadas para cada tarefa;
• Quais áreas ou setores foram envolvidos;
• Qual a senioridade dos advogados que desenvolveram o trabalho;
• Qual  ou quais sócios trabalharam;
• Qual o custo total do trabalho; etc.

Uma outra vantagem muito importante é a utilização das médias de horas marcadas extraídas da base de dados, corrigidas e utilizadas (faturadas), fornecendo uma orientação ou sugestão aos advogados de qual é o tempo médio gasto para determinada tarefa. Ao fornecer essa informação o sistema auxilia ainda mais o trabalho de lançamento do advogado, dando a ele um parâmetro de comparação ao seu trabalho e também ao sócio revisor.

Além desta media fornecer os tempos gastos para cada tarefa realizada no passado, a base de dados também pode informar também quais foram as tarefas necessária e realizadas naquele determinado trabalho e trazendo informações importantíssimas para o sócio no momento da elaboração de uma nova proposta com maior acuidade para um novo trabalho.

Alguns sistemas americanos já utilizam um "set" de tarefas que tem exatamente estas funções além de possibilitar ao cliente extrair criar estatísticas comparativas entre os trabalhos executados por escritórios diferentes, criando ainda mais a pressão sobre estes em relação às suas produtividades.

A título de ilustração cito o UTBMS - Uniform Task Based Management System que tem uma serie de "sets" específicos para cada tipo de atividade e/ou área de atuação e fazem parte de uma padronização maior chamada LEDES - Legal Data Exchange Standard.¹

Alguns exemplos de sistemas de Electronic Billing: Legal Tracker (antigo Serengeti); CounselLink; Tymetrix360, etc.

Para que se possa usufruir dos benefícios citados nesta discussão é fundamental a criação de um "set" de descritivos padronizados extremamente detalhada e adaptada à realidade de cada escritório em função de seu tipo de advocacia, áreas de atuação e ramos de negócios de seus clientes com uma constante monitoração e correções conforme as necessidades e evolução dos trabalhos.

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1 https://utbms.com/