A indicação dos sistemas pode partir inicialmente da própria TI, mas o mais comum é que as outras áreas façam a primeira triagem e a TI aponte qual sistema cumpre com os pré-requisitos de segurança e infraestrutura definidos pela organização. Tratando-se de softwares jurídicos, é ingênuo avaliar que todos são iguais e, portanto, o escolhido deve ser o que apresentar o menor custo. Esse pensamento é perigoso e pode acabar exigindo posteriormente a troca do sistema, gerando custos bem mais altos para a empresa.
Mas quais devem ser os pontos de atenção na hora de escolher o sistema ideal para o departamento jurídico da sua empresa? Abaixo, vamos explorar as características técnicas que um bom software jurídico deve proporcionar para ser a melhor opção também para a TI, que será a área da empresa responsável por acompanhar a implementação e manutenção do sistema.
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Integração com outras aplicações – O sistema deve ter um Web Service desenvolvido que faça a integração com qualquer outra aplicação que sua empresa use, para garantir que a comunicação entre as áreas seja otimizada. Caso sua empresa use o AD (Active Directory), certifique-se também que o software juridico possui integração com ele.
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Suporte Eficiente – Assim, não será necessária uma equipe interna para manutenção e atualização do software para novas versões. Nos contatos iniciais da venda, exija garantias de que o suporte disponibilizado ao software é de qualidade. O suporte do ProJuris para Empresas, por exemplo, possui atualmente uma taxa de aprovação de 94,2% em seus chamados concluídos.
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Armazenamento em Nuvem – Embora algumas organizações optem por manter as informações todas "em casa", o mais recomendado é que o banco de dados seja salvo na nuvem, assim, a responsabilidade por esses dados é da empresa que está fornecendo o sistema jurídico. Além disso, não será necessária a aquisição de um servidor para armazenamento do banco de dados de arquivos e backups do sistema. Certifique-se apenas de que o datacenter e a arquitetura de rede criados atendam as maiores exigências de segurança.
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Automatização de Backup – Caso sua empresa opte pelo armazenamento dos dados na nuvem, exija que backups sejam realizados diariamente, de forma automática e permaneçam salvos por no mínimo 60 dias.
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Segurança dos dados – O sistema a ser escolhido deve ser totalmente web e possuir protocolo de transferência de hipertexto seguro (HTTPS), para que todos os dados sejam transmitidos por uma conexão criptografada e, assim, impeça a invasão de terceiros.
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Alto Desempenho – É essencial que o sistema seja desenvolvido com tecnologias atuais e de alto nível e que seja adaptado para suportar os formatos de banco de dados mais modernos. Do contrário, sua utilização já possui um prazo de validade.
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Escalabilidade – É uma característica desejável em todo o sistema. Sem ela, o software não está preparado para atender a uma demanda maior de atividades, podendo sair do ar quando um número maior de usuários estiver conectado, por exemplo.
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Multinavegação – Certifique-se de que o sistema é multinavegador, ou seja, pode ser utilizado em qualquer navegador que sua empresa optar.
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*Tiago Fachini é gerente de marketing da ProJuris Software Jurídico.