Na esmagadora maioria dos casos, aqueles que optam pela forma de sociedade limitada, normalmente tomam tal decisão pelo fato de ser este o tipo societário que implica na menor burocracia para sua manutenção, tendo como vantagem adicional a menor exposição dos dados econômico-financeiros.
Consequência disso é que, na prática, as sociedades limitadas acabam por registrar um número diminuto de documentos societários em Junta Comercial, normalmente restritos a alterações ao Contrato Social. Deliberações tomadas pelos sócios são tratadas como assunto interno e, em muitas delas, sequer chegam a ser formalizadas.
O mesmo ocorre com aprovação do Balanço e contas de administração. Apesar de ser uma obrigação prevista em lei, na prática, são poucas as sociedades limitadas que efetivamente providenciam a sua aprovação formal, com o registro dos documentos societários na Junta Comercial. Tudo em prol da menor burocracia possível.
Contudo, vale a pena fazer o seguinte questionamento: até que ponto é vantajoso para empresa, sócios e administradores, deixar de formalizar a aprovação do balanço e das contas da administração? A resposta a tal indagação depende das diferentes perspectivas dos envolvidos.
Para a sociedade, não registrar o balanço na Junta Comercial traz maior privacidade quanto a seus dados econômicos financeiros, evitando que a concorrência tome conhecimento dos números. Por outro lado, pode criar dificuldades na negociação com instituições financeiras (obtenção de linhas de financiamento, por exemplo), que tenderão a exigir a apresentação de balanço registra em Junta.
Já para os administradores, a aprovação das contas da administração e do balanço traz o conforto de exonera-los de responsabilidade, ressalvado, por óbvio, os casos de erro, dolo ou simulação. Esta aprovação é importantíssima, na medida em que o relacionamento entre os sócios (caso um destes seja o administrador), ou destes para com os administradores (na situação destes serem profissionais não integrantes do quadro de sócios), o que resguardará que a atuação à frente dos negócios seja utilizada para ataques (análise a posteriori dos negócios praticados de forma a tentar identificar eventual deslize dos administradores).
E para os sócios, a aprovação do balanço e das contas de administração pode igualmente trazer benefícios, na medida em que os referidos documentos, uma vez aprovados e registrados em Junta Comercial, tornam-se válidos e oponíveis a terceiros. Naquelas sociedades em que há distribuição desproporcional de lucros, por exemplo, é importante que haja balanço aprovado e registrado até mesmo para justificar perante as autoridades fiscais.
Desta forma, mais do que uma mera burocracia, a aprovação das contas da administração e do balanço podem trazer benefícios à sociedade, aos administradores e aos próprios sócios, na medida em que permite maior transparência a todos os envolvidos, e ainda permite prevenir situações que poderiam ser utilizadas para fomentar disputas.
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*César Moreno é sócio do escritório Braga & Moreno Consultores e Advogados.