A rotina de um advogado é, historicamente, sinônimo de volumes imensos de papel, incontáveis pastas e um esforço hercúleo para manter tudo organizado. Digo isso por experiência própria. Foi justamente a partir desse desafio que fundei a Contraktor, software de gestão de contratos, em 2017.
No universo corporativo, a gestão de contratos sempre foi um desafio, consumindo tempo e recursos valiosos que poderiam ser aplicados em tarefas mais estratégicas. No entanto, o avanço tecnológico trouxe uma resposta poderosa para essa problemática: o que chamamos de CLM, ou Contract Lifecycle Management.
Mas, afinal, o que é CLM?
Em sua essência, CLM é Gestão do Ciclo de Vida do Contrato. Um sistema de software desenhado para gerenciar de forma automatizada e centralizada todas as etapas do ciclo de vida de um contrato. Da solicitação inicial à sua renovação ou encerramento, a tecnologia atua como uma aliada, transformando o que antes era um processo manual e disperso em algo eficiente, seguro e transparente.
Etapas abrangidas por um CLM
Embora assinar contrato seja a parte mais simples, o ciclo de vida de um contrato não se resume apenas à assinatura. É um processo complexo com diversas fases. Um bom software de CLM orquestra todas elas:
- Elaboração e minuta: Muitos sistemas CLM vêm com modelos pré-aprovados e bibliotecas de cláusulas que agilizam a criação do contrato, garantindo a conformidade e minimizando erros.
- Negociação e colaboração: Em vez de trocar inúmeras versões por e-mail, as partes podem colaborar e fazer edições em tempo real dentro da própria plataforma. Isso cria um registro de auditoria completo, com todas as alterações e comentários.
- Aprovação e assinatura: O CLM automatiza o fluxo de aprovação, direcionando o contrato para as pessoas certas na sequência correta. A assinatura eletrônica ou digital integrada ao sistema agiliza o fechamento do acordo, eliminando a necessidade de impressão e envio físico.
- Armazenamento e busca: Adeus, arquivos físicos. O CLM centraliza todos os contratos em um único repositório digital, tornando a busca por um documento ou uma cláusula específica uma tarefa de segundos.
- Gestão de obrigações: É comum que contratos tenham datas-chave e obrigações a serem cumpridas. O software envia alertas automáticos sobre prazos de renovação, vencimentos e outras responsabilidades, reduzindo o risco de descumprimento.
- Análise e relatórios: A plataforma CLM gera relatórios e painéis de controle, fornecendo insights valiosos sobre o desempenho dos contratos. É possível analisar o tempo médio de negociação, identificar gargalos ou até mesmo prever riscos com base em dados históricos.
Por que a adoção de um CLM é vital para escritórios e departamentos jurídicos?
A automação e a centralização oferecidas pelo CLM trazem benefícios diretos e indiretos que impactam a produtividade e a segurança jurídica.
- Maior eficiência: O tempo economizado com a automação de tarefas manuais permite que os advogados se dediquem a atividades mais estratégicas, como a análise de riscos, o aconselhamento jurídico e a inovação.
- Redução de riscos: Ao garantir que todos os contratos sejam aprovados, assinados e gerenciados de acordo com as políticas internas, o CLM minimiza a exposição a riscos legais e financeiros.
- Transparência e conformidade: A centralização dos dados e o registro de auditoria garantem que todas as ações sejam rastreáveis, facilitando a conformidade com regulamentações externas.
- Otimização de custos: A eficiência operacional e a redução de erros se traduzem em otimização de custos a longo prazo, tornando a operação jurídica mais rentável.
A tecnologia CLM deixou de ser uma vantagem competitiva para se tornar uma necessidade para profissionais do direito que buscam eficiência e segurança na era digital.
Com a implementação de uma solução CLM, a gestão de contratos evolui de uma tarefa burocrática para uma função estratégica, capaz de impulsionar o crescimento e proteger o negócio.