A aplicação de penalidades disciplinares é uma das tarefas mais sensíveis para o RH e o Departamento Pessoal - especialmente em hospitais, Santas Casas e instituições de saúde, onde a dinâmica é intensa e a margem de erro é pequena. Uma advertência mal formulada, uma suspensão sem critério ou uma justa causa sem base podem transformar um problema interno em um processo trabalhista.
Foi observando essa realidade que desenvolvi, ao longo dos meus 18 anos de experiência prática com Departamento Pessoal e consultoria preventiva, um método que simplifica e traz segurança às decisões disciplinares: os 3 Pilares da Justa Causa - um guia prático que orienta líderes, profissionais de RH e gestores a aplicar punições de forma técnica, proporcional e juridicamente sustentável.
1. Constatar - identificar e documentar a irregularidade
Toda ação disciplinar começa pela constatação do fato. É o momento em que o gestor ou o RH identifica uma conduta irregular - seja uma falta injustificada, um ato de insubordinação ou qualquer comportamento que viole regras internas.
Nesse primeiro pilar, o segredo é documentar corretamente: reunir provas, verificar testemunhas, salvar registros (como câmeras, relatórios ou mensagens internas) e garantir que tudo esteja descrito de forma objetiva.
O que não está registrado não existe juridicamente. Sem comprovação, a empresa fica vulnerável à reversão judicial da penalidade.
2. Calibrar - definir a penalidade de forma proporcional e fundamentada
O segundo pilar exige equilíbrio e coerência. Cada falta deve ser analisada conforme sua gravidade, reincidência e impacto no ambiente de trabalho.
A proporcionalidade é o que sustenta a legitimidade da punição. Nem toda falha grave exige uma justa causa - em muitos casos, uma advertência ou suspensão é suficiente para corrigir o comportamento e demonstrar boa-fé.
Além disso, é essencial fundamentar a decisão, mostrando que ela está alinhada ao regulamento interno, às políticas da instituição e às normas trabalhistas vigentes.
Em hospitais, por exemplo, uma conduta que afete a segurança do paciente pode justificar uma medida mais severa. Já em situações de descuido pontual, a correção pode ser feita com diálogo e acompanhamento.
3. Comunicar - registrar e formalizar adequadamente a decisão
O terceiro pilar é o que dá validade formal ao processo:a comunicação.
Não basta aplicar a penalidade - é preciso registrar, comunicar e colher a ciência do colaborador de forma clara e respeitosa.
Uma advertência verbal deve ser convertida em registro. Uma suspensão precisa de termo formal. E, em caso de justa causa, o comunicado deve conter o motivo jurídico, a data do fato e o enquadramento legal (art. 482 da CLT), sempre com linguagem acessível e sem exposição pública do trabalhador.
Essa etapa demonstra transparência, garante segurança jurídica e evita questionamentos futuros.
Conclusão - da punição à prevenção
Quando a empresa estrutura suas decisões com base nesses três pilares - Constatar, Calibrar e Comunicar -, ela transforma a gestão disciplinar em uma ferramenta de prevenção trabalhista e fortalecimento institucional.
A justa causa deixa de ser um risco e passa a ser um instrumento legítimo de proteção à cultura, à ética e à sustentabilidade das relações de trabalho. Mais do que punir, o objetivo é educar, prevenir e consolidar práticas justas e seguras.