A reforma tributária sobre o consumo representa uma das mais profundas transformações do sistema tributário brasileiro nas últimas décadas. Instituída pela EC 132/23 e regulamentada, em seus principais aspectos, pela LC 214/25, posteriormente alterada pela LC 227/26, a mudança estabelece uma nova sistemática de tributação, com reflexos relevantes sobre a organização financeira e operacional das empresas.
Embora o debate esteja concentrado nos departamentos fiscal, tributário e contábil, existe uma área que também deverá assumir papel importante nesse processo de transição: recursos humanos (RH).
Isso porque a reforma tributária não se limita à substituição de tributos. Ela modifica a lógica de apropriação de créditos tributários e pode influenciar a maneira como as empresas contratam serviços, estruturam seus benefícios corporativos e administram determinados custos relacionados à gestão de pessoas.
Nesse cenário, compreender os impactos da nova legislação deixa de ser uma preocupação exclusiva dos tributaristas e passa a integrar a agenda estratégica dos profissionais de RH.
1. O que muda com a reforma tributária?
A principal alteração promovida pela reforma tributária consiste na implementação de um modelo de tributação sobre o valor agregado, estruturado a partir de dois tributos: a CBS - Contribuição sobre Bens e Serviços , de competência federal, e o IBS - Imposto sobre Bens e Serviços, de competência compartilhada entre Estados, Distrito Federal e municípios.
Esses tributos substituirão gradualmente o PIS, Cofins, ICMS e o ISS. A reforma também prevê alterações no IPI e a instituição do IS - Imposto Seletivo, incidente sobre determinados bens e serviços prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente.
Uma das características centrais desse novo modelo é a não cumulatividade, que, em linhas gerais, permite ao contribuinte apropriar créditos tributários relativos às aquisições de bens e serviços, observadas as condições e restrições previstas na legislação.
É justamente nesse ponto que começam a surgir questões diretamente relacionadas ao RH.
Afinal, as empresas realizam despesas expressivas com alimentação, transporte, assistência médica, odontológica, educação, segurança e outros benefícios destinados aos empregados.
Historicamente, essas despesas são analisadas predominantemente sob as perspectivas trabalhista, previdenciária, financeira e de gestão de pessoas. Com a reforma tributária, será necessário acrescentar uma nova dimensão: o tratamento tributário das aquisições relacionadas aos benefícios corporativos.
2. Benefícios corporativos
Um dos dispositivos mais relevantes para a área de RH é o art. 57 da LC 214/25, que disciplina os bens e serviços considerados de uso ou consumo pessoal.
A legislação estabelece, como regra, restrições à apropriação de créditos de IBS e CBS sobre determinados bens e serviços fornecidos a pessoas físicas vinculadas ao contribuinte, inclusive empregados.
Entretanto, também prevê exceções importantes, especialmente para despesas relacionadas à atividade econômica e a determinados benefícios corporativos.
Entre as hipóteses expressamente contempladas pela legislação estão uniformes, equipamentos de proteção individual, alimentação e bebidas não alcoólicas disponibilizadas no estabelecimento durante a jornada de trabalho, serviços de saúde e creche oferecidos no estabelecimento, além de determinadas modalidades de assistência médica, benefícios educacionais, vale-transporte, vale-refeição e vale-alimentação.
O tratamento tributário, contudo, não é necessariamente uniforme.
No caso dos planos de assistência à saúde, por exemplo, a legislação contempla hipótese específica relacionada aos benefícios destinados a empregados e dependentes em decorrência de acordo ou convenção coletiva de trabalho.
Já os benefícios educacionais possuem condições próprias, incluindo sua previsão em instrumento coletivo e critérios relativos à abrangência dos empregados beneficiados.
Quanto ao vale-transporte, vale-refeição e vale-alimentação, a legislação também estabelece tratamento específico para os créditos, considerando as particularidades dos serviços financeiros e dos arranjos de pagamento.
Portanto, não seria correto afirmar que toda despesa com benefícios corporativos produzirá automaticamente créditos tributários.
A possibilidade de creditamento dependerá da natureza da despesa, das condições legais aplicáveis, da documentação e das características da contratação.
Essa distinção é fundamental para evitar interpretações excessivamente abrangentes que possam resultar em aproveitamento indevido de créditos e, consequentemente, exposição a riscos fiscais.
3. A importância dos acordos e convenções coletivas
Outro aspecto que merece atenção especial diz respeito à relação entre a reforma tributária e os instrumentos coletivos de trabalho.
Tradicionalmente, acordos e convenções coletivas são analisados pelo RH e pelo Departamento Jurídico sob a perspectiva das obrigações trabalhistas, condições de trabalho, remuneração e benefícios assegurados aos empregados.
Entretanto, determinadas disposições desses instrumentos poderão adquirir relevância adicional no contexto da tributação sobre o consumo. Isso ocorre porque a legislação estabelece, para alguns benefícios, condições vinculadas à sua concessão em decorrência de acordo ou convenção coletiva de trabalho.
Assim, a análise das negociações coletivas poderá exigir maior integração entre as áreas Trabalhista, Tributária, Recursos Humanos e Relações Trabalhistas.
Isso não significa que as empresas devam alterar indiscriminadamente suas políticas de benefícios ou inserir cláusulas coletivas apenas com o objetivo de obter vantagens fiscais.
Significa, porém, que as repercussões tributárias deverão ser consideradas no processo de avaliação econômica e jurídica das condições negociadas, respeitando-se os requisitos legais e a finalidade dos benefícios.
Essa perspectiva poderá contribuir para decisões mais eficientes, juridicamente sustentáveis e alinhadas à realidade financeira das organizações.
4. A reforma tributária altera os encargos incidentes sobre a folha de pagamento?
Essa é uma das dúvidas que provavelmente surgirão com maior frequência entre os profissionais de RH.
A resposta exige uma distinção importante.
A reforma tributária sobre o consumo não promove, por si só, uma substituição generalizada das contribuições previdenciárias incidentes sobre a folha de pagamento, tampouco modifica automaticamente as regras de incidência do FGTS, do Imposto de Renda Retido na Fonte ou das contribuições previdenciárias devidas pelos empregados.
Essas obrigações permanecem submetidas aos respectivos regimes jurídicos já existentes.
Portanto, não se deve confundir a substituição dos tributos sobre o consumo com uma reforma ampla da tributação da folha de salários. Entretanto, isso não significa ausência de impactos sobre os custos relacionados à gestão de pessoas.
A contratação de serviços terceirizados, a aquisição de benefícios corporativos e determinadas despesas administrativas poderão apresentar efeitos econômicos distintos no novo sistema, especialmente em razão das regras de tributação e creditamento aplicáveis a cada operação.
Consequentemente, o RH deverá compreender que, embora os encargos tradicionais da folha não sejam diretamente substituídos pelo IBS e pela CBS, a composição dos custos empresariais relacionados à força de trabalho poderá sofrer alterações.
5. O RH e o departamento tributário
Historicamente, muitas organizações estruturaram suas áreas de RH e tributária com atribuições relativamente independentes.
Enquanto o RH administra empregados, remuneração, benefícios e relações trabalhistas, o departamento tributário concentra suas atividades na apuração de tributos, interpretação da legislação fiscal e cumprimento das obrigações acessórias.
A reforma tributária tende a exigir maior aproximação entre essas áreas.
Imaginem, por exemplo, uma empresa com milhares de empregados que contrata diferentes fornecedores para administrar alimentação, transporte, assistência médica e programas de desenvolvimento profissional.
Cada uma dessas contratações poderá demandar avaliação específica quanto ao tratamento tributário, à documentação fiscal, às condições contratuais e à eventual possibilidade de apropriação de créditos.
Nesse contexto, o RH possui informações essenciais para subsidiar a análise tributária, como a natureza do benefício, o público beneficiado, as condições de concessão e as disposições dos instrumentos coletivos aplicáveis.
O departamento tributário, por sua vez, deverá avaliar o enquadramento legal das operações e as condições necessárias para eventual aproveitamento dos créditos.
A atuação conjunta permitirá não apenas maior segurança jurídica, mas também uma visão mais completa dos custos envolvidos nas políticas de gestão de pessoas.
6. Contratos com fornecedores de benefícios também merecem atenção
Outro ponto relevante envolve a revisão dos contratos celebrados com fornecedores de serviços e benefícios corporativos.
Empresas que contratam operadoras de planos de saúde, administradoras de benefícios, prestadores de serviços de alimentação, transporte e outras soluções destinadas aos empregados deverão acompanhar os possíveis efeitos da transição tributária sobre essas relações comerciais.
A substituição gradual dos tributos atuais poderá influenciar a formação dos preços, as condições comerciais e os mecanismos de reajuste contratual.
Além disso, a correta identificação da natureza dos serviços contratados e a regularidade da documentação fiscal poderão adquirir maior importância para a avaliação do direito ao creditamento.
Por essa razão, a revisão contratual não deverá se limitar à discussão de preços.
Será importante avaliar cláusulas de reajuste, responsabilidades tributárias, condições de faturamento, documentação e mecanismos de adaptação às mudanças legislativas.
Não se trata de presumir que a reforma tributária necessariamente aumentará ou reduzirá o custo de todos os benefícios corporativos.
O impacto dependerá de fatores como o regime tributário do fornecedor, a natureza da operação, a estrutura contratual e as regras de creditamento aplicáveis à empresa contratante.
7. O novo papel estratégico do RH
A reforma tributária também oferece uma oportunidade para ampliar a participação do RH nas decisões estratégicas das organizações.
Durante muito tempo, a gestão de pessoas foi frequentemente associada à administração da folha de pagamento, cumprimento de obrigações trabalhistas e implementação de políticas de benefícios.
Embora essas atividades permaneçam fundamentais, a complexidade do ambiente empresarial exige uma atuação cada vez mais integrada às dimensões financeira, jurídica e tributária.
Nesse contexto, o profissional de RH poderá contribuir diretamente para a identificação de oportunidades de eficiência, revisão de processos e aperfeiçoamento da governança corporativa.
Para isso, será necessário compreender os fundamentos da nova tributação, identificar quais despesas relacionadas aos empregados possuem tratamento tributário específico e estabelecer canais permanentes de comunicação com as demais áreas envolvidas.
Também será importante revisar os procedimentos internos de contratação e administração de benefícios, garantindo que as informações necessárias à análise tributária sejam adequadamente organizadas e disponibilizadas.
Mais do que dominar os detalhes técnicos da CBS e do IBS, o desafio do RH será reconhecer quando uma decisão relacionada à gestão de pessoas também possui consequências tributárias relevantes.
8. Conclusão
A reforma tributária inaugura um novo ambiente de tributação sobre o consumo no Brasil e exigirá adaptações significativas das empresas ao longo dos próximos anos.
Embora suas disposições estejam diretamente relacionadas à tributação de bens e serviços, seus efeitos poderão alcançar diferentes áreas da estrutura empresarial, inclusive Recursos Humanos.
A gestão de benefícios corporativos, a negociação coletiva, a contratação de fornecedores e o planejamento dos custos relacionados aos empregados são exemplos de atividades que merecerão atenção especial durante a transição.
É importante destacar que a nova legislação não estabelece um direito irrestrito ao aproveitamento de créditos tributários sobre todas as despesas relacionadas aos trabalhadores. Ao contrário, determina condições e limitações que deverão ser cuidadosamente observadas.
Por isso, a preparação das empresas não deverá se restringir à atualização de sistemas fiscais ou à revisão de procedimentos contábeis.
Será necessário promover maior integração entre os departamentos, qualificar os profissionais envolvidos e incorporar a dimensão tributária às decisões relacionadas à gestão de pessoas.
A reforma tributária, portanto, exigirá dos profissionais de RH uma compreensão mais aprofundada dos temas aqui abordados, permitindo que contribuam de maneira mais estratégica para a tomada de decisões que influenciam diretamente a eficiência tributária e financeira das organizações.