A utilização de recursos públicos exige que organizações do Terceiro Setor adotem mecanismos de compliance e controles internos desde o planejamento dos projetos. Contratos mal estruturados, despesas sem comprovação adequada e falhas na prestação de contas podem gerar consequências jurídicas e financeiras e comprometer futuras parcerias.
Nas relações com a Administração Pública, as OSCs - organizações da sociedade civil precisam observar as regras do marco regulatório das organizações da sociedade civil (lei 13.019/14), que disciplina instrumentos como termos de fomento, termos de colaboração e acordos de cooperação.
Segundo Ariane do Carmo Silva, especialista em Direito Civil e Terceiro Setor do escritório Barcellos Tucunduva Advogados, esses instrumentos devem estar vinculados ao plano de trabalho, às metas, ao orçamento, ao cronograma e aos resultados previstos. "A OSC deve manter controles desde a fase de planejamento: verificar capacidade técnica e operacional, observar as exigências do edital e do instrumento, formalizar previamente qualquer alteração permitida, documentar a seleção e a contratação de fornecedores, prevenir conflitos de interesse e assegurar que cada despesa tenha vínculo demonstrável com o objeto pactuado", explica.
A especialista recomenda a utilização de conta bancária específica e a realização de conciliações periódicas, permitindo relacionar os valores recebidos aos pagamentos e despesas efetuados. Ressalta ainda que a documentação também precisa ser organizada e preservada de acordo com os prazos aplicáveis.
Entre os erros mais comuns nas prestações de contas, a advogada destaca despesas sem relação com o objeto da parceria, falta de comprovação do alcance das metas, pagamentos sem documentação fiscal e bancária adequada, utilização de recursos em desacordo com o plano de trabalho, alterações informais e falhas na conciliação bancária. Atrasos na prestação de contas e rateios de pessoal sem memória de cálculo também podem gerar problemas.
As consequências podem ir desde a necessidade de corrigir inconsistências até situações mais graves. "Podem incluir diligências para saneamento, glosa de valores, devolução de recursos, rejeição das contas, tomada de contas especial, registro de irregularidades e restrições a novas parcerias", afirma Ariane. Dependendo do caso, ela também aponta que podem ser aplicadas sanções administrativas, assegurado o direito de defesa, e os Tribunais de Contas podem apurar eventual dano ao erário e a responsabilidade dos envolvidos.
Segundo a advogada, é nesse cenário que os programas de compliance ganham importância. Mais do que um conjunto de regras formais, eles permitem transformar as exigências legais e contratuais em procedimentos cotidianos, com definição de responsabilidades, níveis de aprovação, segregação de funções, regras para contratação e prevenção de conflitos de interesse, controle de pagamentos, conciliações bancárias e acompanhamento das metas.
"Essas medidas permitem identificar desvios durante a execução, quando ainda é possível corrigi-los ou solicitar ajustes formais. Também produzem evidências confiáveis para demonstrar resultados e a boa aplicação dos recursos."
Para a especialista, um dos principais erros é enxergar a prestação de contas apenas como uma obrigação a ser cumprida depois que os recursos já foram utilizados. "Ela começa na elaboração de um plano de trabalho exequível, continua na execução documentada e se encerra com a demonstração transparente de que os recursos foram aplicados para gerar as entregas e resultados pactuados".
Ariane ressalta, por fim, que, além das normas federais, cada parceria pode estar sujeita a regras locais, regulamentos do órgão responsável pelo repasse e orientações do Tribunal de Contas competente. Nesse contexto, planejamento, compliance e organização documental são instrumentos essenciais para que resultado social e integridade financeira caminhem juntos.