Qualquer pessoa pode ser administrador de uma empresa sem que seja sócio da mesma, desde que não tenha sido condenado por crime falimentar, suborno, prevaricação, peculato, crimes contra a ordem popular, sistema financeiro, relação de consumo e concorrência.
O administrador não sócio poderá ser nomeado no contrato social (na constituição ou na alteração) ou em ato separado, em um documento que designa uma pessoa a ser responsável pela sociedade.
Também chamado de designação do administrador, é necessário um procedimento para nomear um administrador societário.
Para nomear um administrador de uma sociedade não basta escolher, existe um regramento para que tal ocorra.
São três passos a seguir: nomeação, assinatura do termo de posse e averbação na junta comercial.
A primeira forma se dará através da aprovação pelos sócios, ou seja, pelo capital social, que poderá estar totalmente integralizado ou não.
Nesse liame, o regramento abaixo é de fundamental importância na escolha do administrador, de modo a poder ter-se conhecimento de quem poderá vetar um determinado nome para ser administrador, a saber:
- Capital social integralizado: dependerá de 2/3 do capital social para aprovação do administrador que ficará responsável pela sociedade;
- Capital não integralizado: dependerá de 100% para aprovar um administrador da sociedade.
Esse passo da escolha do administrador societário e aprovação pelos sócios serve tanto para nomeação de administrador não sócio em ato separado, como também através da inclusão no contrato social ou alteração.
Após o administrador ter sido escolhido, o segundo passo será assinar o documento que dará o título de posse e, com isso, a responsabilidade pelos atos societários, que poderá ser através da inclusão do administrador não sócio no contrato da empresa. Assim, com a assinatura de todos os sócios, restará certificada a unânime deliberação quanto a tal nomeação.
A outra forma é a nomeação de administrador não sócio através de ato separado.
Neste caso, far-se-á um termo de posse no livro de atas da administração para a investidura do cargo de administrador societário.
Todavia, na hipótese do termo não ser assinado nos trintas dias corridos da designação do cargo, este documento não terá efeito algum. Neste caso, o termo não terá validade e terá que ser feita uma outra reunião dos sócios, visando a lavratura de um novo termo de posse para assinatura do administrador, seja o que não assinou ou um outro indicado.
Assinado o termo de posse no livro da administração da sociedade, o empossado administrador requererá que o seu registro seja averbado na junta comercial ou RCPJ, onde foi feito o registro da empresa, o que deverá ocorrer no prazo de 10 (dez) dias úteis da assinatura do termo de posse, na qual deverá constar a seguinte documentação do administrador não sócio: nome, nacionalidade, estado civil, residência, com exibição do documento de identidade, o ato e a data da nomeação e o prazo de gestão.
Frise-se que todo administrador é empregado e tem toda a responsabilidade civil e criminal como qualquer outro, todavia sua forma de contratação não é regida pela CLT, mas sim contratual, sendo que a sua forma de remuneração é por meio de pró-labore previamente acordado entre a empresa e o mesmo, prevista em contrato escrito (aditivos terão que ser também por escrito), portanto deve ser descontado o INSS e IR conforme tabela.
O administrador poderá ser dispensado por decisão dos sócios, o que chamamos de destituição, ou por decisão do titular, ou seja, pelo próprio administrador não sócio. Isso poderá ocorrer a qualquer tempo, por decisão de ambas as partes ou pelo término do prazo, caso esteja previsto no contrato social, ou no termo de posse, em ato separado.
Ressalta-se que, nos mesmos moldes que seguiram para a nomeação do administrador não sócio, deverá seguir na destituição do mesmo da sociedade.
Logo, se uma sociedade resolveu nomear o administrador não sócio no contrato social, não poderá fazer a destituição em ato separado. Portanto, no contrato social, far-se-á uma alteração contratual para destituir o administrador, podendo ser inserido um novo na mesma alteração ao contrato social.
Já em se tratando de nomeação em ato separado, proceder-se-á através da averbação da cessação do exercício do administrador não sócio onde a empresa tem sua inscrição, seja na junta comercial ou no RCPJ, salientando-se que o prazo para tanto será de 10 (dez) dias da ocorrência.
Caso o administrador não sócio resolva sair da sociedade deverá redigir sua carta de demissão, assiná-la e data-la, para efeitos legais perante a sociedade e perante os sócios, para se isentar de qualquer eventualidade que venha ocorrer a partir de então. E para que esse efeito se torne público com relação a terceiros deverá ser averbada no registro competente, seja na junta comercial ou no RCPJ.
Outrossim, sob outro aspecto, frise-se que no final de cada exercício o administrador deverá convocar uma reunião para apresentar o resultado da sua gestão, elaborando um inventário, balanço patrimonial, o balanço de resultado econômico, o desempenho obtido, as melhorias que eventualmente aconteceram e o ganho ou prejuízo que a sociedade obteve no período analisado.
O administrador não sócio pode assinar o balanço social da sociedade. Todavia, essas contas deverão ser aprovadas na reunião dos sócios que acontecerão uma vez, no mínimo, a cada ano, para apresentação das contas perante os sócios.
A legislação é clara quando diz que administradores responderão solidariamente perante a sociedade e os terceiros prejudicados, por culpa no desempenho de suas funções, ou seja, caso o administrador não sócio venha a prejudicar a sociedade na execução de suas atividades, o mesmo responderá por todos os atos e danos que eventualmente causar.
Verifica-se, portanto, que apesar de exercer uma função de gestão, que em tese não se submete a subordinação, o administrador não sócio possui responsabilidades perante a sociedade e aos sócios.
No que tange à responsabilidade civil do administrador, ressalta-se que o Novo Código Civil de 2002 inovou substancialmente o direito anterior com a inserção do Livro II da Parte Especial concernente ao chamado Direito de Empresa, bem como ao trazer, na Parte Geral, regramento próprio para as associações, a quem deu tratamento técnico correto, distinto das sociedades.
Essas novas regras, entretanto, restringiram em diversos aspectos a liberdade contratual, além de impor aos administradores de tais pessoas jurídicas maior responsabilidade pela prática de seus atos.
Diversos são os dispositivos que ampliam a responsabilidade do administrador, ou seja, aquele que dirige a pessoa jurídica, quer pelo contrato social, quer por ato separado, pouco importando a sua condição de sócio (como aliás já havia feito a lei das S.A., onde a figura do administrador ou diretor não se confunde com a do acionista).
Ao distinguir as figuras do gerente e do administrador e também ao disciplinar a possibilidade de nomeação, pelos diversos tipos de sociedades, de administrador não-sócio, o novo Código findou por estender a este imputação de responsabilidade civil, antes restrita aos sócios.
O Código Civil anterior deixava de responsabilizar o não sócio, pelo menos no tocante a atos imputados à pessoa jurídica. Hoje, além das atribuições da função, o administrador não sócio possui inúmeras responsabilidades que, além de estarem previstas em lei, são delimitadas no instrumento de nomeação, para que se evite problemas futuros, razão pela qual torna-se imprescindível que o instrumento de nomeação do mesmo seja elaborado por profissionais que possuem expertise na área, de modo a atender os anseios dos sócios e da sociedade.
Portanto, é importante que, antes da nomeação do administrador não sócio, sejam pactuadas responsabilidades, atribuições, limitações e interesses, para que a relação entre os envolvidos não seja prejudicada futuramente por ausência de clareza quanto a organização da sociedade.