A empresa atravessa um ano ruim, atrasa tributo por alguns trimestres, negocia um parcelamento que não chega a formalizar e segue operando, até descobrir que o atraso produziu efeitos que ninguém tinha calculado: o benefício fiscal que ela usava entrou em acompanhamento, a certidão travou uma habilitação e o banco reprecificou o crédito. O impacto do passivo não se limitou à cobrança, porque alcançou a situação fiscal da empresa e as suas relações comerciais. A diferenciação de tratamento entre contribuintes não é novidade no sistema mas ganhou novos instrumentos, e essa é mudança precisa entrar no cálculo das empresas de porte médio.
Convém separar mecanismos que costumam ser tratados como se fossem um só, porque cada um tem pressupostos próprios. A certidão depende da exigibilidade do crédito, de modo que o parcelamento regularmente concedido e mantido suspende essa exigibilidade e, presentes os demais requisitos, permite a certidão positiva com efeitos de negativa, ao passo que a negociação apenas iniciada não produz esse efeito; a classificação nos programas de conformidade segue critérios próprios de regularidade e consistência; as condições de transação obedecem aos editais e à capacidade de pagamento aferida pelo Fisco; a avaliação bancária é decisão privada, que apenas lê esses sinais de fora. O que aproxima todos eles é a entrada do comportamento fiscal como critério, cada qual à sua maneira.
Os sinais estão espalhados por atos que costumam ser lidos separadamente. A LC 225/26, que instituiu o Código de Defesa do Contribuinte, disciplinou a figura do devedor contumaz e, no mesmo movimento, deu base legal aos programas de conformidade. O Receita Sintonia, neste sentido, classifica contribuintes pela regularidade cadastral, pelo cumprimento tempestivo das obrigações e pela consistência das informações prestadas, concedendo selo e tratamento diferenciado a quem pontua bem. Desde 1º de setembro, a Receita também reorganizou o acompanhamento da fruição de benefícios fiscais, ampliando de 20 para 30 dias úteis o prazo de regularização, tornando mais objetivos os procedimentos de verificação de regularidade no Cadin e abrindo um período orientativo até 31 de dezembro, durante o qual a irregularidade é comunicada para correção espontânea antes do procedimento formal.
A leitura corrente é que isso interessa apenas ao grande devedor, e ela se apoia em um dado verdadeiro, tendo em vista que a contumácia exige inadimplência substancial, o que no âmbito federal corresponde a créditos de pelo menos R$15mi e superiores ao patrimônio conhecido, observadas as hipóteses legais, podendo Estados e Municípios fixar valores próprios. Exige também reiteração, assim entendida a manutenção de créditos em situação irregular em ao menos quatro períodos de apuração consecutivos ou seis alternados no prazo de doze meses. O erro está em parar aí, vez que as demais possibilidades se fecham muito antes de alguém ser rotulado.
Os três requisitos são cumulativos, e o terceiro, que é a ausência de justificativa, exige especial atenção por ser o único que depende de juízo sobre fatos que o contribuinte precisa demonstrar, sendo certo que a lei não deixou esse juízo ao acaso. Ela admite, entre os motivos capazes de afastar a configuração, a apuração de resultado negativo no exercício corrente e no anterior, salvo indícios de fraude ou má-fé. A controvérsia jurídica segue outro caminho, porque dela decorre a dedução dos créditos discutidos com base em controvérsia relevante e disseminada ou afetados por julgamento de recursos repetitivos, mecanismo distinto de justificar a inadimplência e que não deve ser confundido com ele.
O ponto decisivo para a empresa está em outro dispositivo do mesmo texto legal: para demonstrar os motivos que afastam a contumácia, a lei exige consistência e veracidade das informações cadastrais e da escrituração das obrigações acessórias. A justificativa se apoia, portanto, no que a empresa registrou enquanto os fatos aconteciam, e é neste ponto que a conversa deixa de ser sobre tributo e passa a ser sobre organização interna.
Uma empresa que atravessou um período difícil e o registrou na contabilidade no momento em que ocorreu, tomou medidas de regularização datadas, impugnou o que entendia indevido e cumpriu as transações que assinou, chega às discussões seguintes com elementos coerentes entre o que declarou e o que escrituro, enquanto aquela que apenas atrasou e foi postergando a solução precisará reconstruir depois o que não registrou antes, o que exige mais esforço probatório e depende de documentos que nem sempre continuam disponíveis, sendo assim, dois contribuintes podem dever exatamente o mesmo montante e chegar a essa discussão em condições distintas, conforme consigam ou não demonstrar a razão do próprio passivo. Documentação contemporânea não garante êxito, mas melhora bastante a posição de quem precisa explicar-se.
Os efeitos, além disso, há muito deixaram de ficar contidos no tributário. Regularidade fiscal é cláusula de contrato com grandes compradores, condição de habilitação em processo licitatório, requisito de fruição de incentivo, elemento examinado em operações de crédito e em recuperação judicial, além de, com a divulgação pública da lista de devedores contumazes, ter se tornado também questão de reputação, exposta a fornecedores, clientes e concorrentes. Na reforma tributária, esse cuidado alcança ainda a documentação e os mecanismos de recolhimento de cada operação, que passam a integrar a análise do aproveitamento de créditos pelo adquirente.
Vale registrar que a lógica da diferenciação define também os prazos no processo de cobrança. As novas regras nacionais do processo administrativo fiscal fixaram em 90 dias úteis, contados da exigibilidade, o prazo para o órgão responsável encaminhar o crédito à inscrição em dívida ativa e à cobrança, prazo que pode ser ampliado para até 120 dias úteis no caso de contribuintes com maior índice de conformidade e deve ser reduzido a 60 dias úteis para aqueles com histórico de baixo recolhimento espontâneo, o que significa dizer que o comportamento fiscal passou a definir a velocidade com que a dívida caminha para a execução.
A conclusão prática que se extrai disso tudo alcança governança antes de atingir o contencioso. Conformidade tributária virou decisão que precisa ser tomada antes da autuação, e cabe à administração da empresa integrar a análise jurídica, contábil e financeira dessas escolhas: o que impugnar, o que garantir, o que transacionar e o que simplesmente regularizar, sabendo que cada uma delas entra no histórico e será lida depois por quem julga, por quem contrata e por quem financia.
O calendário ajuda quem quiser se organizar agora, com uma ressalva necessária. O período orientativo aberto pela Receita alcança o acompanhamento da fruição dos benefícios fiscais abrangidos pela regulamentação, com as exceções que ela mesma prevê, e não representa prazo geral para regularizar pendências nem impede outros procedimentos fiscais no período. Ainda assim, vale usar esses meses para conferir a situação cadastral e no Cadin, revisar a consistência entre declarações e escrituração e documentar as medidas já adotadas diante de eventuais atrasos.
O histórico fiscal que a empresa apresentará em 2027 está sendo construído agora, e documentá-lo enquanto os fatos acontecem reduz a dependência de explicações reconstruídas quando o problema já chegou.