Em que pese o trânsito em julgado da matéria discutida no Tema 1.176, que reconheceu a eficácia dos pagamentos de valores diretamente aos empregados em acordos homologados na Justiça do Trabalho1, a concretização desse entendimento depende da demonstração do que foi pago e do que continua sendo exigido. A tese, integrada no julgamento dos embargos de declaração, ressalva a necessidade de comunicação oportuna aos órgãos de fiscalização e preserva a cobrança das parcelas incorporáveis ao fundo, como multas, correção monetária, juros moratórios e contribuição social, nos termos do julgamento.
Não bastasse o anacronismo que permite a um ramo do Poder Judiciário da União - a Justiça do Trabalho - reconhecer a possibilidade de pagamento de verbas relativas ao FGTS diretamente ao empregado, enquanto a União promove, pela via da execução fiscal na Justiça Federal “Comum” a cobrança dos valores não depositados em conta vinculada mantida na Caixa Econômica Federal, o problema se amplia: não basta provar a quitação. É preciso conhecer a cobrança e comparar documentos trabalhistas, comprovantes de pagamento e registros administrativos que, não raras vezes, não se encontram em poder da parte pagadora. Nesse contexto, o problema ultrapassa a produção de provas e alcança o direito à transparência pública.
A lei 8.036/1990, em seus arts. 4º, 7º, incisos I e II, e 12, atribui à Caixa Econômica Federal o papel de agente operador, o controle das contas, a emissão de extratos e a disciplina administrativo-operacional do FGTS.2 A centralização das informações no agente operador torna sua participação relevante para a conferência dos valores, sem transferir à instituição a titularidade dos créditos individualizados dos trabalhadores. Por sua vez, os arts. 1º e 2º da lei 8.844/1994 atribuem a fiscalização e a apuração ao Ministério do Trabalho, bem como a inscrição em dívida ativa e a representação para cobrança à PGNF - Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, admitida a atuação da Caixa mediante convênio.3
O percurso burocrático para a obtenção dessas informações, contudo, não se coaduna com a transparência que se espera no tratamento dos dados públicos, especialmente consideradas as finalidades do FGTS. Os autos administrativos lavrados no Ministério do Trabalho após a fiscalização recebem numeração própria, cuja referência não é encontrada nos sistemas informatizados da Caixa Econômica Federal, que passa a gerenciar as informações. A inscrição em dívida ativa da União, por sua vez, atribui à cobrança um novo número. Embora existam orientações administrativas para o abatimento de pagamentos trabalhistas, inclusive com participação da Caixa na solicitação de documentos complementares, sua disponibilização não esclarece, por si só, todo o percurso dos autos recebidos do MTE, as unidades responsáveis pela análise, os meios de acesso aos documentos, os prazos e as possibilidades de impugnação das decisões. A questão reside, portanto, na insuficiente transparência desse fluxo administrativo e na dificuldade de o empregador acompanhar o tratamento de seus documentos e conhecer os fundamentos das decisões que afetam a cobrança.
Dessas atribuições deve decorrer uma consequência: é necessária a atuação pública na obtenção dos documentos indicados, nas hipóteses legais, inclusive mediante intervenção do Judiciário, com a expedição de ofícios nos autos processuais.4 A empresa deve identificar os pagamentos que pretende ver considerados e apresentar os documentos disponíveis. Ao órgão competente cabe cumprir seu dever de instrução, inclusive buscando os registros administrativos pertinentes.
Há fundamento legal para essa participação da Administração. O art. 3º, inciso II, da lei 9.784/1999 assegura ao interessado vista dos autos e obtenção de cópias. O art. 36 atribui-lhe a prova dos fatos alegados, preservando o dever de instrução do órgão competente. Já o art. 37 determina que esse órgão obtenha, de ofício, os documentos ou suas cópias quando o interessado indicar que os fatos e dados estão registrados na própria Administração ou em outro órgão administrativo.5
A lei de acesso à informação reforça esse entendimento. Seus arts. 5º a 7º asseguram procedimentos transparentes e claros, acesso a registros produzidos ou acumulados pelo poder público e orientação sobre onde obter a informação procurada. A lei também protege informações pessoais e prevê acesso à parte não sigilosa dos documentos, por meio de cópia, extrato ou certidão com ocultação do conteúdo protegido.6
A discussão também dialoga com o Código de Defesa do Contribuinte, instituído pela LC 225/26. O art. 4º assegura vista e cópias dos autos (inciso IV), acesso às próprias informações e correção de dados incorretos (inciso V), prova das alegações (inciso VIII) e dispensa de fornecer documentos e informações aos quais a administração tributária tenha acesso ou que já lhe tenham sido entregues (inciso IX). O art. 7º exige que as informações relevantes ao cumprimento das obrigações tributárias sejam disponibilizadas em ambiente digital centralizado, de forma organizada, atualizada, transparente e acessível.7
Não se discute que o FGTS não possui natureza tributária. Entretanto, sua cobrança submete-se ao procedimento da lei de Execuções Fiscais, e a inscrição em dívida ativa constitui ato administrativo de controle da legalidade do crédito.8 Nesse contexto, é inequívoco que as disposições protetivas devem atuar para o fortalecimento de um contraditório efetivo.
Da mesma forma, ainda que a PGFN mantenha orientação para o abatimento dos pagamentos realizados na via trabalhista, mediante pedido de revisão de dívida pelo sistema Regularize, a disponibilização desse instrumento não afasta a necessidade de obter documentos e, por evidente, de conciliar os dados da Administração Pública com aqueles em poder do empregador. A exigência formal para o PRDI - Pedido de Revisão de Dívida Inscrita, conforme divulgada nos canais oficiais, inclui a apresentação de demonstrativo por competência, com discriminação mensal dos valores pagos9, o que se converte em prova impossível sem a participação dos entes públicos. A orientação mantém, igualmente, a perversidade da exigência de certidão dos processos trabalhistas, muitos já extintos e, por vezes, arquivados, com o pagamento de custas e emolumentos tanto para o desarquivamento quanto para a emissão de certidão narratória.
Não restam dúvidas, portanto, de que, por decorrer a exigência do FGTS de competência compartilhada entre diversos entes públicos, é impositiva a criação de um sistema que permita o acesso transparente às informações. Enquanto isso, é imperativo que os juízes e os tribunais compreendam a relevância e a dificuldade probatória inerentes à matéria e deem efetividade à cooperação processual.10
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1. SUPERIOR TRIBUNAL DE JUSTIÇA. Tema Repetitivo nº 1.176. REsp 2.003.509/RN, REsp 2.004.215/SP e REsp 2.004.806/SP. Primeira Seção. Rel. Min. Teodoro Silva Santos. Julgamento em 22 maio 2024; integração da tese em embargos de declaração, com publicação em 18 set. 2024. Tese: “São eficazes os pagamentos de FGTS realizados diretamente ao empregado, após o advento da Lei 9.491/1997, em decorrência de acordo homologado na Justiça do Trabalho, o que não dispensa a oportuna comunicação do ato aos órgãos de fiscalização competentes. Assegura-se, no entanto, a cobrança de todas as parcelas incorporáveis ao fundo, consistente em multas, correção monetária, juros moratórios e contribuição social, visto que a União Federal e a Caixa Econômica Federal não participaram da celebração do ajuste na via laboral, não sendo por ele prejudicadas (art. 506, CPC).” Disponível na base de precedentes qualificados do STJ: https://processo.stj.jus.br/repetitivos/temas_repetitivos/pesquisa.jsp?cod_tema_inicial=1176&cod_tema_final=1176. Acesso em: 21 out. 2026.
2. BRASIL. lei 8.036, de 11 de maio de 1990. Dispõe sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e dá outras providências. Arts. 4º, 7º, I e II, e 12; quanto às contas em nome dos trabalhadores, arts. 2º, § 2º, e 13, § 5º. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8036compilada.htm. Acesso em: 21 out. 2026.
3. BRASIL. lei 8.844, de 20 de janeiro de 1994. Dispõe sobre a fiscalização, apuração e cobrança judicial das contribuições e multas devidas ao FGTS. Arts. 1º e 2º, este com redação dada pela lei 9.467, de 10 de julho de 1997. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8844.htm. Acesso em: 21 out. 2026.
4. BRASIL. lei 13.105, de 16 de março de 2015 (Código de Processo Civil). Art. 438, I e II, e § 2º: requisição judicial de certidões e procedimentos administrativos às repartições públicas e possibilidade de fornecimento eletrônico dos documentos. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2015/lei/l13105.htm. Acesso em: 21 out. 2026.
5. BRASIL. lei 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal. Arts. 3º, II, 36 e 37. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9784.htm. Acesso em: 21 out. 2026.
6. BRASIL. lei 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação). Arts. 5º, 6º, 7º, I, II e § 2º, e 31. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm. Acesso em: 21 out. 2026.
7. BRASIL. Lei Complementar nº 225, de 8 de janeiro de 2026. Institui o Código de Defesa do Contribuinte. Arts. 4º, IV, V, VIII e IX, e 7º. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp225.htm. Acesso em: 21 out. 2026.
8. BRASIL. lei 6.830, de 22 de setembro de 1980 (Lei de Execuções Fiscais). Arts. 1º e 2º, caput e § 3º. Quanto à natureza não tributária dos recolhimentos ao FGTS, cf. STJ, Súmula nº 353, Primeira Seção, julgada em 11 jun. 2008, DJe de 19 jun. 2008. Lei disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l6830.htm. Acesso em: 21 out. 2026.
9. BRASIL. Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Pedido de Revisão de Dívida de FGTS em razão de Reclamatória Trabalhista. Item 3.4 e Anexo 1: demonstrativo mês a mês dos valores pagos por competência. Disponível em: https://www.gov.br/pgfn/pt-br/servicos/orientacoes-contribuintes/reclamatoria-trabalhista-rt-1. Acesso em: 21 out. 2026.
10. BRASIL. lei 13.105, de 16 de março de 2015 (Código de Processo Civil). Arts. 6º e 378: cooperação entre os sujeitos do processo e dever de colaborar com o Poder Judiciário para o descobrimento da verdade. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2015/lei/l13105.htm. Acesso em: 21 out. 2026.